코파일럿이 있다면 문서 작성도 쉬워져요

바쁘고 일이 어려울 때, 누군가 나를 대신해 문서나 보고서를 작성해주는 상상을 해 보신 적 있나요? 마이크로소프트 365용 코파일럿(Copilot for Microsoft 365)을 사용한다면 불가능이 아닙니다. 마이크로소프트 워드(Microsoft Word, 이하 “워드”)에서 기획안 및 보고서 작성, 편집까지 단 몇 줄 만으로도 실행할 수 있기 때문인데요. 나만의 부조종사(Copilot)를 이용한 효율적인 문서 작성을 원하신다면, 이번 아티클을 정독해 보시기 바랍니다.

워드는 문서를 작성, 편집하고 팀원들과 공유하며 실시간 협업이 가능한 마이크로소프트 365의 간판 앱입니다. 영업, 마케팅, 기획, 경영지원 등의 부서는 물론, IT 기술을 다루는 부서에서도 수시로 만나게 되는 매우 중요도 높은 업무용 도구이기도 하죠. (이 글 또한 워드로 작성되었습니다) 그럼 이번 아티클에서는 워드에서 활용 가능한 마이크로소프트 365용 코파일럿의 기능들을 알아보겠습니다.

문서 초안 작성하기

워드를 열면 왼쪽의 코파일럿 아이콘을 선택하거나 Alt + i를 누르라는 문구가 보입니다. 문서의 초안을 작성하기 위해서 둘 중의 한 가지 방법을 사용해서 마이크로소프트 365용 코파일럿을 활성화해 주세요.

이전 일잘러 프로젝트 시리즈의 아티클을 보신 적이 있으시다면 익숙한 모습이 보이실 텐데요. 업무 보고서, 기획안 등 작성해야 하는 문서를 구체적이면서 상세하게 설명하고 ‘생성’ 버튼을 클릭하시면 됩니다. 이번 아티클에서는 세종대왕의 업적에 대한 보고서 작성을 예시로 들면서 작성해 보겠습니다. “세종대왕의 업적에 대해서 작성해줘.”라고 요청사항을 작성한 후 ‘생성’ 버튼을 클릭했습니다.

원하는 내용이 작성되었다면 ‘유지’를 누르고, 조금 더 수정할 사항이 있다면 한 번 더 요구사항을 작성해서 요청하면 됩니다. 그 옆에 ‘다시 생성’ 아이콘을 눌러서 처음부터 다시 작성을 하도록 요청을 할 수도 있습니다.

문서 편집하기

문서의 내용, 문체, 분위기를 변경하기 위해서는 해당 부분을 블록으로 잡고 ‘프롬프트 작성’을 클릭해서 자유롭게 편집할 수 있습니다. 

마이크로소프트 365용 코파일럿에게 원하는 내용을 설명하고, 다시 한번 ‘생성’ 버튼을 눌러줍니다. 프롬프트를 작성할 때는 구체적이고 자세하게 작성할수록 사용자가 원하는 문서를 얻을 수 있습니다.

요청한 프롬프트에 맞게 문서 편집이 잘 되었습니다!

만약 직접적으로 프롬프트를 작성하기가 어렵지만 조금 더 매끄러운 글을 원하신다면 두 번째 메뉴인 ‘자동으로 다시 쓰기’를 클릭하시면 되는데요. 마이크로소프트 365용 코파일럿이 2, 3가지 버전으로 작성을 해 주니 새로 글을 쓰는 부담이나 큰 고민 없이도 간편하게 글의 분위기나 표현을 변경하실 수 있습니다. 

테이블 시각화하기

마이크로소프트 365용 코파일럿 메뉴 중에는 ‘테이블로 시각화’라는 것이 있습니다. 문서를 작성할 때는 빠르고 정확하게 내용을 파악할 수 있도록 잘 전달하는 것도 중요한데요. 이럴 때는 길게 작성된 문장을 읽는 것보다는 테이블로 깔끔하게 정리된 문서가 더 좋겠죠. 

테이블로 만들려는 내용을 블록으로 잡고 해당 메뉴를 클릭하면 세종대왕의 업적을 연도별로 정리해서 보여줍니다. 글로만 읽는 것보다는 훨씬 이해하기 쉬워 보이는데요. 

테이블도 텍스트와 동일하게 ‘비고’ 열을 추가하거나 불필요한 내용의 ‘행’을 삭제하는 등 자유롭게 편집이 가능하니, 해당 기능을 활용해서 문서를 검토하고 수정하시면 깔끔하게 정리를 하실 수 있습니다. 테이블을 블록으로 잡고 세종대왕의 업적과는 관계가 없는 세계한글날에 관련된 세 번째 행을 삭제해달라고 요청했습니다. 참 쉽죠?!

기존 문서 참조하기

마이크로소프트 365용 코파일럿의 기능에는 새로운 초안을 작성하고 편집하는 기능만 있는 것이 아니라 기존 문서를 바탕으로 초안을 작성할 수도 있습니다. ‘/’만 눌러준다면 최근에 사용했던 파일 리스트가 떠서 선택할 수 있고, 파일명을 바로 입력해서 검색한 후 간편하게 참조할 파일을 추가할 수 있습니다. 

문서 요약하기

메뉴에 있는 코파일럿 아이콘을 클릭하면, 문서의 중요한 내용을 요약할 수 있습니다. 활용하면 좋을 프롬프트도 추천이 되어 있습니다.

추천되어 있는 ‘이 문서 요약’ 프롬프트를 누르면 문서의 요약본이 나타나고, 만들어진 요약본을 조금 더 자연스럽게 만들거나 격식 있게 만드는 등 사용자가 원하는 대로 추가적인 수정을 할 수 있습니다. 

문서 기반 질의하기

업무를 하다 보면 정말 많은 문서를 읽어야 하실 텐데요. 문서를 읽고 시간이 지났을 때 궁금한 내용에 대해서 쏙쏙 읽을 수 있다면 정말 좋겠죠. 그럴 때는 마이크로소프트 365용 코파일럿을 활용해서 질문을 하면 답변을 받으실 수 있습니다.

또한, 문서를 기반으로 추가로 작성해야 할 글 내용의 아이디어를 얻으실 수도 있어요. 지금까지 작성한 내용을 기반으로 덧붙여야 할 내용에 대해 질문을 하면 즉각적으로 답변을 생성해서 알려주니 업무를 도와주는 든든한 조력자가 있다고 생각하시면 됩니다.

코파일럿 활용도를 높이면 업무 부담은 줄고

마이크로소프트 365용 코파일럿을 통해 문서 작성 능력을 업그레이드할 수 있는 방법을 알아봤습니다. 우리가 업무를 하다보면 구조화된 문서 작성 자체가 어렵거나 혹은 시간이 부족한 경우도 정말 많은데요, 그럴 때는 먼저 빠르게 초안을 작성해줄 수 있는, 또 문맥에 맞게 매끄럽게 편집해줄 수 있는 부조종사를 옆에 두는 것이 훨씬 손쉽고 빠른 방법입니다. 문서의 내용을 파악해 후속 콘텐츠를 개발하는 경우에도 더 많은 아이디어를 얻을 수 있습니다. 결국 마이크로소프트 365용 코파일럿의 활용 역량과 노하우에 따라 고 퀄리티 문서의 생산량이 판가름 되고, 나아가 일잘러, 에이스로 거듭날 수도 있는 것입니다.