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고객 사례를 통해 본 사용자 관점의 ECM 고려 사항

  • 날짜
    2023-09-14 16:48:43
  • 조회수
    15


[ECM솔루션 도입 고려사항]

① ECM 솔루션 도입 시 IT부서 관점과 더불어 ‘사용자 관점’의 검토도 매우 중요

기업들은 ▲사용자 편리성 ▲통합 검색 & 버전관리 ▲중복 제거 우선적으로 선택

③ 3개 항목의 완성도가 ECM 이용률, 확대 및 업무 생산성에 큰 영향을 미침

④ 사용자 중심의 제품 그리고 변화관리와 문서관리 컨설팅 등의 병행이 필요

⑤ SOLME는 이런 조건에 잘 부합하는 사용자 중심의 ECM 솔루션


지식정보의 활용 역량이 비즈니스의 핵심이 되면서 문서자산을 중앙집중화하고 이를 통해 체계적 관리와 활용을 보장하는 ECM(Enterprise Contents Management) 솔루션도 필수가 되었죠. ECM 도입 기업들은 성능, 확장성, 보안 및 관리 등 IT 부서 관점의 항목을 우선 고려합니다. 하지만, ECM은 전 직원이 사용하기 때문에 사용자 관점의 검토도 아주 중요합니다. 아무리 좋은 시스템도 사용자가 외면하면 실패한 작품이 되기 때문이죠.

메타넷디엘이 그간의 성공적인 ECM 사례를 분석해 보면 기업들이 중시하는 ‘사용자 관점’의 고려사항은 다음과 같습니다:

  1. 사용자 편리성

  2. 통합 검색 & 버전(이력) 관리

  3. 중복 문서 제거

1. 사용자 편리성 》

● 기존 업무 방식 변화 최소화: 최소 교육과 훈련으로 바로 이용 가능한 ECM

● 쉽고 편한 문서 등록 및 이용: 클릭 몇 번 혹은 최소 작업으로 가능한 ECM

● 효율적 문서 공동 작업: 동료, 팀, 타부서와 쉽게 협업할 수 있는 ECM

● 편리한 문서 공유와 유통: 문서를 쉽게 공유하고 유통할 수 있는 ECM

중요성

ECM이 현업 사용자들의 ‘최소 노력과 시간으로 이용 가능한’ 요구를 지원하지 못하면 어떤 상황이 벌어질까요?

● 사용자 불만 증가: 사용자의 불만 증가가 계속 늘어나고 다른 직원에게 확산

● ECM 사용률 저하: 불만 증가와 더불어 ECM 사용률이 지속적으로 저하

● 업무 생산성 저하: 기존 방식과 ECM이 중복되면서 업무 효율과 생산성 저하

● ROI 실패: 이용률과 생산성 저하로 ROI 확보가 힘들고 실패한 시스템으로 평가

솔루션

‘사용자 편리성’ 문제는 기능 및 조직적 접근을 병행하면 해결이 쉬워집니다. SOLME ECM은 아래 방법을 활용합니다:

▶ 기능적 접근

● 다양한 인터페이스: 사용자가 익숙한 파일 탐색기, 웹, MS 팀즈 인터페이스를 제공해 ‘최소 노력과 시간으로’ 이용 가능

● 통합 검색: 사용자가 찾는 정보를 빠르고 정확하게 제공하는 핵심 기능

● 문서 등록: 등록 사항 대부분을 Default로 설정해 사용자 작업을 최소화


▶ 조직적 접근

변화관리 컨설팅: ECM 필요성과 가치 확산, 맞춤형 도입 및 확산 로드맵 제시, 사용자 교육과 훈련 등으로 안정적 적용 지원.


2. 통합 검색 & 버전(이력) 관리 》

‘통합 검색’과 ‘이력(버전) 관리’도 ECM 솔루션을 잘 활용하는 고객들이 손꼽는 사항이죠. 문서를 빨리 정확히 찾을 수 있고, 이력 관리가 잘 되면 자연스럽게 ECM 이용이 늘어납니다.

중요성

통합 검색과 체계적 버전 관리는 ECM 활용 확대는 물론 신규 시스템 도입에 따른 사용자 반발을 줄이는데 큰 역할을 합니다. 반대로 이들이 미비하면 아래 문제들이 발생합니다:

▶ 통합 검색

● 문서 검색 어려움: 원하는 문서 검색이 어렵고 시간이 오래 걸리는 문제 발생

● 업무/의사결정 지연: 문서 및 정보 검색 문제로 업무와 관련 의사결정이 지연

▶ 버전 관리

● 중복 문서: 개인 PC, NAS, 파일 서버 등에 다수의 중복 문서가 존재

● 문서 이력 관리: 문서의 변경 내용 추적이 어렵고 문서 중복으로 관리 부담 증가

● 중복 작업: 문서관리 체계 미비로 직원들의 중복 작업이 수시로 발생

▶ 공통 사항

● 업무 생산성 저하: 검색 어려움, 중복 작업으로 인한 시간과 비용 증가

● 문서 유출 및 손실: 문서관리 미비로 문서 유출과 손실 가능성 증가

솔루션

SOLME ECM 솔루션은 효율적인 통합 검색과 체계적 버전 관리를 위해 다음 방법을 이용합니다:

▶ 통합 검색

● 검증된 엔진: 대기업, 중견기업 등 많은 고객사에게 검증된 ‘통합 검색’ 엔진 이용

● 다양한 검색 방식: 사용자가 익숙한 웹 및 파일 탐색기 방식의 검색 기능 제공

▶ 버전관리

● 버전관리 체계 도출: 사전 컨설팅을 통한 맞춤형 버전관리 정책과 체계 도출

● 자동화: 문서 변경 시 자동 check in-out으로 모든 변경 사항 관리 및 추적

● One view: 모든 버전을 관리하지만 최신 버전의 파일만 검색 및 보기 제공



3. 중복 문서 제거 》


메타넷디엘이 수행한 문서중앙화 프로젝트를 분석해 보면 기업 문서자산의 약 30~40%가 중복된 것으로 파악됩니다. 한 대기업 그룹사의 경우 160TB에 달하던 문서가 중복 제거 후 110TB로 31%나 줄었습니다. 중복 제거만 잘해도 다양한 효과를 얻을 수 있습니다:


● 스토리지 비용 절감: 문서 저장 공간을 30~40% 줄여서 스토리지 비용을 절감

● 정보 검색 성능: 검색 대상 문서가 확 줄면서 검색 성능이 크게 향상

● 중복 작업 제거

● 업무 생산성 향상


중요성

중복 제거가 안되면 기업이 갖는 문제는 무엇일까요? 스토리지 비용 증가 같은 IT부서 문제도 있지만 검색 성능과 업무 효율 저하 등 현업 사용자 문제가 더 많습니다:

● 스토리지 비용 증가: 업무 디지털화로 데이터 폭증과 관련 비용의 증가

● 검색 성능 저하: 데이터와 중복 문서의 증가로 검색 성능이 계속 악화

● 업무 시간 증가: 검색 성능 저하, 문서 관리 업무 증가로 전반적 생산성 저하

● 취약한 보안: 랜섬웨어 등 보안 공격에 취약

솔루션

자랑 좀 하겠습니다! SOLME는 시장에 소개된 제품 중 ‘중복 제거’를 지원하는 유일한 ECM 솔루션입니다. 중복 제거를 위해 SOLME는 다음 방법을 이용합니다:

● 문서 정리 프로세스: 개인, 팀별로 여러 차례 중복되는 문서의 정리와 최적화 프로세스 도출을 위한 컨설팅 제공

● 해시 알고리즘 채택: 해시 알고리즘으로 정확한 중복 제거 (파일명, 확장장, 파일 크기로 구분하는 제품들과 완전히 차별화된 기능)

● 보안성 극대화: 보안 공격과 랜섬웨어 등에 취약한 네트워크 드라이브 방식이 아닌 Namespace Extension으로 보안 극대화 (바이러스에 감염, 해킹된 문서는 백업을 해도 해결이 안됨)

▲사용자 편리성 ▲통합 검색 & 버전관리 ▲중복 제거는 ECM 솔루션을 도입하려는 기업이 검토해야 할 ‘사용자 관점’의 핵심 기능입니다 사용자 중심으로 개발된 제품 그리고 변화관리와 문서관리 컨설팅 등 조직적 접근을 병행할 때 성공한 ECM 프로젝트가 될 수 있습니다. SOLME ECM이 바로 그런 솔루션입니다!



기업의 모든 정보자산화를 위한 통합 솔루션

solme@metanet.co.kr

www.solmecloud.com