① 한때 최적의 문서중앙화 시스템으로 인식되던 제품의 과도한 공급사 중심 영업 정책과 더딘 제품 혁신으로 고객들이 많은 어려움을 겪고 있는 것으로 전해짐.

② 고객들이 제기하는 공급사 중심 영업 정책으로는 높은 제품 가격, 유지 보수 비용, 시장 상식과 동떨어진 라이선스 정책 및 클라우 전환 정책 등이 언급.

③ 더딘 제품 혁신 이슈로는 대외 시스템 (예: ERP, HR 시스템 등) 연동, Microsoft 365 협업 플랫폼 통합 그리고 AI 기술 활용 등이 자주 제기.

④ 시대 변화에 뒤떨어지고 고객의 요구를 제대로 지원하지 못하는 문서중앙화 시스템은 기업의 업무 효율, 생산성 그리고 경쟁력을 약화시키는 원인으로 작용.

By SOLME ECM

한때 문서중앙화 솔루션의 리더로서 시장을 장악하고 기업들이 많이 선호하던 제품이 있습니다. 하지만 지금은 많은 고객들이 이런저런 이슈로 이별할 준비를 하고, 대안을 찾는 상황이 벌어지고 있다고 합니다. 국내에도 대기업을 중심으로 많은 고객을 확보한 외국산 문서중앙화 제품이 그 주인공이죠. 무엇이 고객들의 마음을 돌리게 하고 있을까요?

언제나 그러듯 기업들은 더 효율적이고 가성비 높은 솔루션을 원합니다. 그러나 과거에는 최선의 선택지로 여겨지던 이 제품은 과하다 싶을 정도의 공급사 중심 영업 정책 - 높은 제품 가격과 유지 보수 비용, 시장 상식과 동떨어진 라이선스 정책, 그리고 강압적인 클라우드 전환 정책 등 -과 더딘 제품 혁신으로 인해 고객들의 이별 결심을 키우고 있습니다. 오늘은 이 이슈들을 전체적으로 살펴보겠습니다.

기업 고객들의 어려움

이 제품을 사용하는 고객들이 자주 언급하는 이슈는 크게 두 개로 정리할 수 있습니다: 불합리하다고 느껴지는 공급사 중심 영업 정책과 너무나 느린 제품 혁신입니다.

​공급사 중심의 영업 정책

기업들이 문제로 지적하는 공급사 중심 영업 정책에는 너무 높은 유지 보수 비용, 시장 상식과 동떨어진 라이선스 정책, 비싼 제품 가격 및 강압적인 클라우드 전환 정책이 자주 등장합니다. 영업 정책의 수립과 실행은 공급사의 고유한 권한이죠. 하지만 고객과의 공감대가 형성되지 않은 정책은 고객의 일방적인 양보나 희생을 강요하는 경우가 많습니다.
 



1. 1.높은 유지 보수료 체계: 제품 공급사는 24% 수준이던 연간 유지 보수료 체계를 최근에 27%로 높였습니다. 계산해 보면 3.6년 정도만 사용해도 신제품 수준의 추가 비용이 발생합니다. 24% 요율도 비싸서 계약을 하지 못하는 고객들이 많은 상황을 고려하지 않은 일방적 정책이라는 반응이 많습니다. 
   

2. 과도한 라이선스 정책: 얼마 전 발표된 새 라이선스 정책은 고객이 4년마다 제품 라이선스를 갱신하도록 규정하고 있습니다. SW 제품의 업그레이드 주기는 고객이 선택할 수 있도록 허용하거나 몇 년에 걸쳐 업그레이드 기회를 제공하는 것이 시장의 상식이란 점을 고려할 때 충격으로 받아들이는 고객들이 많습니다

3. 하이엔드 제품 가격 구조: 이 제품은 초기부터 엔터프라이즈 문서중앙화 솔루션으로 인식되면서 높은 가격대를 유지하고 있습니다. 하지만, 고객들이 이를 알고 구매했기 때문에 문제가 되지 않습니다. 그러나 앞에 설명한 높은 유지 보수료 체계 및 4년 단위 라이선스 갱신 비용을 포함하면 고객이 지불해야 할 전체 비용이 폭발적으로 증가할 수 있습니다.

4. 클라우드 전환: 회사는 온-프레미스 고객들의 클라우드 전환을 강력하게 추진하고 있죠. 클라우드 전환을 위해 기존 온-프레미스 라이선스 비용의 일부를 클라우드 크레딧으로 제공하는 Trade-In 등 프로그램을 제공하지만 온-프레미스 버전 지원 중단 같은 극단적 방법도 시행합니다. 4년 단위 라이선스 갱신 정책도 클라우드 전환의 압박 수단으로 이해하는 고객이 많습니다. 이로 인해 다수의 기업이 클라우드 전환을 강압적으로 느끼고 있다고 합니다.

더딘 제품 혁신 속도

문서중앙화를 이용하는 기업 고객의 비즈니스 상황과 요구는 지속적으로 변하고 있습니다. 과거에는 체계적 문서관리, 정확한 검색, 효율적 워크플로 및 규제 준수 그리고 강력한 보안이 문서중앙화 시스템에 요구되는 중요한 기능이었습니다. 하지만 2025년 시점에서 이들은 기본으로 인식되고 대외 시스템 (예: ERP, CRM, HR 시스템 등) 연동, Microsoft 365 협업 플랫폼 통합 그리고 AI 기술 활용 등이 우선순위 요건입니다. 기업의 비즈니스 환경과 업무 프로세스가 변하고 사용자들의 눈높이가 높아졌기 때문이죠. 하지만 자신들의 문서중앙화 시스템은 변화 속도를 따르지 못하는 과거형 제품으로 평가하는 고객들이 많습니다.

1.대외 시스템 연동: 기업이 처리하는 대부분의 업무에는 문서가 포함됩니다. 따라서 문서중앙화 시스템과 ERP, CRM 같은 대외 시스템의 연동은 업무 프로세스 최적화와 효율성을 높이는 좋은 방법이죠. 하지만 오래전 Stand-alone 방식으로 개발된 제품은 대외 시스템 연동 이슈를 가진 경우가 많습니다. 물론 연동하는 방법이 있지만 전문 개발자 확보 및 비용 이슈를 고려해야 합니다.

2.협업 플랫폼 통합: 20년 전, 10년 전의 업무 환경과 방식을 지금과 비교하면 많은 변화가 있죠. 그중 하나는 Microsoft 365 같은 협업 플랫폼을 통해 직원들이 소통하고 협업한다는 점입니다. 이 과정에서 생성되는 대량의 문서의 안전한 관리와 활용을 위해 문서중앙화 시스템과의 통합이 필수로 등장합니다. 아쉽게도 1993년에 출시된 제품에서 전혀 고려하지 못한 요소이기도 합니다. ERP 연동처럼 방법은 있지만 전문 개발자 소싱 및 비용 이슈를 같이 고려해야 합니다.

3.AI 기술 활용: AI는 선택이 아닌 Must-have 항목으로 진화하고 있습니다. 문서중앙화 솔루션 시장에선 AI 기술을 활용해 문서 분류/태깅/저장/정보 추출 자동화 및 보안 체계 강화 등의 다양한 접근이 진행 중입니다. 한 발 더 나아가 지능형 정보관리(Intelligent Information Management)처럼 AI 기반으로 문서중앙화 체계를 혁신하는 노력도 있습니다. 과거형 제품들이 가진 어려움 중의 하나입니다.

4.최신의 보안 체계: 보안 위협은 살아있는 생물처럼 진화하고 있죠. 따라서 기업 경쟁력의 핵심인 정보자산을 관리하는 문서중앙화 제품의 보안은 한 발짝 앞서 나가야 합니다. 제품 설계 시점부터 제로 트러스트(Zero Trust), 데이터 유출 방지(DLP)와 암호화, 다단계 인증(MFA) 그리고 랜섬웨어와 악성코드 보안을 기본으로 채택하는 최근의 흐름이 이를 잘 보여주고 있습니다. 30년 이상 된 레거시 보안 구조로 개발된 제품은 하루가 다르게 진화하는 보안 위협에 어떻게 대응할까요?

이제 이별을 결심할 때입니다!​

현대 기업에게 정보자산의 활용 능력은 핵심 경쟁력입니다. 빠르게 변화하는 비즈니스 환경 속에서 기업들은 유연한 대외 시스템 통합과 협업 보장, 업무 자동화 그리고 믿을 수 있는 보안을 갖춘 차세대 문서중앙화/ECM 솔루션을 필요로 합니다. 공급사 중심의 영업 정책, 과도한 비용 구조, 강제적인 클라우드 전환과 더딘 제품 혁신으로 인해 기대를 충족하지 못하는 과거형 문서중앙화 시스템과 이별하려는 고객이 늘어나는 이유입니다.

IT가 기업 업무의 엔진 역할을 담당하는 시대에는 변화에 뒤떨어진 SW 제품이 기업의 업무 효율, 생산성 그리고 경쟁력을 약화시키는 배경이 될 수 있습니다. 여러분 회사의 문서중앙화/ECM 시스템이 오늘 이야기의 주인공이라면 이제 이별을 결심할 때입니다!

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