프롬프트만 작성하면 PPT 만들기는 간단해요

파워포인트로 프레젠테이션을 만들 때면 슬라이드 레이아웃, 디자인, 텍스트 구성, 데이터 시각화 등 큰 틀에서부터 세세한 작업까지 상당한 시간이 소요됩니다. 그러면서도 주요 메시지를 잘 전달해야 한다는 부담감이 있기 때문에 작성해야 하는 상황만으로도 스트레스를 받는 분들도 많습니다. 누구나 적절하게 프레젠테이션을 만들 수 있으면 좋겠지만 여러 업무가 과중하다면 창의성을 발휘하는 것도 어려움이 있을 겁니다.

하지만 마이크로소프트 365용 코파일럿(Copilot for Microsoft 365)을 사용한다면 그 고민은 훨씬 줄어들 것입니다. 마이크로소프트 365용 코파일럿의 디자인 및 레이아웃 자동 제안 기능과 이미 작성한 콘텐츠에 대한 개선 아이디어 제공 등 혼자 작성하는 것보다 더 매력적인 프레젠테이션이 되도록 도와주기 때문입니다. 이번 아티클에서 마이크로소프트 365용 코파일럿을 활용해 프레젠테이션을 빠르고 효율적으로 그리고 아주 쉽게 만드는 방법을 소개해 드리겠습니다.

새 프레젠테이션 만들기

파워포인트를 열면 빈 슬라이드 상단에 있는 코파일럿 버튼이나 메뉴 오른쪽에 있는 코파일럿을 눌러 ‘다음 프레젠테이션 만들기’를 클릭합니다. 

마이크로소프트 365용 코파일럿이 초안을 작성할 수 있도록 상세한 주제와 그에 관련된 설명으로 프롬프트를 작성합니다. 프롬프트는 자세하게 작성할수록 더 완성도 있는 프레젠테이션을 확인할 수 있습니다. 예시로 보여드리기 위해 간단하게 “코파일럿을 활용한 모범사례”라고 작성해보았습니다.

그럼 마이크로소프트 365용 코파일럿에서는 프롬프트를 기반으로 프레젠테이션을 준비하고 생성할 준비를 하는데요. 이때 수정이 필요하다면 오른쪽에 있는 ‘연필’을 클릭하거나 각 소주제를 기준으로 추가할 수 있습니다. 원하는 부분에 더 들어가야 하는 내용이 있다면 마이크로소프트 365용 코파일럿을 사용해 추가해야하는만큼 수정할 수 있는 것이죠. 마이크로소프트 365용 코파일럿이 만들어준 내용이 마음에 든다면 ‘슬라이드 생성’을 눌러줍니다.

아주 간편하게 슬라이드 초안이 완성되었습니다! 만약 완성된 디자인이 마음에 들지 않는다면 ‘디자이너’를 활용해서 디자인을 제안 받고 변경할 수도 있습니다. 정말 짧은 시간 안에 PPT를 만들고 수정할 수 있게 되었네요.

워드(Word) 문서로 프레젠테이션 만들기

업무를 할 때는 바로 프레젠테이션을 만들기도 하지만 기존에 워드 문서로 만들어둔 기획안이나 내용을 PPT로 전환하여 고객에게 전달하거나 보고 자료로 사용하는 일도 많습니다. 이때도 간단하게 초안을 만들 수 있는데요. 이번에는 우측 상단의 코파일럿 버튼을 눌러 ‘파일에서 프레젠테이션 만들기’를 클릭하고, 프레젠테이션으로 만들 워드 파일을 리스트에서 선택하거나 직접 파일명을 입력합니다.

원하는 워드 파일을 선택하고 전송을 누르면 이번에도 간단하게 슬라이드를 완성할 수 있습니다. 

마이크로소프트 365용 코파일럿은 슬라이드를 생성할 때 워드 문서의 내용에 따라 섹션을 나누기도 하고, 세부사항이 포함된 발표자 노트를 함께 만들기도 합니다. 또한, PPT가 돋보일 수 있도록 적절한 이미지 추가해 줍니다.

발표자 노트에는 간단하게는 슬라이드의 요약본이 들어가지만 슬라이드로 변환하기 전에 워드 파일에 있는 원본도 함께 나타납니다. Original Content라는 부분으로 작성되며, 해당 문구는 발표자의 이해를 도울 수 있습니다. 

프레젠테이션 편집하기

마이크로소프트 365용 코파일럿이 만들어준 프레젠테이션이 마음에 들지 않거나, 기존에 만들어 두었던 프레젠테이션을 더 효과적으로 보여주기 위해 수정을 하고 싶다면 편집을 요청할 수도 있습니다. “이 프레젠테이션을 보다 효과적으로 구성해 줘.”라고 프롬프트를 작성해서 보내면 보다 논리적으로 흐름을 구성할 수도 있고, 생각하지 못했던 좋은 아이디어를 얻을 수도 있기 때문에 활용해 보시는 것도 좋은 방법입니다.

프레젠테이션 요약하기

그동안 일잘러 프로젝트를 꾸준히 구독해주신 분들이라면 마이크로소프트 365용 코파일럿을 활용해 업무 시간을 단축할 수 있는 대표적인 기능이 무엇인지 아실 텐데요. 바로 요약 기능이죠. 

프롬프트 창에 ‘이 슬라이드를 요약해줘.’라고 작성하면 금방 전체 슬라이드를 요약해서 빠르게 핵심적인 내용을 파악할 수 있습니다. 만약 슬라이드를 다 읽기에 시간이 부족하거나 급하게 처리해야 하는 업무가 있다면 요약한 내용을 기반으로 전체적인 흐름을 파악할 수 있습니다. 마이크로소프트 365용 코파일럿이 요약한 글을 읽고 다음 기능을 확인하시면 조금 더 업무에 도움을 받는 것을 느끼실 텐데요. 함께 보러가시죠.

프레젠테이션 핵심 내용 파악하기

파워포인트에서 기본적으로 제공하는 프롬프트를 확인하면 “이 덱의 핵심 슬라이드를 보여줘.”라는 것이 있습니다. 수 십 장의 슬라이드를 모두 확인하지 않고도 마이크로소프트 365용 코파일럿이 핵심 슬라이드를 체크해서 슬라이드로 보여줍니다. ‘키 슬라이드 재생’이라는 버튼을 클릭하면 슬라이드 쇼가 재생되므로, 이전에 말씀드린 요약 기능으로 한 번 전체를 훑고 중요한 내용은 핵심 슬라이드를 보면서 조금 더 디테일하게 내용을 확인할 수 있습니다. 

시간 절약과 업무 몰입을 돕는 마이크로소프트 365용 코파일럿

마이크로소프트 365용 코파일럿은 직장인이 바쁜 업무 속에서도 중요도가 낮은 업무를 하는 시간을 절약하고 중요한 업무에 몰입을 할 수 있도록 도와주는 생성형 AI입니다. 파워포인트에서 마이크로소프트 365용 코파일럿을 활용하면 간단한 프롬프트만으로도 슬라이드를 자동으로 생성해 초안을 작성해주고, 내용과 어울리는 디자인을 추천해 주기도 하는데요. 이러한 시간이 많이 드는 작업들을 대신해서 진행해주니 자연스럽게 지치지 않고 몰입도 있게 중요한 업무에 집중할 수 있습니다. 다만, 마이크로소프트 365용 코파일럿이 꽤 똑똑하긴 하지만 업무를 마무리하기 전에는 언제나 한 번 더 체크를 해서 완성도를 높이는 것이 파워포인트도 잘 하는 일잘러로 인정받을 수 있는 길일 것입니다.