[SOLME ECM 기반 지능형 정보자산 관리 체계 구현]

① 생성형 AI가 등장하면서 기업의 정보자산 관리와 활용 방식에도 새로운 압력이 증가

② 생성형 AI를 경험한 직원들이 “사내 검색 시스템도 ChatGPT처럼!”을 내세우면서 단순 정보 관리와 활용 중심의 기존 방식을 지능형 활용 체계로 업그레이드할 것을 요구

③ 지능형 정보자산 관리(Intelligent Information Management)가 대응 전략으로 등장하지만 일반 기업에게는 너무 어렵고 비용이 높은 문제를 가짐

④ 메타넷디엘은 SOLME 컨설팅, SOLME ECM솔루션 및 MS Copilot과 연계한 SOLME Open AI 인터페이스를 통해 경제적으로 IIM을 구현하는 방안을 제시

데이터 보안 위험, 데이터 사일로, 데이터 처리 능력 부족과 데이터 품질 이슈 및 컴플라이언스 위반은 정보자산 급증으로 기업이 겪게 되는 문제들입니다. 이중 데이터 보안은 가장 심각한 이슈이죠. 정보의 통합 관리 실패로 인한 데이터 사일로 현상은 데이터 보안을 더욱 키우죠. 정보가 느는 만큼 처리 능력이 떨어지고 이는 데이터 품질 문제로 이어집니다. 저품질 데이터는 업무를 방해하고 의사결정의 오류를 만드는 원인이 되기도 합니다. 문제 해결을 위해 기업들은 문서중앙화 및 ECM(Enterprise Contents Management) 솔루션을 이용해 정보관리 체계를 만들고 효율적 활용을 지원해 왔습니다.

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지능형 정보자산 관리(Intelligent Information Management)

그런데 ChatGTP로 대표되는 생성형 AI가 등장하면서 새로운 압력이 기업에 가해지고 있습니다. 지금까지 정보의 안전한 저장, 빠른 검색과 이용에 만족하던 직원들이 ChatGPT를 만난 후에 “사내 검색 시스템도 ChatGPT처럼!”이란 요구를 하는 것이죠. 기술적 관점에서 ‘ChatGPT처럼 만든다’는 것은 기존의 정보 관리와 검색에 더해 데이터 학습과 분석, 요약 및 인사이트 기능 등을 추가해야 하는 아주 어렵고 돈도 많이 드는 일이지만 직원들은 그 속내를 잘 모르죠.

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하지만 이는 무시할 수 없는 요구이죠. ‘사내 정보를 ChatGPT처럼 이용’하는 것이 직원 만족에 그치지 않고 회사 전반의 생산성과 경쟁력으로 직결되기 때문입니다. 이를 인식한 많은 기업들이 빠르게 움직이는 것이 증거이죠, Microsoft 생성형 AI 서비스인 Copilot를 도입하는 기업들의 증가 속도가 이를 잘 보여줍니다.

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이런 흐름에 맞물려 지능형 정보자산 관리(Intelligent Information Management)가 확산되고 있습니다. 단순한 정보자산 관리를 넘어 지능적 활용을 목표로 하는 IIM은 사람, 프로세스, 정보와 기술을 통합하는 프로세스로 정의됩니다. 정보자산의 지능형 활용을 위해 인공지능(AI), 머신러닝(ML) 및 자연어(NLP) 기술을 채택하고 체계화된 정보 조직, 정보관리와 거버넌스, 검색 및 워크플로 등으로 구성되는 IIM의 가치는 다음과 같습니다:

1. 효율적 데이터 처리

IIM은 검색 언어인 SQL(Structured Query Language), ML 및 NLP를 이용한 추출과 변환 기능으로 모든 정형, 반정형, 비정형 데이터를 자동으로 처리하고 데이터 품질을 보장하죠. 이는 수작업, 인력 투입 감소와 데이터 처리 효율로 이어집니다. 따라서 정보가 급증해도 인력과 비용의 추가 없이 원활한 데이터 처리를 지원합니다. 그리고 ‘ChatGPT 같은 시스템’의 필수 조건인 데이터 학습과 분석에 필요한 데이터의 최적화를 보장합니다.

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2. 정보자산 분석과 인사이트

문서중앙화 SW나 데이터 레이크를 대규모 정보를 통합 관리하는 IIM은 AI와 ML 기술로 데이터를 분석하고, 데이터 안에 숨겨진 패턴을 찾아내 예측 모델을 만듭니다. 그리고 이 예측 모델을 통해 ChatGPT 같은 생성형 AI에서 경험한 것처럼 우리가 인식하지 못한 인사이트를 제공합니다. 다양한 정보자산과 시장 흐름을 분석해 의사결정을 내려야 하는 기업에게는 중요한 역량이죠. 이것이 바로 데이터 기반의 경영 전략입니다.

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3. 업무 프로세스 최적화 & 자동화

IIM이 중점을 두는 사안 중 하나가 정보 흐름의 최적화와 자동화입니다. 먼저 대상 업무 프로세스의 개선과 모델링을 하고 그 프로세스를 시각화한 후에 AI와 RPA(Robot Process Automation) 등의 기술로 프로세스를 자동화합니다. 발주서같이 수작업 비중이 높고 빈도가 높은 업무에 적용하면 효과가 좋습니다. 최적화와 자동화가 제공하는 생산성 증가와 비용 절감 등 효과는 분명하죠.

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4. 생산성 강화와 비용 절감

지금까지 정리한 IIM의 효과들 - 효율적 정보 처리, 분석, 인사이트 제공 및 프로세스 자동화 –은 공통적으로 직원과 기업 전체의 생산성 향상에 기여합니다.

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5. 직원의 경험 개선

많은 기업이 사무실을 카페 같은 공간으로 꾸미고 워케이션 등 복지 프로그램을 개발하는 이유가 뭘까요? 좋은 인력을 유지하기 위함이죠. 기업의 핵심 노동력인 MZ 세대는 자신의 발전 가능성, 좋은 업무 환경과 경험을 직장 선택의 중요한 기준으로 한다는 연구 결과가 많습니다. ‘ChatGPT 같은 시스템’을 통한 업무 경험도 인재를 유지하는 방법입니다.

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Intelligent Information Management 구현

여러분 회사에 IIM을 구현한다면 어떤 준비가 필요할까요? 사람, 프로세스, 정보와 기술을 통합하는 프로세스로 정의되는 IIM에는 기술적 인프라, 사용자 요구 사항 분석, 데이터 통합/관리 체계, 전문 인력 구성 및 향후 운영 관리 전략 등 많은 준비가 필요하다고 안내서는 설명합니다. 시작부터 머릿속이 복잡해지죠.

 하지만 IIM의 궁극적 목표인 정보자산의 체계적 관리와 지능형 활용에 초점을 맞추고 접근하면 더 효율적인 방법을 찾을 수 있죠. 메타넷디엘은 다음의 방법을 제안합니다: 먼저 IIM이 제시하는 사람, 프로세스의 통합, 이를 실행한 정보, 기술의 통합 그리고 ChatGPT 방식의 정보 활용을 세 그룹으로 나눠서 접근해 보겠습니다. 이 방법은 많은 기업 현장에서 검증되었다는 장점도 갖습니다.

1. 사람과 프로세스 통합

정보자산의 관리 방안을 기획할 때 전문가라면 누구나 사람과 프로세스를 먼저 들여다보죠. 이는 정보의 생성부터 폐기까지의 라이프 사이클을 기준으로 누가(개인/팀/부서), 어떤 정보에, 어떤 권한으로 접근할 수 있고, 어떻게 이용할지를 정하는 일입니다. 이 과정에서 정보의 흐름과 이용에 관한 정책 수립, 프로세스 최적화 그리고 이를 위한 시스템 모델 설계 등이 진행됩니다. 컨설팅이 가장 일반적인 방법이죠.

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‘Microsoft 365 사용 기업을 위한 SOLME 컨설팅’ 포스트에서 소개한 컨설팅 서비스가 바로 그것이죠. SOLME 컨설팅은 그림처럼 정보자산화 현황 분석( 1단계), 정보자산화 전략 및 방향성 수립( 2단계), 정보자산화 정책 수립( 3단계) 그리고 변화관리 및 발전 모델 수립( 4단계) 순서로 진행됩니다. 이 과정에서 IIM이 강조하는 사람과 프로세스 통합을 위한 가이드라인을 만들고 여기에 정보와 기술을 접목하는 방법을 구체적으로 제시합니다.

2. 정보와 기술의 통합

정보자산을 어떤 기술과 플랫폼을 이용해 저장, 관리 및 이용할지 정의하고 실제로 구현하는 단계입니다. 더불어 정보자산의 지능형 이용에 필요한 시스템 (예: CRM, ERP, 사내 포털 등) 연동도 같이 진행됩니다. 문서중앙화 혹은 ECM으로 불리는 솔루션을 구축하는 작업이죠. 시스템 구축이 마무리되면 컨설팅에서 정리한 정책과 기준을 시스템에 적용하고 이를 토대로 정보자산의 분류와 저장, 구성원 직책과 업무 등에 따른 권한 설정이 진행되죠. 적용되는 정책은 조직/정책 관리, 문서 분류/등급 및 문서 라이프 사이클 등입니다.

많은 고객사에서 검증된 SOLME ECM 솔루션이 대표적입니다. SOLME ECM은 SOLME 컨설팅에서 도출한 고객 정책과 프로세스를 최대한 반영할 수 있는 유연성을 제공하고, 고객 필요에 따라 클라우드 및 온-프레미스 방식으로 구축할 수 있는 다양성을 보장합니다.

3. ChatGPT 같은 정보 활용

ChatGPT 등 생성형 AI는 너무 매력적입니다. 하지만 기업이 구현하기에는 장벽이 높습니다. 생성형 AI를 위한 LLM(Large Language Model) 개발과 운영비가 엄청나기 때문이죠. 따라서 현실적으로 가능한 방법을 모색하는 것이 현명합니다. 3세대 ECM솔루션으로 평가받는 SOLME ECM은 Microsoft 생성형 AI 서비스인 Copilot 연동으로 ChatGPT 같은 정보자산의 이용을 약속합니다.
 

위 그림처럼 SOLME Open AI 인터페이스를 통해 SOLME ECM 솔루션, ERP 등과 Microsoft Copilot을 연동하면 Copilot이 연동된 시스템의 정보자산을 학습, 분석해서 사용자에게 ChatGPT 같은 지능형 서비스를 제공하는 것이죠. 물론 Microsoft 365의 정보자산은 기본으로 가능합니다. 

직원들의 요구가 안전한 정보 관리, 빠른 검색과 이용에서 생성형 AI 기반의 지능형 활용으로 바뀌고 있습니다. 지능형 서비스는 직원 만족과 더불어 기업 경쟁력으로 직결되기 때문에 적극적 대응이 필요하죠. 지능형 정보자산 관리(IIM) 모델이 등장했지만 현실적 구현이 어렵습니다.  

메타넷디엘은 많은 기업에서 검증된 SOLME 컨설팅과 SOLME ECM 솔루션 그리고 Microsoft Copilot 연동 플랫폼을 통해 빠르고 안전하게 그리고 경제적으로 IIM을 구현하는 방법을 제안합니다. 메타넷디엘이 여러분 회사의 IIM 구현을 지원하겠습니다!

기업의 모든 정보자산화를 위한 통합 솔루션

solme@metanet.co.kr

www.solmecloud.com

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