팀즈에서 코파일럿을 활용한다면

마이크로소프트 365용 코파일럿(Copilot for Microsoft 365)이 업무 생산성을 높여준다는 것은 이미 잘 알려진 내용입니다. 지난 1편(링크)에서는 이메일 도구인 마이크로소프트 아웃룩(Outlook)에서의 활용 방법에 대해 알아봤고, 이번 아티클에서는 마이크로소프트 팀즈(Microsoft Teams, 이하 “팀즈”)에서 마이크로소프트 365용 코파일럿을 활용해 더욱 생산적으로 일할 수 있는 방법들을 소개해 드리고자 합니다.

먼저 팀즈에 대해 간략히 알아볼까요? 

팀즈는 마이크로소프트 365에서 제공하는 앱으로, 가장 유명한 협업 도구 플랫폼 중 하나입니다. 모든 팀원들과 채팅, 회의, 파일 공유, 커뮤니티 활동 등을 할 수 있고, 또다른 마이크로소프트 365 앱인 아웃룩, 워드, 엑셀, 파워포인트 등과도 연동이 가능합니다. 팀 프로젝트를 관리하거나 채널에서 서로 의견을 공유할 수도 있고, 실시간으로 공유 문서에서 함께 작성하고 편집할 수 있는 강력한 협업 기능들을 제공합니다.

이렇게 협업 기능만으로도 팀즈는 업무에 꼭 필요한 편리하고 유용한 도구이지만, 마이크로소프트 365용 코파일럿까지 함께 활용한다면, 얼마나 더 스마트한 팀즈가 될 수 있을까요?

사용하면 업무 능력이 배가 되는 마이크로소프트 365용 코파일럿 활용법에 대해서 하나씩 알아보겠습니다.

팀즈에서 마이크로소프트 365용 코파일럿 시작하기

팀즈 왼쪽 상단에 있는 채팅 – Copilot을 클릭하면 마이크로소프트 365용 코파일럿을 바로 시작할 수 있습니다. 

화면에 나와있는 프롬프트를 클릭해서 즉시 필요한 정보를 얻을 수도 있고, 메일을 작성하거나 일정을 검색하는 등 전반적인 업무에 대해 빠르게 파악하고 도움을 받아볼 수 있는데요. 만약 이중에서 유용한 것이 없다면 아래 ‘프롬프트 보기’를 클릭해서 더 많은 항목을 확인하실 수 있습니다.

직접 프롬프트를 작성해서 필요한 정보를 요청하고, ‘/’를 사용하여 구체적으로 사람, 파일 등을 입력해서 더 정확한 정보를 얻을 수 있는데요. 마이크로소프트 365용 코파일럿은 답변마다 원본이나 참고한 자료를 제공하고 있어서 손쉽게 검토하실 수도 있습니다.

메시지 초안 작성하기

팀원들과 채팅을 주고받거나 팀에 게시물, 공지사항을 작성할 때도 마이크로소프트 365용 코파일럿을 활용할 수 있습니다. 메시지를 작성하고 ‘다시 작성’을 누르면 조금 더 매끄럽게 변경해 주기도 하고, ‘조정’을 누르면 사용자가 원하는 길이와 어조로 문장을 바꿔줍니다.

‘조정’을 눌러서 어조를 ‘열정적인’으로 바꿔봤는데, 세션 준비에 대한 열정이 느껴지시나요? ^^ ‘바꾸기’ 버튼을 클릭하면 해당 내용으로 메시지가 변경됩니다. 메시지를 작성하는데 좋은 아이디어가 떠오르지 않거나, 팀 전체 공지사항을 작성할 때는 메시지의 어조나 길이를 수정해서 상황에 알맞은 메시지 초안을 작성해 보시기를 바랍니다.

채팅 요약하기

여러 명이 함께 있는 채팅창에서는 많은 대화가 오가기 때문에 어떤 내용이 중요한지 기억하기 쉽지 않습니다. 이럴 때 채팅창 오른쪽 상단에 있는 코파일럿 아이콘을 클릭하면 ‘7월 23일 대화를 요약해줘’ 등 필요한 내용을 요청할 수 있으므로, 중요한 내용을 놓치지 않고 확인할 수 있습니다.

<프롬프트 예시>

“지난 30일 간의 주요사항을 알려줘.”

“7월 23일에 대화한 내용을 요약해줘.”

“오늘 홍길동이 말한 내용을 알려줘.”.

통화/모임 중 마이크로소프트 365용 코파일럿 이용하기

통화/모임 중에 코파일럿 아이콘 클릭 후 대화기록을 시작하고, 이를 바탕으로 지금까지 대화했던 내용 중에 중요한 안건이 있었는지 실시간으로 확인할 수 있습니다. 지금까지 통화 내용을 요약하거나 특정 참가자가 말한 내용을 요약하는 등 회의 중에 잠깐 놓치는 부분이 있어도 바로 따라잡을 수 있습니다. 

<프롬프트 예시>

“현재 대화에서 논의한 주요 내용에 대해 알려줘.”

“(홍길동)이 말한 내용을 알려줘.”

“어떤 링크가 공유됐는지 알려줘.”

모임 후 마이크로소프트 365용 코파일럿 활용하기 (모임 노트, 요약 등)

모임을 하면서 녹화/녹음을 진행하시면 종료된 후에도 미팅 요약을 할 수 있는데요. 모임 ‘요약’ 탭을 보면 이미 AI로 생성한 모임 노트와 후속 작업이 나열되어 있습니다. 이때 오른쪽 상단의 코파일럿 아이콘을 클릭하면 모임 대화록을 바탕으로 사용자의 질문에 대한 대답을 합니다. 꼭 요약 탭이 아니더라도 모임의 ‘채팅’ 탭에서도 대화록을 바탕으로 모임 요약을 하거나 모임에서 논의되었던 내용에 대한 답변을 받아볼 수 있습니다.

만약 프롬프트를 작성을 어떻게 시작해야 할지 모르겠다면 ‘기타 프롬프트’를 클릭해서 다양한 프롬프트를 보고 선택할 수 있는데요. 해당 항목을 클릭하면 미팅 요약, 해야 할 리스트 작성 등 시간이 걸리는 일을 빠르게 정리하고 다음 작업을 시작할 수 있습니다.

팀즈와 코파일럿으로 업무 효율 높이기

이번 아티클에서는 팀원들과의 협업에 필수적인 팀즈에 마이크로소프트 365용 코파일럿을 더해 효율적인 업무를 수행할 수 있는 몇 가지 방법에 대해 알아봤습니다. 위와 같이 이메일이나 파일, 공유 문서에서 업데이트 된 내용을 빠르게 확인하고, 미팅 노트를 작성하거나 후속 작업에 대한 정리도 빠르게 처리하고, 즉시 팀원들과도 공유할 수 있다면 더욱 높은 업무 효율을 기대해볼 수 있습니다.

코파일럿(Co-pilot: 부조종사)의 네이밍에는 이 생성형 AI 서비스의 궁극적인 활용 전략이 숨어있습니다. 어디까지나 보조 도구로써 활용하는 것이 가장 스마트한 활용법이라는 의미입니다. 예를 들면, 작업 시간이 많이 소요되거나 비교적 단순하면서도 까다로운 업무는 우리 부조종사에게 지시해 빠르게 처리하고, 조종사인 우리 인간만 가질 수 있는 인사이트와 판단력으로 더 중요한 일을 하거나, 혹은 부조종사의 업무를 검토해 주는 것입니다. 이것이 AI시대의 일잘러로 도약할 수 있는 가장 빠른 방법일 것입니다.