[Microsoft 365 이용과 정보자산관리 체계]

① 금융위원회 결정에 따라 금융사가 Microsoft 365 협업 서비스를 이용할 수 있게 되면서 업무 생산성 향상이 예상되지만 데이터 급증 이슈가 뒤따를 가능성이 높음.

② 급증하는 정보자산의 관리 부족은 업무 효율 저하, 정보자산 유출 및 비용 증가 등 문제를 발생시키는 원인으로 작용.

③ 이를 방지하기 위해 1단계 – 정보자산관리 체계 수립, 2단계 – 정보자산관리 솔루션 구현, 3단계 – 변화관리의 단계별 진행을 금융사에 권고.

④ Microsoft 365 도입은 단순히 SW를 하나를 추가하는 것이 아니라 조직의 일하는 방식과 문화를 바꾸는 전환점이 될 수 있다는 점을 이해하는 것이 중요.

지난 5월 금융위원회가 KB국민은행 등 10개 금융사가 신청한 클라우드 협업 서비스(Microsoft 365)와 스탠더드차터드은행의 인사관리(Success Factors), 성과관리(MFS 360) 사용을 승인한 것의 의미와 영향을 금융권의 클라우드 SaaS 허용의 의미와 준비 사항 포스트에서 살펴보았습니다.

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망 분리를 통해 클라우드 서비스 이용을 차단해 온 금융사의 SaaS(Software as a Service) 허용은 중요한 의미를 갖죠. 금융권 규제의 방향 수정이라는 상징적 의미뿐 아니라 금융사의 일하는 방식, 보안 및 정보자산 관리 등에 변화를 가져올 가능성이 크기 때문입니다. 더불어 금융위원회가 망 분리 규제 개선 의지를 분명히 한 점을 고려할 때 금융사들이 SaaS 이용에 따른 영향을 평가하고 준비를 서둘러야 할 시점입니다.

​클라우드 기반 협업 플랫폼 Microsoft 365

KB국민은행 등 10개 금융사가 신청한 Microsoft 365(이하 M365)는 월간 사용자가 3억 명이 넘는, 세계적으로 가장 많은 기업 고객을 가진 협업 서비스입니다. ChatGPT에게 물어보니 이렇게 답하네요:

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"Microsoft 365는 클라우드 기반의 통합 생산성, 협업 및 보안 플랫폼으로 기업의 효율적인 업무 수행과 혁신을 지원합니다. Office 365, Microsoft Teams, OneDrive 등이 제공되며 기업의 업무 효율성 증대, 의사소통 고도화, 업무 비용 절감 및 보안 강화 등의 가치를 제공합니다."

ChatGPT 대답처럼 M365는 직원들이 더 효율적으로 일하고, 동료들과 소통하면서 협업하고, 업무 정보와 데이터를 안전하게 이용할 수 있게 해주는 협업용 서비스입니다. 위 그림에 잘 설명되어 있죠. 우리가 매일 사용하는 엑셀, 워드 같은 오피스 제품을 시작으로 커뮤니케이션(이메일, 메신저, 챗봇), 협업 (MS팀즈, 쉐어포인트), 파일 저장과 검색(원드라이브) 및 분석 도구(Power BI, Viva Insight) 등이 통합되어 있습니다.

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Microsoft 365와 정보자산(데이터) 관리

금융권을 포함한 많은 기업들이 적극적으로 M365를 도입하는 이유는 분명합니다. 원활한 의사소통과 협업, 유기적 정보 공유와 활용 그리고 이를 통한 업무 생산성 향상 효과 때문이죠. 그런데 큰 이슈가 하나 있습니다. 바로 정보자산(데이터) 급증이죠. M365의 핵심 기능들 – 커뮤니케이션과 협업, 정보 공유 등 -은 모두 기업이 관리해야 할 데이터를 빠르게 늘리는 공통점을 갖고 있습니다.

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좋은 협업 환경을 확보하는데 필요한 트레이드-오프(Trade-off. 얻는 것이 있으면 그에 비례해 잃는 것도 생기는) 현상으로 생각할 수 있지만 그렇게 간단한 문제가 아니죠. 정보자산 관리가 안 되면 오히려 이런저런 문제의 원인이 됩니다. 중요한 몇 가지만 살펴보겠습니다:

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• -업무 효율 저하: 기업 업무 특성에 맞춘 구조적 정보 분류, 저장 및 관리가 안 되면 정보를 찾는 것 자체가 하나의 업무가 됩니다. 또한, 이 과정에서 중복 작업이 수시로 발생하고 중복 문서가 증가하면서 직원들의 업무 효율이 떨어지는 현상이 나타납니다.

-문서 유출 위험: 정보자산 관리가 안 된다는 것은 곧 정보 보안 체계도 작동하지 않는다는 의미이죠. 정보자산의 보안 및 권한 관리 등이 안되기 때문에 기밀정보가 언제든 유출될 수 있고 그에 대한 대응도 하지 못할 가능성이 높습니다.

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• - 규제 & 법적 대응력 약화: 금융권은 업종의 특성상 많은 규제를 받습니다. 그리고 종종 발생하는 투자 손실 등과 관련해 법적 분쟁에도 자주 노출되죠. 관련 정보의 관리는 이런 위험에 대비하는 출발점입니다. 규제와 법적 분쟁 관련 정보를 관리하는 eDiscovery 솔루션 시장이 커지는 것도 이런 흐름을 잘 보여줍니다. 규제 및 법적 대응력 약화가 정보자산 관리가 안 될 때 생기는 세 번째 위험입니다.
• - 관리 비용 증가: Gartner, IDC 등 조사 기관마다 차이는 있지만 기업이 가진 데이터의 40~60%는 중복되거나 불필요하다고 합니다. 예를 들어, 여러분 회사 스토리지에 100TB의 데이터가 있다면 최대 60TB는 쓸모없다는 것이죠. 불필요한 60TB의 데이터와 향후 늘어날 데이터를 저장하기 위한 스토리지 비용을 시작으로 관련 툴과 관리 비용도 같이 늘어납니다.

이것이 늘어나는 정보자산의 관리 체계가 작동하지 않을 때 생기는 위험입니다. 그럼 어떻게 해야 할까요? 지금까지의 경험으로 볼 때 단계별 대응이 필요합니다: 1단계 – 정보자산관리 체계 수립, 2단계 – 정보자산관리 솔루션 구현, 3단계 – 변화관리로 정리할 수 있습니다.

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1. 1) 정보자산관리 체계 수립: 첫 번째 작업은 정보자산관리 체계 수립입니다. 가능하다면 전사 차원으로 진행하는 것이 좋습니다. 이 작업에는 금융 기업의 업무 특성에 맞춘 정보자산관리 정책과 프로세스, 적용 범위 및 시스템 모델 등이 포함됩니다. 그리고 이를 토대로 문서 분류 및 저장 방식, 보안 및 권한 관리, 문서 라이프 사이클 등 세부 사항을 정리합니다.

이 작업은 기업 자체적으로 수행하는 것도 좋지만 전문 업체와의 협력을 추천합니다. 업체가 가진 프로젝트 경험과 베스트 프랙티스를 활용하면서 위험을 최소화할 수 있기 때문이죠. 정보자산관리 체계 수립과 설루션(시스템)을 함께 구현할 수 있는지를 업체 선정 기준으로 하는 것도 현명한 방법입니다.

2) 정보자산관리 솔루션: 정보자산관리 체계가 수립되면 이를 안정적으로 운영할 수 있는 시스템이 필요합니다. 문서중앙화 혹은 ECM 솔루션으로 불리는 제품인데 1단계에서 도출된 사항들 – 정보관리 정책, 문서 분류 및 저장, 보안 및 권한 관리, 문서 라이프 사이클 등 -을 정확히 실행하는 역할을 합니다.

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솔루션 구현 시에는 연계 대상 시스템도 꼼꼼히 챙겨야 합니다. 우선 M365 연동이 필요하죠. M365는 협업을 목표로 개발된 제품이라 정보자산의 통합 관리에 빈틈이 많고 저장 공간으로 이용하는 원드라이브의 비용도 상당합니다. 다음으로 정보자산관리 체계에 포함되는 ERP, 리스크 관리 시스템 및 계약서 관리 같은 기간 업무 시스템 연동입니다. 조직에서 처리되는 대부분의 업무에는 이들 시스템의 데이터가 포함되기 때문에 업무 효율의 보장을 위해 중요하죠. SOLME ECM 솔루션을 이용하면 이런 일들을 손쉽게 해결할 수 있습니다.

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3) 변화관리: 협업 서비스인 M365가 도입되면 직원들의 일하는 방식이 바뀔 가능성이 높기 때문에 변화관리 영역도 확대돼야 합니다. 예를 들어, 일반적 제품 교육을 시작으로 M365를 이용한 협업 및 정보 관리 방법 등도 공유해야 합니다. 또 직원들이 일상 업무에서 따라야 할 정보자산 분류 기준, 정보 등급별 권한 부여 및 보관/폐기 등의 수명관리 기준 등도 안내되어야 합니다.

​M365 도입은 단순히 SW를 하나를 추가하는 것이 아니라 조직의 일하는 방식과 문화를 바꾸는 전환점이 될 수 있다는 점을 이해하는 것이 M365의 성공적 정착에 중요합니다.

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Microsoft 365는 금융 기업의 업무 생산성 향상을 약속하는 협업 서비스입니다. 하지만 잘 활용하기 위해서는 준비할 사항이 많습니다. 첫 번째는 빠르게 늘어나는 정보자산 관리입니다. 정보자산을 제대로 관리하지 못하면 오히려 생산성 저하와 정보 유출 같은 문제의 원인이 되죠.

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SOLME는 이런 상황을 막는 방법으로 1단계 – 정보자산관리 체계 수립, 2단계 – 정보자산관리 솔루션 구현, 3단계 – 변화관리 작업을 추천합니다. 이 여정은 전문 업체와 함께하는 것이 현명합니다. 업체가 가진 다양한 프로젝트 경험과 베스트 프랙티스를 활용하면서 위험을 최소화할 수 있기 때문입니다. 다음 포스트에서는 최적의 정보자산관리 체계를 수립하기 위한 SOLME 사전 진단 서비스를 소개해 드리겠습니다.

기업의 모든 정보자산화를 위한 통합 솔루션

solme@metanet.co.kr

www.solmecloud.com

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