마이크로프트 365용 코파일럿(Copilot for Microsoft 365)은 다양한 업무 툴과 결합하여 작업자의 전반적인 생산성을 향상시켜 줍니다. 오늘은 마이크로소프트 365 앱 중에서도 가장 사용 빈도가 높은 이메일 도구, 아웃룩(Outlook)에서 코파일럿을 어떻게 활용할 수 있을지 살펴보겠습니다. 

사실 아무리 경험이 많더라도, 업무용 메일의 작성은 여간 어려운 일이 아닙니다. 내부 공지, 업무지시 또는 보고, 혹은 협업 요청, 영업 이메일 작성.. 등 그 종류도 다양하죠. 여러차례 글을 다듬은 끝에 고작 몇 문단을 작성하는 경우도 많습니다.  

아웃룩에 통합된 마이크로소프트 365용 코파일럿을 사용하면 여기에 소모되는 시간을 혁신적으로 줄일 수 있습니다. 생성형 AI가 사용자 메일의 데이터를 수집하고 이를 기반으로 최적의 톤&매너를 소결정하여 메일을 작성합니다. 또한 방대한 메일 스레드를 요약하여 메일을 주고받은 당사자 간의 메시지 또한 짧은 시간 내 파악할 수 있습니다.  

Copilot for Outlook

마이크로소프트 365용 코파일럿을 구매하면 별도의 설치 없이 Outlook에서 바로 사용 가능합니다. Outlook의 메뉴 우측 상단이나 “메시지” 메뉴, 혹은 작성 중인 메일 본문 상단에 아이콘 형태 혹은 텍스트 입력창 형태로 마이크로소프트 365용 코파일럿이 위치하게 됩니다. 마이크로소프트 365용 코파일럿과 결합된 Outlook은 편지함 내에 있는 모든 메시지 데이터에 접근하여 메일의 내용에 대한 사용자의 질문에 맞춤형 답변을 제공합니다. 

마이크로소프트 365 아웃룩용 코파일럿의 핵심 기능은 다음과 같습니다. 

• 복잡한 이메일 스레드의 핵심 내용을 빠르게 파악할 수 있도록 요약 
• 주제, 수신자, 주요 내용을 입력하면 이메일 초안을 자동으로 작성 
• 문법, 오타, 스타일 등을 검토하여 완성도 향상 
• 매너, 분량 옵션에 따라서 생성 메시지의 느낌을 다양하게 조절 
• 날짜, 제목, 참석자 등을 기준으로 원하는 일정을 신속히 검색 

아웃룩에서 ‘새 메일 작성’시 나타나는 ‘Copilot으로 초안 작성’과 ‘Copilot 코칭’ 기능에 대해 우선 살펴보겠습니다. 

이메일 초안 작성

마이크로소프트 365용 코파일럿은 이메일 초안 작성을 도와줍니다. 사용자가 이메일의 주제, 수신자, 그리고 메시지의 주요 포인트를 제공하면, 마이크로소프트 365용 코파일럿은 이 정보를 바탕으로 전문적인 이메일의 초안을 뽑아줍니다. 이는 특히 긴 이메일이나 복잡한 주제에 대한 이메일을 작성할 때 유용하게 활용될 수 있습니다. 

<프롬프트 예시> 

“고객에게 (제품명) 출시를 알리는 이메일 초안을 작성해.” 

“(첨부 M365 앱 파일명)을 바탕으로 (수신인)에게 보낼 이메일 초안을 작성해.” 

“제목: (제목), 수신자: (수신자명), 이메일 내용: "다음 주 화요일 오후 2시 회의가 금요일 오전 10시로 변경되었습니다." 라는 이메일 초안을 작성해.” 

이메일 작성 코칭

이메일로 작성한 내용들이 다른 사람에게 어떻게 보여질지에 대한 부분은 언제나 고민되는 부분입니다. 마이크로소프트 365용 코파일럿은 어조, 감정, 명확성, 효과 등을 분석하고 문체와 내용을 어떻게 수정할지 조언을 해줍니다. 이메일 초안을 작성한 후에 상단의 “Copilot의 코칭”을 눌러보세요. 단, 이메일 본문의 글자 수가 100자를 넘어야 코칭 기능이 활성화됩니다. 

다음으로는 프롬프트로 명령을 입력하여 수행할 수 있는 기능에 대해서 살펴보도록 하겠습니다. 

이메일 요약

마이크로소프트 365용 코파일럿은 메시지 하나에 달려있는 여러 개의 스레드 내용을 파악하고 중요한 정보를 추출합니다. 이 정보에는 날짜, 시간, 장소, 발신/수신인의 이름이 포함됩니다. 파악된 이메일의 주요 내용을 바탕으로 간결하고 명확한 요약을 생성합니다. 이 요약은 이메일의 주요 포인트를 빠르게 이해하는 데 도움이 됩니다. 

<프롬프트 예시> 

“(주제)와 관련된 모든 메일을 요약해.” 

“(주제)에 대한 최신 업데이트를 요약해.” 

“(특정 일자)로부터 현재까지 (발신인)이 보낸 메시지의 내용을 주제별로 분류 후, 각 메시지의 내용을 요약해서 주제와 함께 테이블로 제시해.” 

일정 검색

특정 일정을 찾아야 하는 경우, 마이크로소프트 365용 코파일럿은 이를 찾는 데 도움이 될 수 있습니다. 사용자가 일정의 날짜, 제목, 참석자 등의 정보를 제공하면, 마이크로소프트 365용 코파일럿은 이를 바탕으로 해당 일정을 찾아줄 수 있습니다. 

<프롬프트 예시> 

“1월 25일에 있었던 모든 회의를 찾아.” 

“(참석자)와 함께 참석했던 6월 일정을 찾아.” 

“제목에 (키워드)라는 단어가 포함된 모든 일정을 찾아.” 

이메일 검토 및 편집

이메일 초안이 작성되면, 마이크로소프트 365용 코파일럿은 이를 검토하고 편집하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 문법 오류, 오타, 불완전한 문장 등을 찾아내어 수정할 수 있습니다. 또한, 이메일의 톤이나 스타일을 조정하여 독자인 수신자에게 적합한 맞춤형 메일을 작성할 수 있습니다. 

프롬프트 작성 방법

“구체적이면서도 명확하게”

Outlook에서 마이크로소프트 365용 코파일럿을 잘 활용하기 위해서는 프롬프트를 작성할 때 수신자, 날짜, 어투 등의 조건을 구체적으로 제시하면서 명확한 단어를 사용해야 얻고자 하는 결과에 대해 정확한 답변을 받을 수 있습니다. 

마이크로소프트 365용 코파일럿을 통해 복잡한 이메일 스레드도 쉽게 파악하고, 전문적인 이메일을 신속하게 작성하며,  일정 검색까지 빠르게 해결할 수 있습니다. 마이크로소프트 365용 코파일럿을 활용하여 이메일 작성에 대한 부담을 덜고, 더 중요한 업무에 집중할 수 있는 시간을 확보해 보시기 바랍니다. 

[References] 

Learn about Copilot prompts 
https://support.microsoft.com/en-gb/topic/learn-about-copilot-prompts-f6c3b467-f07c-4db1-ae54-ffac96184dd5 

Prompt to try 

https://copilot.cloud.microsoft/ko-kr/prompts/all?products%2Fname=Outlook 

참고할만한 블로그 
https://blog.naver.com/gowit_sps/223474972121  

What Can Copilot’s Earliest Users Teach Us About Generative AI at Work 
https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/copilots-earliest-users-teach-us-about-generative-ai-at-work