[Copilot for Microsoft 365]

① IT 기반의 디지털화 & 지식정보화는 업무 생산성 향상에 큰 동력으로 작용.

② 업무 환경의 디지털화 과정에서 발생하는 디지털 부채(Digital Debt) 문제는 생산성 저하, 스트레스 증가 및 번아웃으로 이어질 수 있기에 회사의 적극적 대처가 필요.

③ Microsoft 365를 활용해 디지털 부채의 원인인 호환성 부족한 업무용 SW, 산재한 소통 채널 및 데이터 관리 문제의 효과적 해결이 가능

④ 또한 Copilot for Microsoft 365로 업무 환경의 디지털 심화 단계에서 발생하는 이슈를 효과적으로 관리 가능



IT 기반의 지식정보화는 일상에서 많은 혜택을 제공합니다. 미국의 친구와 영상 통화를 하고 프리미어리그의 손흥민 선수 경기를 라이브로 즐길 수 있죠. 또 혼자서 운전하고 주차도 하는 자동차, 로봇이 스스로 제품 분류, 적재 및 출고하는 물류 창고처럼 산업계에도 많은 혁신을 가져옵니다. 직장인도 많은 혜택을 누리고 있죠. 이메일과 채팅으로 실시간 소통이 가능하고, 문서 작성도 MS 워드, 엑셀로 뚝딱 끝낼 수 있습니다. 또한 야근의 주범이던 많은 수작업도 컴퓨터로 자동화되었죠. 이런 가치들이 증명되면서 지식정보화는 더 가속화되고 있습니다.

하지만 예상치 못한 일도 생깁니다. 디지털 격차(Digital Gap) 및 디지털 부채(Digital Debt)가 그것이죠. 컴퓨터 능력에 따라 지식정보 활용 수준이 다르고 이로 인해 성과에 차이가 생기는 디지털 격차가 먼저 등장했죠. 이 문제는 지속적 컴퓨터 및 직무 교육으로 효과적 대응이 가능합니다. 그런데 지식정보화 심화 단계에서 등장한 디지털 부채는 해결이 만만치 않습니다.

디지털 부채

“디지털 부채는 폭증하는 디지털 정보와 소통으로 인해 직원이 갖게 되는 부정적 상황을 의미합니다. 처리해야 할 정보와 메시지가 너무 많아 압도당하는 느낌, 수많은 알람과 커뮤니케이션으로 인한 업무 집중력 저하 및 정보 과잉에 따른 스트레스와 불안이 증가하면서 업무 효율이 떨어지는 현상을 의미합니다.”

이메일, 카톡 및 전화를 통한 끊임없는 업무 메시지 수신, 정보 과잉, 비효율적 업무 구조 등 이유로 생기는 디지털 부채는 생산성 저하, 스트레스 증가 더 나아가 번아웃으로 발전할 수 있기에 회사의 적극적 대처가 필요하죠. 직원 교육과 심리 상담 지원 등과 더불어 최근에는 체계적 디지털 플랫폼과 AI 기술의 이용이 부각되고 있습니다. 디지털 부채의 원인이 업무 환경의 급속한 디지털화와 지식정보 폭증에 있기 때문에 해결도 여기서 시작해야 한다는 공감대가 형성된 것이죠.

Microsoft 365

디지털 부채 해결에 가장 적극적인 곳이 Microsoft입니다. 워드, 엑셀로 대표되는 오피스 제품으로 업무의 디지털 전환을 주도하고 비즈니스 생산성(Business Productivity)이란 개념을 정착시킨 Microsoft가 앞장서는 것은 당연한 일처럼 보이죠. 에덴동산의 이브처럼 원죄 의식일 수도 있지만 업무의 디지털화와 그에 따른 문제 및 해결 방법을 가장 잘 아는 기업이기 때문입니다.

디지털 부채의 원인으로 꼽히는 호환성 없는 업무용 SW, 분리된 소통 채널 (이메일, 온라인 미팅, 카톡, 사내 SNS 등), 파편화된 데이터 관리 및 디지털화를 따라가지 못하는 업무 개선을 위한 솔루션이 Microsoft 365 (이하 M365)입니다. M365는 클라우드 환경에서 오피스, 이메일, 협업 SW를 통합 제공하면서 SW 간 호환성을 보장하는 방법으로 업무 프로세스를 개선합니다. 물론 데이터 관리도 아주 효율적이죠.

M365 도입 후 기업의 업무 효율은 빠르게 좋아집니다. 업무 SW, 소통 채널과 데이터 통합 효과를 직원들이 체감하면서 업무 참여와 협업이 증가하기 때문이죠. 이런 흐름은 스스로 복제되고 확산됩니다. 이 과정에서 직원 간 상호 작용이 늘어나고 업무 정보는 더 빨리 증가합니다. 하지만 자신의 업무에 집중할 시간은 줄고 일은 늘어나는 아이러니한 상황이 벌어지죠. 즉, 디지털 부채가 재현됩니다.

이는 31개국 31,000명의 M 365 사용자 조사에서도 잘 확인됩니다. 아래 업무 패턴 자료를 보면, 자신의 업무에 집중하는 ‘Creation’ 시간보다 다른 사람과 소통하는 ‘Communication’이 많습니다. 응답자의 68%가 업무에 집중할 시간이 부족하다고 답을 했네요. M365 데이터를 봐도 팬데믹이 본격화된 2020년 2월부터 기업들의 팀즈 온라인 미팅(1주 기준)이 3배 이상 늘었습니다.

아래는 같은 조사에서 파악된 업무 생산성의 장애물인데 효율적이지 않은 미팅 (1위), 너무 많은 미팅 (3위), 필요 정보 수집 어려움 (5위) 순입니다. 미팅은 3배 이상 늘었지만 정보 수집은 어렵고 시간 부족으로 미팅 내용 파악과 팔로업이 안되는 상황이 이어집니다. 그런데 참여한 미팅이 많으니 수시로 알람이 뜨고 무언가 해달라는 요청이 들어옵니다. 업무 효율은 좋아졌는데 일에 더 쫓기는 것 같고 스트레스는 커집니다. 



Copilot for Microsoft 365

‘구더기 무서워서 장 못 담근다’라는 속담처럼 디지털 전환 과정의 몇 가지 문제 때문에 과거로 돌아갈 수는 없겠죠. 이런 상황을 예상하고 준비한 것이 Copilot for Microsoft 365입니다. Copilot은 AI 기술을 이용해 직원들이 겪는 어려움 - 너무 빈번하고 효율성 낮은 미팅, 정보 수집 어려움- 을 없애는데 집중합니다.

Copilot 주요 기능

Copilot은 AI 기술로 업무 효율을 보장하면서 디지털 부채를 막는 서비스입니다. M365를 중심으로 팀즈, 워드, 엑셀, 파워포인트, 아웃룩에서 사용할 수 있고 Copilot Studio를 이용해 데이터와 자동화 플러그인도 개발할 수 있습니다:

① 정보 검색: 이메일, 문서와 채팅 등 M365 앱과 서비스에 저장된 정보를 빠르게 검색해 결과 제공. 미팅 자료 수집, 진행 상황 파악 및 제안서 관련 자료 수집 등에 활용 가능.

② 미팅 요약: 팀즈 온라인 미팅/통화 내용을 요약해 공유하는 기능. 참석하지 못한 미팅의 핵심 내용 및 결정 사항 등을 손쉽게 파악 가능. 직원이 자신의 업무 시간을 효율적으로 이용하도록 지원.



③ 질문과 답변: ChatGPT처럼 M365에 저장된 문서, 이메일, 채팅 이력을 학습하고 이를 토대로 검색 키워드와 조건을 고려한 정확도 높은 답변을 제공해 자료 분석의 부담 제거.

④ 문서 작성: 목차/문장 자동 완성, 문법/맞춤법 검사, 문장 개선 및 용어 정리 기능 등으로 문서 작성 시간은 대폭 줄이고 완성도는 크게 향상.

⑤ 실시간 번역: 다양한 언어의 번역 기능 제공으로 언어 장벽 제거.

⑥ 코딩 지원: Python, Java, C++, JavaScript 등 개발 언어를 이용한 코딩 기능 지원으로 초보 개발자도 앱이나 서비스 개발 가능.

Copilot과 문서중앙화

디지털 부채가 발생하는 근본 배경에는 산재한 정보자산과 부실한 관리 체계가 존재합니다. 즉, 정보자산 관리체계가 제대로 갖춰져 있다면 쉽게 해결이 가능한 문제이죠. 여러분 회사의 업무가 M365에서만 운영된다면 Copilot for Microsoft 365 하나로 충분하지만 그런 회사는 거의 없죠. 따라서 아래 내용을 고려해 문서중앙화 솔루션을 같이 준비하는 것을 추천합니다:

• ● M365 외부에 저장된 정보자산의 관리와 활용 방안: 정보자산의 많은 부분이 ERP 등 외부 시스템에서 관리되는 것이 현실입니다. M365와 이들 대외 시스템의 정보자산을 어떻게 통합적으로 관리, 운영 및 활용할지 같이 고려해야 합니다.

• ● 회사 보안 정책 등으로 M365에 저장하지 못하는 정보자산: 클라우드 서비스인 M365에 저장할 수 없는 영업 기밀문서 및 건축 설계도 등의 관리와 활용 방안도 같이 검토돼야 합니다.

• ● 전사 정보자산의 분류와 라이프사이클 관리: Microsoft 365는 조직 구성원 간 원활한 소통과 협업 그리고 정보 공유에 중점을 두고 있어 정보자산의 분류 체계 및 라이프사이클 관리 등 분야에서는 아쉬운 점이 많습니다.

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업무 환경의 디지털화 효과를 누리고 이를 확대하기 위해서는 M365 같은 통합적 디지털 플랫폼과 AI 기술의 이용이 중요합니다. 그리고 전사 차원의 통합 정보자산 관리와 활용을 위한 문서중앙화도 같이 준비돼야 합니다. 다음 포스트에서는 SOLME 문서중앙화 솔루션과 Copilot 연계 활용에 대해 다루겠습니다.

기업의 모든 정보자산화를 위한 통합 솔루션

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