[AI가 바꾸는 기업의 정보관리]

① 기업의 문서관리와 활용이란 측면에서 AI는 게임 체인저로 인식되고 있음

② AI는 문서관리 관련 수작업 제거, 지능형 분류와 인덱싱 등으로 기업의 문서관리 체계 업그레이드

③ 또한 사용자 경험 개선 및 업무 생산성 향상 등으로 기업의 업무 체계를 개선하는데 기여

④ AI를 이용한 문서관리 및 업무 체계 업그레이드는 멀지 않은 시간에 인건비 감소, 운영비 절감 그리고 스토리지 비용 최소화 등의 경제적 가치를 제공





“2000명이 10년간 매달렸는데 접는다…‘애플카’ 포기 선언 무슨 일” 얼마 전 화제였던 애플이 자동차 사업을 포기하고 AI(인공지능)에 집중한다는 기사입니다. OpenAI ChatGPT가 촉발한 AI 폭풍이 시간이 갈수록 거세지는 형상입니다. AI 적용 영역은 애플이 10년간 투자했던 자율주행 자동차부터 무기체계, 각종 암 진단 및 아이들 장난감까지 글자 그대로 무궁무진합니다. 그리고 기업의 정보관리도 여기에 포함됩니다.

시간이 갈수록 정보관리와 활용의 중요성은 커지죠. 정보관리가 전사 차원의 전략으로 격상되는 이유이기도 합니다. 정보관리란 측면에서도 AI는 게임 체인저로 인식됩니다. 기업의 정보관리와 업무 체계를 동시에 업그레이드할 수 있는 효과적 전략이면서 도구이기 때문입니다:





1) 정보관리 체계 업그레이드

AI의 첫 번째 가치는 기업의 정보관리 체계 업그레이드입니다. 여기에는 수작업 자동화와 자동 문서 내용 추출/요약 등 다양한 항목이 포함됩니다.

A. 수작업 자동화: 정보의 효과적 이용을 위해서는 데이터 입력, 분류 및 권한 관리 등에 많은 작업과 시간이 필요하죠. AI는 이런 수작업의 자동화로 업무 효율을 높여줍니다.

B. 지능형 분류와 인덱싱: AI는 콘텐츠 내용, 형식과 키워드 등을 이용해 문서 분류와 인덱싱을 자동화하죠. 그리고 이를 통해 수작업 태깅을 없애고 검색 가능성을 높여줍니다.

C. 문서 내용 자동 추출과 요약: AI는 문서명, 날짜와 저장 위치 등 정보를 추려서 DB로 정리하고 요약하는데 아주 뛰어나죠. 덕분에 사용자는 내용을 손쉽게 파악할 수 있습니다.

D. 지능형 검색: 검색마다 수 천 건의 결과가 쏟아지는 것을 바라는 사용자는 없죠. AI는 사용자의 검색 의도를 파악해 관련성 높은 결과만 보여줍니다. 직원이 정보 검색에 쓰는 시간과 노력을 크게 줄여줍니다.

E. 문서보안과 규정 준수: AI는 개인정보 등 민감정보를 파악해 보안 등급 강화나 접근통제 등을 선제적으로 취할 수 있습니다. 당연히 회사의 문서 보안과 규정 준수가 강화됩니다.

F. 예측 분류 및 자동화: 정보관리에 AI를 도입할 때 가장 눈에 띄는 기능일 겁니다. AI는 직원들의 문서 이용 패턴을 분석하고 이를 토대로 신규 문서의 분류나 저장 위치를 추천하거나 이후의 필요 작업을 자동화할 수 있습니다.

2) 업무 체계 업그레이드

기업의 업무 대부분에 문서가 포함된다는 점을 이해하면 위에 언급된 정보관리 체계 개선은 바로 업무 체계 업그레이드로 이어집니다.

A. 사용자 경험 업그레이드: 정확한 검색, 필터링과 맞춤형 결과 제공은 이전과 전혀 다른 사용자 경험을 제공합니다. 이는 직원들의 정보 활용 확대 및 업무 효율화로 연결됩니다.

B. 업무 생산성 향상: IDC 조사를 보면 지식근로자는 하루 평균 1.8시간을 정보검색에 사용하는데 이중 1시간 정도(연간 약 221시간, 5.5주)가 낭비됩니다. AI는 낭비되는 1시간을 단 몇 분으로 줄여주는 도구입니다.

C. 인력 운영 효율화: 정보관리 관련 수작업의 자동화, 최적화 그리고 업무 생산성 향상은 자연스레 인력 운영의 효율화로 이어집니다. 운영 효율을 기업들이 직원 교육, 프로세스 혁신 및 업무 환경 개선 등에 투자한 것을 생각해 보면 AI의 가치가 잘 보입니다.

D. 데이터 분석과 인사이트: AI는 사람에게는 힘든 대규모 정보의 분석과 그 안에서 중요한 인사이트를 찾아내는데 정말 뛰어나죠. 이는 기업의 정확한 의사결정을 위한 필수 조건입니다.

E. 정확한 의사결정: 데이터 분석과 인사이트 제공이 중요한 이유는 정확한 의사결정에 있습니다. 비즈니스 환경의 변화 속도와 복잡도를 고려할 때 개인의 경험과 감에만 의존하는 의사결정 방식의 위험은 계속 커지고 있습니다.

3) 다양한 비용 절감

AI를 활용한 정보관리와 업무 체계의 업그레이드는 그리 멀지 않은 기간에 인건비 및 운영비 절감 등의 경제적 가치를 선물합니다.

A. 인건비 감소: 정보관리 관련 수작업 최소화와 업무 체계 개선으로 불필요한 인력 투입을 줄이고 직원의 업무 효율 향상으로 인건비를 줄여주는 효과를 가져옵니다. IDC(2023년)는 AI 도입으로 직원의 문서 검색과 관리 시간이 약 40% 도 줄여준다고 주장합니다.





B. 운영비 절감: AI를 통한 업무 효율화는 업무 처리 시간 단축과 중복 작업 제거 같은 직접적 효과는 물론 문서관리 시스템 활용, 구성원 간 협업 증가 및 문서 유출 차단 같은 간접 효과를 통해 운영비를 줄여줍니다. Gartner 컨설팅은 AI 도입이 문서 보안 & 규정 관련 위험을 약 30% 줄여준다는 발표를 했습니다.

C. 스토리지 비용 절감: IDC 2023년 보고서는 기업의 스토리지 공간 중 약 30%가 중복 문서와 보관 기간이 지난 파일을 저장하는데 낭비되는 현실을 지적합니다. 비용으로 따지만 기업당 연간 10억 원 정도의 비용이라고 합니다. AI는 이런 낭비 요소를 찾아내고 관리하는데 아주 효과적입니다. 이를 스토리지 비용을 크게 줄여줍니다.

AI는 기업의 문서관리에도 많은 긍정적 변화와 가치를 가져올 수 있습니다. 지금 당장은 어렵겠지만 시간을 갖고 여러분 회사에 도입해 활용하는 방안을 고민하는 기회가 되기를 바랍니다.

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