[2024년 ECM 트렌드]

① SOLME는 2024년 ECM top 5 트렌드로 ▲생성형 AI 활용 ▲모바일 콘텐츠 ▲하이브리드 클라우드 적용 ▲비즈니스 프로세스 최적화 ▲ 정보통제 체계 고도화를 선정

② 생성형 AI는 문서 분류와 태깅, 지능형 검색과 번역 등 다양한 문서관리 업무에 활용 가능

③ AI 기술 활용과 함께 AI 신뢰성, 위험과 보안을 사용자가 통제할 수 있는 AI TRiSM (AI Trust, Risk, Security Management) 검토도 중요

④ 모바일 근로자 증가와 다양한 업무 형태를 지원하기 위한 모바일 지원은 이제 필수

⑤ ECM와 연계된 주요 비즈니스 시스템의 업무 효율을 위한 프로세스 최적화도 계속

기업의 IT 부서 및 정보관리 담당자들이 많은 어려움을 겪고 있다고 합니다. ChatGPT, 구글 바드 같은 생성형 AI 기술을 만나면서 눈높이가 올라간 직원들의 목소리가 커지기 때문이라고 합니다. “우리 회사도 ChapGPT처럼 핵심 내용만 요약해 주는 시스템을 제공하라”, “4백~5백 건의 답변 목록이 아니라 내가 찾는 문서, 정보만 보여달라!” 등이라고 하네요.

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하지만, 현실적으로 개별 기업이 ChatGPT 같은 수준의 서비스를 제공하는 것은 기술적, 경제적으로 아주 어렵습니다. 하지만 사내의 지식 정보를 쉽고 빠르게 활용하고 싶어 하는 직원들의 요구를 최대한 지원하는 환경 제공은 가능하죠. 이를 위해서는 전사 차원의 문서중앙화 혹은 콘텐츠 관리 체계 구현이 선행되어야 합니다. 그리고 올해 처음으로 전하는 ‘2024년 ECM 솔루션 Top 5 트렌드’에서 다루는 항목들을 잘 접목한다면 좋은 결과가 있을 것 같습니다:

2024년 ECM 솔루션 Top 5 트렌드

• 생성형 AI 활용

• 모바일 콘텐츠 관리

• 비즈니스 프로세스 최적화

• 하이브리드 클라우드 적용

• 정보통제 체계 고도화

1) 생성형 AI 활용 ▼

첫 번째는 역시 초미의 관심사인 AI 활용입니다. AI 기술은 ECM 솔루션의 주요 기능인 검색, 정보/문서 분류와 업무 워크플로 자동화 등에 적용할 수 있습니다. 미리 정의된 기준에 의해 대량의 문서를 자동 분류하거나 수 백 건의 검색 결과가 아닌 AI가 분류한 관련성 높은 소수의 결과만 제공하는 방식으로 업무 효율을 높일 수 있죠. 기업들이 AI를 활용할 수 있는 주요 ECM 시나리오입니다:

• 관련성 높은 결과만 제공하는 지능형 검색

• 챗봇 서비스 – 지능형 검색과 연계 활용으로 업무 효율 향상

• 문서 분류 및 태깅 자동화

• 콘텐츠 번역 및 요약

• 데이터 보안 강화 등

AI 활용과 함께 AI 위험성을 우려하는 목소리도 많습니다. 이에 따라 AI의 신뢰성, 위험과 보안을 사용자가 통제할 수 있는 AI TRiSM (AI Trust, Risk, Security Management) 필요성도 급부상하고 있습니다. AI 도입에 앞서 고려할 가치가 충분합니다.

2) 모바일 콘텐츠 관리 ▼

팬데믹이 끝나면서 오피스 근무자가 다시 늘고 있지만 스마트폰 등 모바일 기기를 이용한 업무 진행은 꾸준히 늘고 있습니다. 모바일 근로자의 증가와 더불어 계약직, 프리랜서, 아웃소싱 등 고용 형태가 다양해지고 하이브리드 워크와 워케이션 등으로 근무 방식이 다양해지기 때문이죠. 따라서 모바일 근무자가 원활하게 정보에 접근, 활용할 수 있는 방안을 ECM 솔루션도 지원해야 합니다. 물론 모바일 환경의 데이터 보안 및 규정 준수는 당연하죠.

3) 비즈니스 프로세스 최적화 ▼

지난 몇 년간 ECM 솔루션의 중요 트렌드 중 하나는 비즈니스 애플리케이션 연동이었습니다. ERP, CRM, 영업관리 등 핵심 업무용 시스템과 데이터(문서)는 한 몸으로 움직이기 때문에 이들 시스템 연동은 ECM의 우선순위 작업이죠. 그런데 ECM와 여러 시스템들이 연동되면서 시스템 유지보수 복잡도 증가와 데이터 보안 같은 이슈들도 생겨납니다.

비즈니스 프로세스 최적화도 그중 하나입니다. 시스템 연동에 집중하다 보니 프로세스 효율이 떨어지거나 프로세스에 중복이나 왜곡이 생기는 경우가 종종 발생합니다. IT 부서에만 국한되는 유지 보수나 데이터 보안 등과 달리 업무 프로세스는 많은 부서에 영향을 주기 때문에 우선적으로 다뤄져야 합니다. 따라서 비즈니스 애플리케이션 연동으로 업무 효율성을 높인 기업들이 프로세스 최적화 단계로 전환하는 사례가 늘고 있습니다.

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4) 하이브리드 클라우드 적용 ▼

우리나라도 사내에서 ChatGPT 사용을 금지하는 회사가 꾸준히 늘고 있죠. 주된 이유는 ChatGPT 같은 클라우드 서비스 이용에 따른 기밀정보의 유출과 보안 위험 때문입니다. 동일한 관점에서 확장성과 유연성 등의 장점 때문에 ECM을 클라우드 환경에서 운영하는 기업들의 고민도 보안이죠. 문제 해결을 위해 기밀정보는 온 프레미스에서 저장/관리하고 나머지 데이터는 클라우드에서 운영하는 하이브리드 클라우드 구조를 채택하는 기업이 늘고 있습니다. 업무의 효율성과 보안, 두 마리 토끼를 모두 잡는 선택이죠.

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ChatGPT 같은 생성형 AI를 자사 비즈니스에 접목해 수준을 높이거나 새로운 서비스를 제공하는 Writesonic, DeepL 등 공급 기업들이 줄을 잇고, 내부 업무에 연계하려는 일반 기업도 늘면서 하이브리드 클라우드 비중은 계속 증가할 것 같습니다.

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5) 정보통제 체계 고도화 ▼

현대의 기업들이 경험하는 것은 계속 늘어나는 데이터, 갈수록 엄격해지고 촘촘해지는 고객 정보보호 규제 및 사용자들의 정보 활용 요구입니다. 결론적으로 기업의 정보와 데이터를 관리하는 ECM의 정보통제 체계 강화 혹 고도화는 당연한 수순이라고 할 수 있습니다.

정보 통제(Information governance)는 정보자산을 체계적 관리, 보호하고 활용하기 위한 정책, 프로세스 및 기술로 정의되죠. 즉, 정보통제는 정보 품질, 신뢰성, 가용성, 보안 등을 보장하면서 라이프 사이클을 관리하는 기준이 됩니다. 경쟁력을 가진 리더 기업들은 단순하게 데이터를 저장, 관리하는 수준을 넘어 기업에게 요구되는 각종 규제, 회사 내부 정책에 맞춰 정보자산 분류, 보안 수준 설정, 사용과 폐기 등을 통합적으로 수행할 수 있는 정보통제 체계로 넘어가고 있습니다.

올해의 ECM 솔루션의 Top 5 트렌드를 살펴보았습니다. ECM 도입을 검토 중이라면 후보 솔루션이 얼마나 효과적으로 이런 흐름을 지원하는지 꼼꼼히 확인하시기 바랍니다. 이미 ECM을 잘 쓰고 있는 기업이라면 이들을 어떻게 효과적으로 접목할지 고민해 보는 것은 어떨까요?

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