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문서 라이프사이클 – 금융 기업의 계약관리

  • 날짜
    2023-10-26 09:57:58
  • 조회수
    164


[금융 기업의 계약관리]

① 금융 기업의 계약(서) 관리는 핵심 업무로써 꾸준한 개선과 최적화가 필요

② 문서 라이프사이클을 활용한 계약관리 고도화는 업무 효율은 높이고 계약 및 규제 위반 가능성을 최소화

③ 계약(서) 관리의 라이프사이클 미비는 계약/규제 위반 위험과 이에 따른 법적 처벌과 손해 배상 가능성 확대로 이어질 위험 내포

④ 계약관리를 위한 라이프사이클 구현은 ▲계약관리 프로세스 분석 ▲계약관리 검토 사항 ▲라이프사이클 고려 사항 ▲시스템과 프로세스 구현 ▲변화관리 순서로 진행


기원전 1754년경 만들어진 바빌로니아의 함무라비 법전은 총 282개 법조문을 갖고 있다고 있죠. 이 세계 최초의 법전은 노예, 금전, 부동산 거래와 그에 따르는 채무 이행, 손해 배상 등 현대 사회의 계약과 비슷한 내용을 꽤 많이 다룬다고 합니다. 예나 지금이나 거래에 있어 가장 중요한 것은 계약인가 봅니다. 앞선 ‘문서 라이프사이클 – 제조업 제품 개발 업무’에 이어 오늘은 ‘금융 기업의 계약관리와 라이프사이클’이란 주제로 이야기를 나눠 보겠습니다.

1. 금융 기업의 계약관리와 라이프사이클

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위 사례처럼 인류가 만들어낸 여러 산업 중 누구보다 먼저 ‘계약’이란 개념을 정착시킨 업종이 금융이 아닐까요? 고객과의 거래, 금융 상품과 판매, 손해 배상 등 거의 모든 일에 필요한 계약관리는 핵심 업무로 꼽을 수 있죠. 즉, 계약서는 금융 기업의 중요 자산입니다. 이것이 금융 기업에게 계약관리, 계약 위반 방지 및 규제 준수를 위한 문서 라이프사이클 관리가 요구되는 이유입니다.



2. 라이프사이클 필요성

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라이프사이클을 활용한 계약관리 고도화는 업무 효율은 높이고 계약 및 규제 위반 가능성을 크게 줄여줍니다. 그리고 더 큰 효과는 계약 위반 등에 따르는 법적 책임과 손해 배상 위험을 최소화하는데 있습니다:

① 계약서 관리 효율: 체계적 라이프사이클 관리로 계약서 분류, 검색, 이용 효율 강화

② 계약 위반 위험 감소: 계약서 변경 절차를 명확히 하고 변경 관리를 효율화해 계약 위반 위험을 최소화

③ 규제 준수: 계약서 변경 사항 추적 및 규제 준수 여부를 손쉽게 확인해 규제 준수 프로세스를 고도화

④ 법 및 손해배상 대응: 계약 위반, 규제 대응 실패로 인한 법 및 손해배상 위험성 최소화

반대로 라이프사이클 관리가 잘 안된다는 것은 계약/규제 위반 위험과 이에 따른 법과 손해 배상 가능성이 커지고 있음을 암시하죠. 그리고 업무 효율 저하, 크고 작은 업무 오류와 직원 불만 증가 같은 현상들이 먼저 나타나기 시작합니다. 여러분 회사는 어떤가요?

3. 라이프사이클을 이용한 계약관리

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여러분이 이런 문제를 인식하고 계약관리 고도화를 고려한다면, 계약관리 업무 프로세스와 특성을 먼저 파악하고, 이를 토대로 라이프사이클 관리 모델을 수립합니다:


1) 계약관리 프로세스 분석

기업마다 다르겠지만 계약관리 업무의 일반적 흐름은 아래와 같이 정리할 수 있습니다. 라이프사이클을 만들기 전에 기존 방식을 분석하고 최적화하는 것이 라이프사이클 효율을 보장하는 선행 조건입니다.


2) 계약관리 검토 사항

계약관리 업무 프로세스를 분석하면서 다음 사항들을 같이 정리해야 합니다. 이들이 잘 정리될수록 더 효율 좋은 라이프사이클 도출이 가능합니다.

계약서 종류 및 주요 사항 (금액, 기간, 조건, 규제 조건 등)

계약서 생성 및 변경 주기

계약서 주관 부서 및 사용자

계약서에 적용되는 규제 및 법적 요구사항]

계약 위험도 (해당 계약이 가진 명시적, 잠재적 위험 요소 등)

3) 라이프사이클 고려 사항

계약(서) 관리 업무의 라이프사이클을 설계할 반영할 내용들은 다음과 같습니다. 처음에는 조금 많아 보이지만 하나씩 꼼꼼히 챙기면 금세 끝납니다:

전자 문서화 기준 및 형식

문서 분류 체계 및 메타데이터: 계약 종류, 계약자, 일자 등 주요 정보를 메타데이터로 설정하면 향후 문서 검색과 관리 효율이 향상

문서 보관 정책과 기준

워크플로우 정책과 기준: 승인, 검토 업무의 자동화로 업무 효율과 처리 속도를 높이고 수작업에 따른 실수, 업무 지연 방지 효과 제공

업데이트 및 변경관리 정책과 기준

문서 검색 및 접근 관리 방안

업무 감사 및 보고 체계

계약 관련된 규제 및 법규 준수 방안

보안 구조 및 3rd 파티 시스템 연동

4) 시스템 및 프로세스 구현

위 작업들을 거쳐 계약관리 라이프사이클이 나오면 그 다음은 이를 운용할 시스템, 즉 ECM 솔루션 구현입니다. ECM시스템은 수립된 라이프사이클을 이용해 체계적 계약관리, 원활한 검색과 이용, 계약서 변경 사항 추적, 안전한 보관과 폐기 과정을 통합 수행하는 역할을 합니다. 일반적인 프로세스는 다음과 같습니다:


4. 변화관리

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최상의 계약관리를 위한 라이프사이클과 ECM 시스템이 갖춰졌지만 한 가지가 더 남아있네요. 바로 변화관리입니다. 최적의 운영을 위해서는 직원들이 계약관리 업무의 라이프사이클을 정확히 이해하고 활용하는 능력이 필요하죠. 기업 상황에 따라 직원 소통 계획, 홍보와 기술 교육 일정, FAQ & 가이드 북 그리고 지원 센터 등의 변화관리 프로그램이 필요할 수 있습니다.



그런데 여기서 꼭 기억해야할 포인트가 있습니다. 계약관리 라이프사이클 기획과 구현 그리고 변화관리에 이르는 과정을 전체적으로 끌어갈 전담 팀(인원) 할당입니다. 이들이 일의 성공 가능성을 높이는 동력이고 변화관리 이후의 모니터링, 문제 해결 및 최적화를 이끌어야 하기 때문이죠.

5. 신뢰할 수 있는 파트너

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계약관리의 라이프사이클 구현을 위한 인력과 경험을 기업 자체적으로 갖고 있다면 이들이 프로젝트를 주도하는 것이 가장 깔끔하죠. 그러나, 상황이 허락하지 않는다면 신뢰할 수 있는 파트너와 같이 진행하는 것을 권고합니다. 문서중앙화 전문 기업인 ㈜메타넷디엘은 최적의 계약관리를 위한 업무 분석, 라이프사이클 수립 컨설팅, 검증된 SOLME ECM 솔루션 공급 그리고 변화관리까지 All-In-One 으로 제공합니다. 물론, 고객 필요에 따라 개별적으로 도입하는 것도 가능하죠.

체계적 라이프사이클 관리를 통한 계약관리 고도화는 금융 기업의 핵심 자산인 계약서의 안전한 보관과 활용, 이를 통한 업무 효율성 향상 그리고 계약서 관리에 뒤따르는 법/규제의 위험을 최소화하는 좋은 전략입니다. 지금 메타넷디엘과 상의해 보세요!


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