[제조업 제품 개발과 라이프사이클]

① 제조업의 핵심 활동인 제품 개발 과정(기획, 설계, 시제품 제작, 시범 생산, 예비 생산, 양산)에서 많은 문서가 생성되고 활용됨

② 개발 업무 효율성, 안전성 및 최고의 제품 개발이란 목표 달성을 위해서는 이들 문서의 체계적 라이프사이클 관리가 필요.

③ 라이프사이클 미비는 제품 개발 지연, 품질 저하, 비용 증가와 매출 손실 등을 초래

④ 회사 환경과 요구에 맞춘 라이프사이클 관리 체계를 도출하고 이를 검증된 ECM솔루션과 연계 운영할 때 제품 개발 업무의 생산성과 목표 달성 가능성이 증가

SOLME 모던워크

“고객 사례를 통해 본 문서 라이프사이클 관리”에서 ECM 솔루션을 효과적으로 운영하는 기업들이 중시하는 3가지 사항 - ▲사용자 편리성 ▲통합검색/버전관리 ▲중복 문서 제거 -을 위해서는 ‘문서 라이프사이클 관리’가 전제 조건이란 점을 설명했습니다. 꼼꼼한 지반 다지기가 튼튼한 건물의 필수 조건인 것과 같은 원리이죠. 이렇게 중요한 라이프사이클 관리를 주요 업무에 적용하는 방안을 정리하겠습니다.

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1. 제조업 제품 개발과 라이프사이클 관리 ▼

제조업의 핵심 활동인 제품 개발은 통상 6단계(기획, 설계, 시제품 제작, 시범 생산, 예비 생산, 양산)로 이뤄집니다. 이 과정에서 많은 문서가 필요하죠, 기획 단계의 제품 기획서부터 양산 단계의 제조 지시서 등 다양합니다. 다양한 문서가 이용되지만 ‘최고의 상품 개발’이란 목표는 같기 때문에 라이프사이클을 이용한 통합적 문서 생성, 이용과 관리가 이뤄져야 합니다. 이것이 개발 업무 효율성, 안전성과 최고의 제품 개발이란 목표 달성을 보장하기 때문이죠.

2. 라이프사이클 부재 시 문제점 ▼

여러 산업 중 가장 많은 시행 착오, 경험과 인사이트를 가진 제조업은 문서관리가 제대로 되지 않을 때의 문제점을 잘 이해하죠. 제품 개발 과정에서 만들어져 이용되는 문서의 라이프사이클 관리 부재 혹은 미비는 개발 지연과 품질 저하 등 문제로 이어진다는 것이 제조업의 오래된 경험이죠. 문제는 두 개 영역으로 나눌 수 있습니다:

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① 개발 과정의 문제

● 개발 지연: 문서 검색, 이용 어려움, 협업 저하 및 문서 중복 작업 등으로 개발 지연

● 품질 저하: 요구 사항, 설계, 데이터의 정확한 공유와 반영 실패로 인한 품질 저하 발생

● 비용 증가: 개발 지연, 품질 저하 및 재작업 등으로 개발 비용의 증가 초래

● 협업 저하: 팀, 관련자간 정보 공유가 어려워지고 이로 인한 협업 역량의 저하 초래

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② 비즈니스 문제

● Time To Market: 목표 시장에 대한 제품 출시 지연 혹은 출시 실패

● 기회 손실: 출시 지연/출시로 인한 매출 및 시장 점유율 하락 가능성

● 규제 준수 실패: 제품에 요구되는 규제 준수에 실패한 가능성 증가

● 법적 위험: 제품 오작동, 사고로 인한 법적 처벌 및 손해 배상 가능성

2018년 미국의 자동차 기업인 쉐보레는 ‘전복 시 화재 가능성’ 때문에 자사의 크루즈 모델 11만2천대를 리콜했습니다. 추후 조사에서 주요 원인으로 전기 시스템의 설계 결함이 발견되었죠. 그런데 설계 결함의 원인 중 하나로 설계 변경 문서의 관리 미비가 결함을 초래한 원인 중 하나로 지목되었습니다. 물론 쉐보레는 문서관리 시스템을 갖고 있었지만 라이프사이클 프로세스가 제대로 작동하지 않았던 것이죠. 11만대의 차량을 리콜하고 수리하는데 들어간 총 비용은 얼마일까요?

3. 라이프사이클을 이용한 제품 개발 고도화 ▼

제품 개발 과정에 체계적인 라이프사이클 관리 모델을 적용하면 제품 기획, 개발과 생산 과정의 효율을 높이고, 시장에서 성공 가능성이 높은 품질을 만들어 내는데 큰 도움이 됩니다. 이를 위한 (주)메타넷디엘이 사용하는 표준 방법을 정리해 보겠습니다:

다음의 방법으로 제품 개발에 필요한 문서들의 체계를 정리하는 작업이 우선입니다:

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① 필요 문서 정의: 요구사항 문서, 설계 문서, 시제품 보고서 등 제품 개발에 요구되는 문서를 정의합니다. 이들을 대상으로 승인, 보관과 폐기에 필요한 정책, 기준, 사용자 권한 등을 통합적으로 진행해 문서 관리, 보안 및 이용의 효율성을 얻을 수 있습니다.

② 문서 승인 정책: 정의된 문서들의 승인 절차, 검토자, 승인자 및 필요 권한 등을 정의합니다. 이를 통해 예기치 않은 문서(정보) 누락, 유출 및 손실을 방지하게 됩니다.

③ 문서 보관 정책: 승인된 문서의 보관 장소, 기간, 접근 인원과 방법 등을 정의하는 일이죠. 쉽고 빠른 문서 이용과 중복 작업 제거로 업무 효율을 높여줍니다.

④ 문서 검색 체계: 빠르고 정확한 문서 검색을 위한 문서 등록, 색인 및 분류 체계를 만드는 일입니다. 사용자 편리성과 업무 효율 보장이란 측면에서 매우 중요합니다.

⑤ 문서 폐기 정책: 용도가 다했거나 기간 만료된 문서의 폐기 기준을 정하는 일이죠. 폐기 정책은 문서 유출 사고 및 불필요한 스토리지 비용 증가를 방지하는 효과도 제공합니다.

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① 기획: 시장 조사, 경쟁사 분석, 고객 요구 분석서, 개발 목표, 상품 기획서, 개발 스펙 등

② 설계 검토: 요구 사항 분석서, 설계도, 설계변경/승인 요청서, 검증 계획서 등

③ 시제품 제작: 설계서, 제조 가이드, 품질관리 문서, 규제 가이드, 테스트 계획/변경서 등

④ 시범 생산: 시제품 제작 단계 문서 + 시범생산 계획서, 변경 요청서 등

⑤ 예비 생산: 시제품 생산 + 시범 생산 + 제품 개발 절차서, 개발 일정표 및 예산서 등

⑥ 양산: 제품 규격서, 제조 가이드, 제조공정/품질 관리 계획서, 작업 지침서, 품질 검사 등

위는 전문가를 통해 여러분 회사의 환경과 요건에 맞춘 컨설팅이 필요한 일이죠. 그 후에 컨설팅 결과를 SOLME 같이 검증된 ECM솔루션을 이용해 실행하는 작업이 필요합니다:

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① ECM에 라이프사이클 정책 반영: 위 내용을 정확하게 실행해 줄 ECM솔루션이 필요합니다. 사람에 의한 수작업도 가능하지만 효율이 없다는 것은 여러분이 잘 아실 겁니다.

② 이력(버전) 관리: 개발 과정이 진행되면서 수많은 문서가 변경되죠. ECM이 모든 내용을 관리해야 합니다. 변경 이력이 제품 개발 활동, 문제와 솔루션을 담고 있기 때문이죠.

③ 문서 보안과 매체제어: 제품 개발 문서 대부분은 기밀 정보로 분류됩니다. 문서 유출을 원천적으로 차단하고 랜섬웨어 등 보안 위협을 막는 보안 체계를 확보해야 합니다.

④ 통합 검색: 필요한 시점에, 필요한 개발 문서를 이용할 수 있는 안정적이고 성능 좋은 통합 검색 기능을 제공해야 합니다.

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제조업의 핵심인 제품 개발의 생산성과 최고의 제품 개발이란 목표를 달성하는데 있어 체계적인 문서 라이프사이클은 큰 역할을 합니다. 효율적 문서 활용, 안전한 문서자산 보호와 사용자 편리성을 위한 선행 조건이기 때문입니다. 그리고 메타넷디엘이 강조하는 것처럼 기업의 비즈니스를 돕는 문서관리는 경험 많은 컨설팅과 검증된 ECM검증된 솔루션이 같이할 때 가능성이 더욱 커집니다.

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