SOLME모던워크

“고객 사례를 통해 본 사용자 관점의 ECM 고려 사항”에서 ECM을 잘 활용하는 기업들이 제시하는 ‘사용자 관점의 고려 사항’을 정리했죠. 고객들은 ▲사용자 편리성 ▲통합검색/버전관리 ▲중복 문서 제거 3가지를 우선적으로 손꼽았습니다. 문서중앙화 전문 기업 메타넷디엘은 여기에 하나를 더 얹고자 합니다. 바로 ‘문서 라이프 사이클 관리’이죠! 라이프사이클 관리는 통합검색, 중복 제거 등 사용자 중심의 ECM 구현을 위한 선행 조건이기 때문입니다.

1. 라이프사이클 가치 ▼

라이프사이클 관리는 문서 생성부터 폐기까지의 전 과정을 회사 정책과 기준에 따라 관리하는 것을 의미하고, 일반적으로 생성, 등록(관리), 저장, 보존, 이관 및 폐기 단계로 진행되죠. 라이프사이클 관리가 중요한 이유는 다음과 같습니다:

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① 정보자산 보호: 체계적인 라이프사이클 관리로 정보 자산을 안전하게 보호

② 법 및 규제 대응: 법적 대응과 규제 준수에 핵심인 문서를 가장 효율적으로 관리

③ 사용자 만족: 편리성, 이력관리 등 사용자 중심의 기능 지원으로 사용자 만족도 보장

④ 업무 생산성: 손쉬운 문서 검색, 이용과 공유로 직원들의 업무 시간 절약

⑤ 비용 절감: 안전한 문서보호와 이를 통한 유출 방지, 생산성 향상 등으로 비용 절감

라이프사이클 관리가 미비하다면 위 가치들이 어느 순간 위험 요소로 작동하죠. 회사 기밀문서의 유출이 빈번해지고, 개인정보보호법 같은 규제에 제대로 대응하지 못하는 상황이 늘어납니다. 동시에 직원들의 업무 생산성은 떨어지고 불만은 늘어나는 현상이 벌어집니다.

2. 라이프사이클 고려 사항 ▼

고객들이 중시하는 사용자 편리성, 통합검색, 이력제거 및 중복 제거를 위해서는 라이프사이클 관리가 요구됩니다. 즉, 문서 생성부터 폐기까지의 여정을 체계적으로 통제, 운영할 수 있을 때 효율적인 통합 검색과 중복 제거가 가능하기 때문이죠. 이를 위한 라이프사이클 고려 사항입니다:

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① 업무/사용자 요구 분석: 정보자산이 저장, 관리되는 장소, 방식과 직원들의 요구 사항 파악

② 문서 분류 체계: 업무 요건에 적합한 분류 체계를 정하는 단계로 복잡하지 않는 것이 중요

③ 문서 관리 체계: 문서 등록, 보관 정책을 정하는 단계로 너무 세분화되거나 비현실적 요건이 많으면 ECM 활용을 방해

④ 문서 보안 정책: 사용자 권한, 유출 방지 등 보안 체계를 정하는 단계로 너무 강화된 보안은 업무 효율을 저하시키는 문제 고려.

⑤ 문서 활용 방안: 업무 효율성과 보안성을 보장하는 문서 활용 및 협업 방안 정의.

⑥ 문서 폐기 방안: 폐기할 문서의 보안, 규제 준수 및 절차 등을 정의.

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3. 라이프사이클 구현 ▼

고려 사항을 하나씩 정리하면 여러분 회사에 적합한 라이프사이클이 모습을 드러내게 됩니다. 물론 여기가 최종 목적지가 아니죠. 아래 라이프사이클 프로세스에 따라 운영하면서 수정, 보완해 가는 작업이 필요합니다.

① 문서관리 컨설팅: 라이프사이클 고려 사항은 기업 스스로 도출할 수 있지만 결코 쉬운 작업은 아니죠. 문서중앙화에 대한 전문성과 경험이 요구되는 일이기 때문에 메타넷디엘 같은 전문 기업과 함께 진행하는 것도 좋은 선택입니다. 시행 착오를 최소화하고 완성도 높은 ECM 시스템을 확보하고 장기적인 ECM 로드맵까지 확보할 수 있는 장점을 갖습니다.

② 문서 수집 & 분류: 전사 정보자산을 수집하고 컨설팅 결과를 토대로 문서를 분류하는 단계입니다. 문서명, 작성자 같은 기본 정보를 등록할 수 있으며, 쉽고 빠르게 문서를 검색하고 이용할 수 있게 만드는 것이 주요 목표입니다.

③ 권한 관리: 기밀 수준에 따라 문서 등급을 정하고, 역할에 따라 사용자 권한을 할당하는 단계입니다. 업무 효율성, 사용자 편리성과 직결되는 보안 수준 그리고 인력 변동(퇴사, 부서 변경 등)에 대한 모니터링과 변경 관리 방안을 같이 고려해야 합니다.

④ 등록 & 저장: 문서를 ECM(문서중앙화)에 등록하고 저장하는 단계입니다. 손쉽게 문서를 등록하는 메커니즘, 안전한 문서 저장과 빈틈없는 이력 관리가 가능해야 합니다. 장애 발생에 대비한 이중화 & 백업 등을 시스템 차원에서 고려해야 합니다.

⑤ 활용 및 공유: 정보의 원활한 활용과 공유는 문서중앙화의 중요 목표이죠. 이를 위해 쉽고 빠르게 정보를 검색하고, 동료와 효과적으로 협업할 수 있는 다양한 채널을 제공해야 합니다.

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4. SOLME ECM 라이프사이클 ▼

제조, 건설, 금융 등 많은 고객사에서 활용되는 SOLME ECM 솔루션은 아래와 같은 방법으로 고객 맞춤형 라이프사이클을 지원합니다:

① 변화관리까지 포함한 문서관리 컨설팅

② Default 설정을 이용한 손쉬운 문서등록

③ Microsoft 365 등 연계한 다양한 협업 보장

④ 자동 check in & out으로 모든 이벤트 이력 관리

⑤ 현황 및 결과 분석 (대시보드)

성공적으로 ECM 솔루션을 도입, 활용하는 고객들은 문서 라이프사이클 체계를 먼저 확보했다는 공통점을 갖습니다. 라이프사이클 체계가 정보자산의 활용, 관리, 보안 그리고 사용자 편리성을 보장하는 출발점이기 때문이죠. 메타넷디엘 같은 전문성과 경험을 가진 파트너와 협력하는 것이 중요한 이유입니다.