▶ 조직적 접근

● 변화관리 컨설팅: ECM 필요성과 가치 확산, 맞춤형 도입 및 확산 로드맵 제시, 사용자 교육과 훈련 등으로 안정적 적용 지원.

2. 통합 검색 & 버전(이력) 관리 》

‘통합 검색’과 ‘이력(버전) 관리’도 ECM 솔루션을 잘 활용하는 고객들이 손꼽는 사항이죠. 문서를 빨리 정확히 찾을 수 있고, 이력 관리가 잘 되면 자연스럽게 ECM 이용이 늘어납니다.

중요성

통합 검색과 체계적 버전 관리는 ECM 활용 확대는 물론 신규 시스템 도입에 따른 사용자 반발을 줄이는데 큰 역할을 합니다. 반대로 이들이 미비하면 아래 문제들이 발생합니다:

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▶ 통합 검색

● 문서 검색 어려움: 원하는 문서 검색이 어렵고 시간이 오래 걸리는 문제 발생

● 업무/의사결정 지연: 문서 및 정보 검색 문제로 업무와 관련 의사결정이 지연

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▶ 버전 관리

● 중복 문서: 개인 PC, NAS, 파일 서버 등에 다수의 중복 문서가 존재

● 문서 이력 관리: 문서의 변경 내용 추적이 어렵고 문서 중복으로 관리 부담 증가

● 중복 작업: 문서관리 체계 미비로 직원들의 중복 작업이 수시로 발생

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▶ 공통 사항

● 업무 생산성 저하: 검색 어려움, 중복 작업으로 인한 시간과 비용 증가

● 문서 유출 및 손실: 문서관리 미비로 문서 유출과 손실 가능성 증가

솔루션

SOLME ECM 솔루션은 효율적인 통합 검색과 체계적 버전 관리를 위해 다음 방법을 이용합니다:

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▶ 통합 검색

● 검증된 엔진: 대기업, 중견기업 등 많은 고객사에게 검증된 ‘통합 검색’ 엔진 이용

● 다양한 검색 방식: 사용자가 익숙한 웹 및 파일 탐색기 방식의 검색 기능 제공

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▶ 버전관리

● 버전관리 체계 도출: 사전 컨설팅을 통한 맞춤형 버전관리 정책과 체계 도출

● 자동화: 문서 변경 시 자동 check in-out으로 모든 변경 사항 관리 및 추적

● One view: 모든 버전을 관리하지만 최신 버전의 파일만 검색 및 보기 제공

3. 중복 문서 제거 》

메타넷디엘이 수행한 문서중앙화 프로젝트를 분석해 보면 기업 문서자산의 약 30~40%가 중복된 것으로 파악됩니다. 한 대기업 그룹사의 경우 160TB에 달하던 문서가 중복 제거 후 110TB로 31%나 줄었습니다. 중복 제거만 잘해도 다양한 효과를 얻을 수 있습니다: