SOLME 모던워크

새로운 IT 시스템을 도입하는 것은 상당히 큰 일입니다. 챙겨야 할 일도 한 두 가지고 아니죠. 도입 전에는 필요성 검토, 내부 품의, 제품 검토 및 선정에 많은 노력이 들어갑니다. 선정 후에는 본격적으로 일복이 터지죠. 개발, 구축, 테스트, 설치와 교육이 쉼없이 이어집니다. 이후에도 현업 사용자 대상의 변화관리, 시스템 운영과 관리 등이 줄지어 기다리고 있습니다.

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그런데 IT 시스템 도입을 책임지는 IT팀의 고민 거리가 하나 더 늘었죠. 전통적인 온프레미스 방식으로 구성할 건지, 빠르게 확산되는 클라우드로 갈 건지, 아니면 두 방식을 섞은 하이브리드로 할지에 대한 고민입니다. 각 방식마다 장단점이 있고 회사 환경과 업무 요건을 고려해야 하기 때문에 쉬운 결정이 아니죠. 이는 ECM(Enterprise Content Management) 솔루션을 도입할 때도 공히 적용됩니다. 일례로 Microsoft 365와 최고 단짝인 SOLME 모던워크도 세 가지 방식을 모두 지원하기 때문에 고객이 한 번은 거쳐야 하는 과정이죠. 그래서 오늘은 ‘온프레미스 vs. 클라우드 ECM 솔루션 구축 방법’을 비교해 보겠습니다.

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온프레미스(On-Premise) ECM 솔루션

온프레미스 ECM 솔루션은 회사 내부의 데이터 센터에 시스템을 구축해 운영하는 방식을 의미하죠. 전통적인 방법으로 ECM SW, 서버, 네트워크 및 운영을 회사의 IT 팀이 책임지는 구조입니다.

장점

데이터 통제와 보안과 커스터마이징 등이 온프레미스의 장점으로 꼽힙니다. 하지만 관점을 바꾸면 장점이 단점으로 보이기도 합니다. 커스터마이징이 대표적이죠. 회사 요건에 맞추는 매력은 있지만 이를 위한 개발 비용, 시간과 업그레이드의 어려움을 생각하면 단점이죠.

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① 데이터 통제와 보안: 온프레미스 ECM은 정보자산에 대한 통제력이 높습니다. 회사가 100% 통제하는 보안 정책과 체계, 암호화, 접근 통제를 통해 높은 수준의 보안과 규정 준수 체계를 확보할 수 있습니다. 단, 기업이 이런 보안 역량을 갖춰야 한다는 전제가 필요하죠.

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② 커스터마이징: 온프레미스 방식을 선택하면 기업의 업무 요건에 맞춰 맞춤형 시스템(커스터마이징)을 할 수 있습니다. 정보자산의 이용과 관리 방법이 회사마다 다를 수 있기 때문에 커스터마이징은 중요한 차별점이 될 수 있습니다.

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③ 속도와 성능: 온프레미스 시스템은 일반적으로 대용량 파일과 데이터 처리 작업 시 높은 성능을 제공합니다. 많은 기업의 네트워크가 Gigabit으로 올라간 반면 인터넷은 속도 제약이 있기 때문이죠. 빠른 데이터 검색과 처리가 중요한 기업에게는 아주 중요한 사항입니다.

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④ 규제 및 법적 요건: 대부분 국가가 자국의 금융, 의료 및 방위산업 기업들이 자국 혹은 특정 지역에만 데이터를 저장하고 관리할 수 있도록 규제하고 있습니다. 이런 규제를 지켜야 하는 기업에게는 온프레미스 시스템이 적합합니다.

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단점

① 초기 투자: 온프레미스 솔루션을 선택하면 HW, SW 및 IT 인프라 구축에 상당한 선투자가 필요합니다. ECM 업체가 솔루션 구축을 담당하지만 회사 차원에서 프로젝트 관리, 감독을 위한 인력도 꽤 필요합니다. 중소기업에게는 부담이 될 수 있는 요소이죠.

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② 유지보수 & 업그레이드: ECM 솔루션 활용을 위해서는 유지보수가 꼭 필요하죠. 또, 일정 시간이 흐르면 업그레이드가 필요한 상황이 늘어납니다. 시스템 업그레이드는 일정 기간마다 찾아오는 비용과 노력이 많이 드는 숙제입니다.

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③ 확장성: ECM 솔루션이 활성화되면 데이터, 업무와 사용자가 늘고 그에 따라 시스템 확장이 필요하게 됩니다. 이 작업은 어렵기도 하고 시간과 비용도 많이 듭니다. 좋은 방법은 초기 구축 시에 향후 확장을 고려해 시스템을 만드는 거지만 현실적으로 잘 안되죠.

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④ 지역적 제약: 온프레미스 ECM 솔루션은 기업 데이터센터 한 곳에서만 운영될 가능성이 높기 때문에 원격 지역에서의 접근, 협업 및 자연 재해와 같은 상황에 취약할 수 있습니다.

클라우드 ECM 솔루션

클라우드 환경에서 데이터 저장, 관리, 이용과 공유가 가능한 클라우드 ECM 솔루션은 정보자산의 유연하고 확장성 있는 활용 및 관리를 찾는 기업들이 늘면서 많은 인기를 얻고 있습니다.

장점

① 확장성과 유연성: 클라우드 ECM은 사용자 및 업무 증가에 대응한 확장이 쉽습니다. 몇 번의 클릭만으로 수요 변화에 맞춰 실시간으로 스토리지 및 컴퓨터 용량을 조정할 수 있죠. 급하게 하드웨어를 구매하고 밤새워 설치하는 고생은 옛말이 됩니다.

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② 최소 선투자와 비용 통제: 클라우드를 선택하면 시스템 구축을 위한 초기 선투자가 필요 없습니다. 매월 혹은 연단위로 사용하는 서비스에 대한 비용만 지불하기 때문에 기업의 예산 운영과 현금 흐름에 많은 여유가 생기죠. 물론 비용 통제도 휠씬 쉬워집니다.

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③ 접근성과 원격지 협업: 클라우드 ECM은 사용자가 언제, 어디서나 접근하고 협업할 수 있습니다. 지역적으로 많이 분산돼 있거나 다른 기업과 협업이 필요할 때 더욱 필요합니다.

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④ 업데이트와 유지보수: 공급 업체가 SW 업데이트, 패치와 유지보수를 책임지기 때문에 기업의 부담이 없습니다. 이렇게 절약한 자원은 더 중요한 업무로 전환할 수 있습니다.

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⑤ 빠른 도입과 활용: 클라우드 솔루션은 짧으면 몇 시간, 길어도 며칠 내에 구축해 사용할 수 있습니다. 온프레미스와 비교하면 엄청난 시간적 혜택을 볼 수 있죠. 만약 구축 기간 3개월을 절약하고 그 기간 동안 활용했다면 그에 따른 경제적 가치는 얼마나 될까요?

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⑥ 장애복구 및 데이터 이중화: 업체가 재해 복구 및 데이터 이중화 체계를 기본으로 제공하는 경우가 많기 때문에 시스템 장애, 데이터 손실과 자연 재해에 안정적으로 대응할 수 있습니다. (장애복구 및 데이터 이중화는 유료 서비스일 수 있습니다)

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단점

① 데이터 보안 및 통제: 클라우드 기업들은 완벽한 데이터 보안과 통제를 주장하지만, 데이터 보안 및 규정 이슈는 언제든 발생할 수 있습니다. 금융 및 의료산업 같이 정부 정책으로 기밀 정보의 외부 저장이 허용되지 않는 산업도 여기에 해당됩니다. 하지만, 클라우드 업체의 보안 수준과 자사의 수준을 비교해 보는 것이 우선해야 합니다.

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② 인터넷 의존도: 클라우드 솔루션은 안정적인 인터넷 연결이 필요합니다. 인터넷 연결이 끊어지면 바로 업무 중단으로 이어질 수 있기 때문이죠.

③ 장기 비용 구조: 초기 비용은 클라우드 솔루션이 휠씬 낮지만, 시간이 지나면서 누적 비용이 온프레미스 솔루션 비용을 초과할 수 있습니다. 하지만, 비용 문제는 총액 뿐 아니라 회사의 재무 전략, 예산 집행 방식 및 현금 흐름 등과 연계해서 검토하는 것이 좋습니다.

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④ 데이터 위치와 규제: 클라우드 업체는 데이터를 여러 지역에 분산 저장하는 경우가 많습니다. 기업에 따라 데이터 주권 및 데이터 보호 규제와 관련될 수 있으니 검토가 필요합니다.

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⑤ 커스터마이징: 커스터마이징은 클라우드의 가장 큰 취약점이죠. 즉, 클라우드를 선택한다는 것은 업체가 제공하는 표준화된 업무 구조와 프로세스를 이용한다는 결정으로 해석해야 합니다. 이에 대한 합의가 없다면 클라우드는 선택에서 제외하는 것이 맞습니다.

온프레미스 vs. 클라우드 비교