약 3억 명이 사용하는 협업 플랫폼인 Microsoft 365와 검증된 ECM 솔루션의 통합 운영은 다양한 가치를 제공합니다. GE, 지멘스 등 실제 사용 기업들은 ▲업무 생산성 ▲협업 고도화 ▲문서보안 강화 ▲컴플라이언스(규제) 대응력 ▲비용 절감을 핵심 가치로 꼽습니다. 앞선 “고객이 전하는 Microsoft 365 & ECM 통합 운영의 가치” 포스트에서 이 내용을 다루었죠. Microsoft 365와 ECM 솔루션의 통합이 확실한 효과를 가져오지만 구현 과정에 많은 노력과 공을 들여야 하는 것도 현실입니다. 그래서 오늘은 두 플랫폼의 성공적 통합 방법을 정리해 보겠습니다.

Microsoft 365 & ECM 솔루션 통합

메타넷디엘은 두 플랫폼의 안정적 통합과 효율적 운영을 위해서는 5단계 과정을 제안합니다 (구현 단계는 기업 환경과 목표에 따라 다를 수 있습니다). 5단계는 ▲분석 ▲업체 선정 ▲프로젝트 수행 ▲변화관리 & 지원 ▲최적화로 구성됩니다.

1) 분석 단계

분석 단계에서는 비즈니스 목표 설정과 사용자 그룹의 요구 분석 작업이 필요합니다.

①    비즈니스 목표 설정: Microsoft 365와 ECM 솔루션을 통합하는 목표를 설정하는 일입니다. 회사 구성원들의 협업 수준 향상, 기밀문서 유출 제로화 혹은 업무 프로세스 개선 등을 두 플랫폼의 통합 목표로 정할 수 있습니다

②    요구 분석: 두 플랫폼 통합에 영향을 받는 사용자, 부서 및 업무의 요구 사항 파악을 위한 작업입니다. 이때 플랫폼 통합으로 해결 가능한 문제도 같이 파악하죠. 요구 분석에 포함할 수 있는 주요 항목들은 다음과 같습니다: 기존 문서관리 방법 및 주요 이슈, 구성원간 소통 및 협업 이슈와 요구 사항, 문서자산/데이터 관련 보안 및 규제 이슈, 업무 프로세스 병목 현상과 생산성 이슈 등입니다.

2) 업체 선정

분석이 완료되면 두 플랫폼의 통합을 책임질 업체 선정에 들어갑니다. 경험이 많은 고객일수록 업체 선정을 가장 중요한 일로 인식하는 비율이 높죠. 선정 기준으로는 3가지 정도를 제시할 수 있습니다.

①    호환성 & 통합: 우선 검토할 항목은 업체의 ECM 솔루션이 M365와 얼마나 잘 호환되고 유연하게 통합되는지 여부입니다. 두 플랫폼 사이에 수 많은 데이터가 공유되고 업무가 연계되기 때문에 아주 중요한 포인트입니다.

②    확장성: 초기에는 M365만 통합되지만 시간이 지나면서 사내 그룹웨어, ERP 및 CRM 등 연계할 시스템이 늘어날 가능성이 높습니다. 현시점의 확장성 뿐 아니라 향후 추가될 시스템을 안정적으로 수용할 수 있는 확장성도 매우 중요합니다.

③    업체 역량과 서비스 범위: 업체의 역량과 서비스 범위도 꼭 확인해야합니다. M365와 ECM솔루션의 통합은 단순한 IT 시스템의 연계를 넘어서 기업의 문서자산 운영, 관리 체계, 보안과 규제 준수 및 사용자 지원 그리고 최적화를 포함합니다. 따라서, 기술적 역량과 더불어 프로젝트 수행 경험과 변화관리 역량을 같이 검토해야 합니다.

3) 프로젝트 수행

선정된 업체와 본격 작업에 들어가는 것이 세 번째입니다. 주요 항목은 문서 관리 체계 설정, 데이터 이전, 보안과 규제 적용, 통합 검색 구현 및 테스트와 파일럿 프로젝트 등입니다.

①    데이터 평가 및 매핑: 기존 문서자산과 데이터 체계와 환경을 분석하고 이를 토대로 ECM 솔루션으로 이전할 문서 종류, 범위와 규모를 산정하게 됩니다. 이후에 데이터 이전에 필요한 메타데이터와 문서 관계를 포함한 데이터 매핑 계획을 상세하게 만듭니다.

②    보안 & 규제: 문서자산을 보호하고 권한을 가진 사용자만 필요 자원에 접근할 수 있도록 세부적 권한 설정과 접근 제어를 설정합니다. 또한, ECM 솔루션의 컴플라이언스 기능을 이용해 기업이 준수해야 할 개인정보보호 및 e-Discovery 같은 규제와 내부 통제 체계를 구현합니다.

③    통합 검색: M365를 비롯한 다양한 공간에 산재한 문서자산을 한 번의 검색으로 찾고 활용할 수 있는 검색 기능을 의미합니다. 통합 검색은 직원들의 업무 생산성 향상, 문서자산의 공유와 활용 확대 그리고 중복 작업에 방지를 위해 필요합니다.

④    테스팅 환경 & 파일럿: 데이터 이전, 접근 제어, 협업 및 업무 플로우를 테스트할 수 있는 환경을 만들고 이 환경에서 관련 인원, 부서가 참여하는 파일럿 프로젝트를 진행합니다. 파일럿 결과를 토대로 수정, 보완 및 최적화 작업을 수행하고 시스템 오픈 여부를 결정합니다.

4) 변화 관리 & 지원

순서로는 프로젝트 수행 다음에 나오지만 프로젝트 초기 단계부터 같이 기획, 추진해야 할 일이 변화 관리입니다. 기술적으로 성공했지만 끝내 정착되지 못하고 사라진 많은 시스템은 ‘변화관리’ 부재 혹은 실패라는 공통점을 갖고 있죠.

①    변화관리: 프로젝트 초기부터 촘촘한 변화관리 전략과 프로그램을 시행해 새로운 환경에 대한 현업 사용자의 우려와 저항을 줄이고 쉽게 옮겨갈 수 있도록 지원해야 합니다.

②    교육 & 훈련: 교육과 훈련은 성공적 변화관리를 위한 핵심이죠. 그런데 변화관리 관점의 교육은 새 시스템의 필요성과 가치, 사용자 인식 변화에 더 큰 비중을 둡니다. 이런 변화가 선행했을 때 제품 교육에 대한 효과를 얻을 수 있다는 것이 잘 증명되었기 때문이죠.

③    기술 지원: “구슬이 서말이라도 꿰어야 보배!”라는 속담이 있죠. 사용자 인식과 태도가 변해도 현장에서 제대로 쓰지 못하면 직원들은 외면합니다.

④    그리고 지속적인 의사소통

5) 최적화

이것 저것 고려하고 꼼꼼히 챙겼더라도 부족한 부분이나 바꿔야 할 사항들은 분명히 나오죠. 이를 위해 최적화가 필요합니다. 이 과정이 지속될 수 있다면 일정 기간 이후에 많은 예산과 인력이 투입되는 ‘OO 개선’이나 ‘고도화’ 프로젝트의 필요성이 크게 줄어듭니다.

①    모니터링: M365와 ECM 솔루션이 통합된 시스템의 성능, 이용 현황 및 기술 지원 내역을 주기적으로 모니터링, 분석하여 문제를 찾아내고 해결하는 과정입니다.

②    최적화: 통합 시스템을 이용하는 사용자 그룹 및 부서의 피드백 수집, 협업과 업무 흐름에 미치는 영향을 평가, 분석하고 지속적으로 개선하는 과정입니다. 최적화 로드맵과 수행 방법도 업체 경혐과 역량에 따라 많이 달라지는 항목 중 하나입니다.

위에 정리한 단계를 차분히 진행하면 여러분의 회사도 성공적으로 Microsoft 365와 ECM 통합할 수 있습니다. 두 플랫폼의 통합 운영은 ▲업무 생산성 ▲협업 고도화 ▲문서보안 강화 ▲컴플라이언스(규제) 대응력 ▲비용 절감 효과를 제공합니다. 이것이 GE, 지멘스와 월마트 같은 리더 기업들이 한 목소리로 이야기하는 내용입니다. Microsoft 365와 ECM 솔루션 전문 기업인 메타넷디엘과 같이하면 손쉽게 구현할 수 있습니다!

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