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“Microsoft 365 & ECM 통합 활용 사례” 포스트를 통해 Microsoft 365와 ECM 솔루션 통합 운운용으로 전사 통합 문서관리, 각국의 규제 준수 및 협업 이슈를 해결한 글로벌 유통 기업 사례를 공유했죠. GE, 지멘스, 월마트 등 동일한 선택을 하는 기업들이 계속 늘어나고 있습니다. 물론 국내에서도 하나의 큰 흐름이 되었습니다. 국내외 리더 기업들이 움직일 때는 분명한 이유가 있죠! 그래서 오늘의 주제는 마이크로소프트 365 사용 기업이 ECM 솔루션 통합 운영으로 얻는 비즈니스 가치입니다. 실제 운영 기업들이 공유한 내용을 중심으로 정리했습니다.

통합의 비즈니스 가치

마이크로소프트 365와 ECM 솔루션의 통합은 기업의 업무 생산성과 디지털 전환 속도를 높이는 동력입니다. 두 플랫폼을 통합 운영하는 기업들은 ▲전사 차원 문서중앙화 ▲협업 고도화 ▲규제 대응력 ▲문서보안 강화 ▲비용 절감 5가지를 구체적 가치로 제시합니다.

1) 업무 생산성

문서중앙화는 글자 그대로 기업의 정보와 문서를 단일 공간에 저장하고 및 관리한다는 뜻이죠. 문서 자산의 중앙화를 구현한 기업들은 분산 환경에 비해 문서 분류, 구성, 검색과 접근 및 권한 관리가 쉽고 체계적이 된다는 장점을 이야기합니다. 또한, 문서가 여러 곳에 분산되었을 때 발생하는 자료 중복, 유실 및 보안 위험을 최소화하고 스토리지 비용을 줄여주는 것도 주요 효과로 꼽습니다. 이를 정리해 보면 문서중앙화는 쉽고 체계적인 문서관리, 이용, 공유로 업무 생산성을 끌어올리죠. 더불어, 문서 자산 이용에 항상 따라붙는 보안 위험과 이중 작업을 최소화해줍니다.

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Microsoft 사례에 의하면 GE는 두 플랫폼의 통합을 통한 문서중앙화로 효율적 문서 관리, 검색 및 손쉬운 접근과 공유로 직원들의 업무 생산성을 15% 정도 높였다고 합니다. 또 다른 글로벌 제조 기업인 지멘스는 약 10% 정도의 업무 생산성 향상 효과를 얻었습니다.

2) 협업 고도화

전문가들은 다양한 커뮤니케이션 도구, 문서 공유와 편집, 프로젝트(업무) 관리 도구, 스토리지, 접근/권한 관리 그리고 워크플로 자동화 등을 체계적 협업의 조건으로 제시하죠. 설계 시점부터 효율적 협업을 목표로 개발된 Microsoft 365는 MS팀즈, 셰어포인트와 원드라이브 등 여러 툴을 이용해 원활한 의사소통과 문서 기반의 협업 서비스를 보장합니다. 하지만, 문서가 Microsoft 365가 아닌 대외 시스템에 저장되어 있는 환경에서는 협업 효율이 떨어지는 구조적 단점을 갖습니다. 대외 시스템에 저장된 문서의 통합 검색, 버전 관리, 권한 제어 및 보안 설정 등이 매우 제한적이거나 없기 때문이죠. 또한, 기업이 운영하는 전자결재 같은 기존 워크플로를 연동하는 데 있어 어려움이 많습니다.

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ECM 솔루션 도입으로 Microsoft 365 단독 사용의 취약점을 해결했다는 것이 기업들의 경험입니다. GE는 CRM 시스템 및 부서별로 운영하던 수 백 개 셰어포인트 팀 사이트의 통합 운영으로 문서 기반의 협업 수준을 높였고, 지멘스는 개별적으로 문서 자산을 관리하던 25개의 시스템을 통합해 협업 워크플로를 단순화했습니다.

3) 컴플라이언스(규제) 대응력

Microsoft 365와 ECM 솔루션을 함께 운영하는 고객들을 살펴보면 여러 지역에서 사업을 하는 글로벌 기업 비중이 높습니다. 이유는 간단합니다. “Microsoft 365 & ECM 통합 활용 사례”의 유통 기업 사례처럼 기업이 다루는 정보에 대한 규제가 강화되고 국가마다 세부 내용과 강도가 다르기 때문이죠. 예를 들어, 한국과 미국 모두 개인정보보호법이 있지만 내용은 다릅니다. 따라서 GE, 지멘스 및 월마트 같은 글로벌 기업조차도 자체적으로 수많은 규제에 대응하는 것은 너무 어렵습니다. 규제 대응에 필요한 전문성, 시간과 비용이 엄청나기 때문입니다. 기업 규모에 관계없이 플랫폼이나 솔루션을 활용에 규제에 대응하는 이유입니다.

기업은 두 플랫폼의 통합 운영으로 개인정보보호법을 비롯한 각종 규제와 유럽연합 General Data Protection Regulation(GDPR), 미국 Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) 같은 해외 규제 및 글로벌 표준으로 대우받는 Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) 및 ISO 27001 등에 효과적으로 대응할 수 있습니다. 기업의 디지털 전환이 빨라지고 이에 따라 온라인 위협이 급증하는 상황을 고려할 때 규제 종류와 범위는 계속 확대될 겁니다. 그리고 규제 대응력이 비즈니스 속도와 경쟁력을 구분하는 요소로 부상하고 있습니다. 이는 전 세계적인 현상이죠.

4) 문서보안 강화

작년에 극비 정보인 해군 잠수함 설계도가 유출되는 사고가 발생했죠. 협력 업체 직원들이 79억을 받고 USB로 설계도를 복사해 대만 업체에 넘긴 것이죠. 사고 후에 관련자를 구속하고 추징금 회수에 급하게 나섰지만 한국형 잠수함의 유수분리 장치, 배터리 고정 기술 등이 경쟁사로 넘어간 후였습니다. 만약, PC 매체 제어 기능이 적용되어 원천적으로 파일 복제가 불가능했다면 어땠을까요? 21년에도 첫 국산 전투기 KF-21보라매 설계도가 유출되는 사고가 발생했죠. 다행히 파일이 암호화되어 실제 정보 유출로는 이어지지 않은 것으로 판단됩니다. 하지만, 핵심 문서 자산의 유출 방지를 위한 PC 매체 제어가 적용되어 있었다면 이런 사고는 아예 일어나지 않았을 겁니다. 보안 전문성과 인력이 부족한 중소기업에서는 유출 사고가 휠씬 더 많을 것으로 전문가들은 분석합니다.

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Microsoft 365에는 암호화, 접근 제어와 감사 기능 같은 다양한 보안이 적용되어 뛰어난 문서 보안을 제공합니다. 그런데 ERP, 그룹웨어 등 대외 시스템까지 포함한 문서 공유, 협업과 관리가 필요하면 취약점이 나타나죠. 이를 위해 Microsoft가 클라우드 기반 Azure Information Protection (AIP) 서비스를 제공하지만 높은 비용 구조, 제한된 호환성 및 성능 이슈로 채택이 쉽지 않습니다. 또한, 전사 차원의 문서중앙화와 분류, 접근 제어 및 권한 관리 등이 안 되어 있기 때문에 최적의 보안 구성을 하는데도 어려움이 많습니다. 이런 점들을 고려해 ECM 솔루션을 통합 운영한다는 것이 GE, 지멘스 등 고객들의 공통된 목소리입니다.

5) 비용 절감

비용 절감이라고 할 때 많은 이들이 인건비, 제품 구입가격 같은 직접적 비용을 생각합니다. 그러나 지금까지 설명한 문서중앙화, 통합 검색과 협업 효율화로 인한 직원들의 생산성 향상, 강력한 문서 보안을 통한 유출 방지 등 간접적 항목이 더 큰 비용 절감을 가져올 때가 많습니다. 직접비에 비해 파악이 쉽지 않고 금액으로 산정하기가 어려워 기업들이 안 하기 때문에 잘 안 보이는 것이죠.

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GE는 두 플랫폼의 통합 운영으로 직원들의 업무 생산성을 15%, 지멘스는 10%가 향상됐다고 발표했습니다. 두 기업 관점에서 15%, 10%의 생산성 향상을 금액으로 환산하면 얼마일까요? GE는 Microsoft 365와 ECM 솔루션 통합 운영에 따른 IT 인프라 통합과 운영비 절감, 컴플라이언스 대응력 강화 그리고 업무 생산성 향상으로 얻은 경제적 가치가 약 1억 5천만 달러라고 밝혔네요. 한화로 2천억 원에 가까운 엄청난 금액이지만 GE의 규모를 고려할 때 납득이 가죠. 지멘스는 약 1억 유로 (한화 약 1,400억 원) 정도의 가치를 얻었다고 합니다. 이런 데이터를 보면 리더 기업일수록 직접비 절감과 더불어 간접비 절감에 적극적인 이유를 이해할 수 있습니다. Microsoft 365와 ECM 솔루션의 통합 운영은 기업의 상시 목표 중 하나인 비용 절감을 달성하는 효과적 수단입니다. GE, 지멘스, 월마트 등이 그 사실을 잘 보여주고 있습니다.

Microsoft 365와 ECM 솔루션의 통합은 문서중앙화를 통한 업무 생산성 향상, 협업 고도화, 컴플라이언스 대응력 강화와 문서보안 강화 그리고 비용 절감까지 여러분이 기대했던 것보다 더 많은 가치를 제공합니다. 이 방법은 많은 기업에서 검증되었고 여러분 회사에 동일한 효과를 제공합니다. Microsoft 365를 이용하면서 어려움을 겪고 있다면 메타넷디엘이 도와 드리겠습니다!