[Microsoft 365와 ECM솔루션]

①    Microsoft 365와 ECM 솔루션 통합은 ▲문서중앙화 ▲문서통제와 보안 ▲문서 라이프사이클 ▲통합검색 등 효과를 제공

②    전사 통합 문서관리, 각국의 규제 준수 및 협업 이슈를 갖고 있던 글로벌 유통 기업은 Microsoft 365와 ECM 솔루션 통합을 통해 문제를 해결

③    두 솔루션의 통합으로 중앙화된 문서관리, 각국 규제에 대한 유연한 대응력, 협업 고도화 및 안전한 정보 공유 환경을 구현

④    목표 달성을 위해 검증된 ECM솔루션과 역량을 가진 공급사 선정에 많은 노력을 투입

클라우드 협업 플랫폼으로 많은 사랑을 받는 Microsoft 365를 도입한 기업들이 Enterprise Content Management (ECM) 솔루션을 같이 활용해야 할 이유를 ‘Microsoft 365에 ECM솔루션이 필요한 이유’에서 살펴보았죠. 같이 활용해야 할 이유로 메타넷디엘은 ▲문서중앙화 ▲문서통제와 보안 ▲문서 라이프사이클 ▲통합검색 ▲시스템 & 업무 프로세스 연동을 제시했습니다. 오늘은 글로벌 유통 기업 사례를 통해 Microsoft 365와 ECM 통합의 가치를 확인해 보겠습니다.

고객 프로파일

우리에게도 잘 알려진 이 글로벌 유통 기업은 건강 및 미용 관련한 다양한 제품을 다단계 방식으로 판매합니다. 세계 100여개 국가에서의 사업 운영, 만 명이 넘는 직원, 수 천개의 협력사와 백만 명에 이르는 판매 채널을 갖고 있습니다. 사업의 특성상 엄청난 규모의 문서를 관리해야 하고, 각국의 규정을 지키면서 협업 효율을 높여야 하는 숙제를 갖고 있었죠. 이를 위해 ECM 솔루션과 Microsoft 365를 통합 구현하는 전략을 선택했습니다.

주요 이슈

1) 전사 통합 문서관리: 이 기업은 제품 문서, 마케팅 자료 및 교육 자원을 부서별로 운영하면서 파일 서버, 교육관리시스템(LMS)과 마케팅자동화 솔루션 등 여러 시스템과 공간에서 관리했죠. 이로 인한 문서의 사일로 현상 심화로 업무 효율이 저하되고 비용이 늘어나는 문제가 발생했습니다.

2) 세계 각국의 규제 준수: 세계 수 천만 명의 고객 정보를 다루는 기업에게 개인정보보호 규제를 지키는 것은 필수 조건이죠. 특히, 매출 상위를 차지하는 미국 등 주요 국가의 개인정보보호 규제 강화와 빠르게 진화하는 보안 위협에 대응 가능한 체계에 대한 요구가 계속 증가했습니다.

3) 협업 및 정보 공유: 이 기업은 비즈니스 효율을 높이고 지속 성장할 수 있는 요소로 전세계 직원, 파트너와 세일즈 채널 간의 정보 공유와 긴밀한 협업을 꼽았습니다. 이에 따라 문서에 쉽고 안전하게 접근하고 협업할 수 있는 환경의 필요성이 크게 늘었습니다.  

Microsoft 365와 ECM 솔루션 통합

글로벌 사업 운영에 적합한 콘텐츠 관리, 각국 정부의 개인정보보호 규제 준수 및 효율적 협업 환경 구현을 위해 다음 방법으로 Microsoft 365와 ECM 솔루션의 통합 구현 작업을 진행했습니다:

1) 필요성 평가

가장 먼저 진행한 일은 컨텐츠 관리의 문제점과 현업 요구 사항 파악, 각국 정부의 규제 및 협업 관련 요구 사항 분석 그리고 평가 작업입니다. 이 평가 작업을 통해 Microsoft 365와 ECM 솔루션이 제공해야 하는 기능을 정리했습니다.

2) 업체 선정

다음으로는 1단계에서 도출한 결과를 토대로 업체 선정을 진행했습니다. 우선, Microsoft 365와 잘 통합되는 ECM 솔루션을 갖고 있어야 하고, 두 제품의 통합 운영, 관리와 활용 역량을 가진 업체라는 기준을 세웠죠. 즉, 위에 언급된 전사 차원의 통합 문서관리, 각국 정부의 규제 준수 및 효율적 협업 환경 구현 능력을 중점적으로 평가했습니다. 또한 아래 ▲마이그레이션 ▲보안 & 규제 ▲사용자 교육과 변화관리 능력도 주요 포인트였습니다.

3) 콘텐츠 마이그레이션

여러 시스템과 공간에 분산된 문서자산을 Microsoft 365와 ECM 솔루션으로 이전해 통합하는 데이터 마이그레이션이 다음으로 진행되었죠. 여기에는 자사에 최적화한 문서 분류, 통합 검색을 위한 데이터 정리, 매핑 및 메타데이터 태그 지정 등의 작업이 포함되었습니다. ECM 업체의 사전 컨설팅을 통한 데이터 이전 방법 정의, 업무 분석과 그에 따른 문서 분류 및 검색 구조 정의 등이 먼저 진행되었습니다. 

4) 보안 및 규제

다음 단계에서는 Microsoft 365과 ECM 솔루션을 이용한 보안 설정, 접근 제어, 권한 관리 및 규정 준수 정책과 프로세스 정리가 이뤄졌죠. 이를 통해 문서자산의 접근, 이용, 편집 및 삭제 등과 관련된 역할과 권한을 세부적으로 정리했습니다. 또, 늘어나는 보안 위협과 불법적 문서유출에 대비해 암호화 기능을 적용하고, 업무별 특성과 회사 규정을 충족하는 문서 보존 정책을 수립해 Microsoft 365와 ECM 솔루션에 반영했습니다.

5) 교육과 변화관리

전사 차원의 통합 콘텐츠 관리, 유연한 규제 대응과 효율적 협업 환경은 기술과 제품만으로 구현할 수 없죠. 아무리 좋은 시스템도 이용자들이 거부하면 실패하기 때문이죠. 이에 프로젝트 초기 단계부터 직원과 파트너 대상의 교육과 변화관리 프로그램을 병행했습니다. 사용자 인터뷰를 통해 필요한 교육 내용과 수준을 분석하고 그에 따른 교육 프로그램을 개발했죠. 교육도 오프라인 교육, 온라인 교육과 워크샵 등으로 다양하게 제공했습니다. 그리고 직원들의 심리적 거부감을 낮추기 위해 초기부터 홍보 작업에 집중하고, 통합 시스템이 가동된 이후에는 사용률 확대와 이용자 지원을 변화관리의 중점에 둔 것도 중요한 요소로 평가됩니다.

주요 효과

Microsoft 365와 ECM 솔루션 통합의 효과로 아래 네 가지를 제시할 수 있습니다:

l  중앙화된 문서관리: 전사 문서를 중앙집중화해 문서 분류, 접근 통제, 버전 및 수명관리 그리고 검색 기능을 크게 향상

l  유연한 규정 준수: 일관된 데이터 개인 정보 보호 조치, 보존 정책 및 액세스 제어를 구현하여 각국의 규정을 충족

l  협업 고도화: 직원, 파트너와 세일즈 채널이 Microsoft 365를 활용해 효율적으로 협업

l  안전한 정보 공유

Microsoft 365와 검증된 ECM 솔루션의 통합으로 기업이 누릴 수 있는 효과는 분명합니다. 이를 위해서는 솔루션 업체의 경험과 역량도 아주 중요합니다. 메타넷디엘과 SOLME 모던워크는 이를 위한 최상의 조합니다. 

Microsoft 365와 ECM 솔루션 통합

글로벌 사업 운영에 적합한 콘텐츠 관리, 각국 정부의 개인정보보호 규제 준수 및 효율적 협업 환경 구현을 위해 다음 방법으로 Microsoft 365와 ECM솔루션의 통합 구현 작업을 진행했습니다:

1) 필요성 평가

가장 먼저 진행한 일은 컨텐츠 관리의 문제점과 현업 요구 사항 파악, 각국 정부의 규제 및 협업 관련 요구 사항 분석 그리고 평가 작업입니다. 이 평가 작업을 통해 Microsoft 365와 ECM 솔루션이 제공해야 하는 기능을 정리했습니다.

2) 업체 선정

다음으로 1단계에서 도출된 결과를 토대로 업체 선정을 진행했습니다. 우선, Microsoft 365와 잘 통합되는 ECM 솔루션을 갖고 있어야 하고, 두 제품의 통합 운영, 관리와 활용 역량을 가진 업체라는 기준을 세웠죠. 위 언급된 전사 차원의 통합 문서관리, 각국 정부의 규제 준수 및 효율적 협업 환경 구현 능력을 중점으로 평가했습니다. 또한 아래 ▲마이그레이션 ▲보안 & 규제 ▲사용자 교육과 변화관리 능력을 주요 포인트였습니다.

3) 콘텐츠 마이그레이션

여러 시스템과 공간에 분산된 문서자산을 Microsoft 365와 ECM 솔루션으로 이전해 통합하는 데이터 마이그레이션이 다음으로 진행되었죠. 여기에는 자사에 최적화한 문서 분류, 통합 검색을 위한 데이터 정리, 매핑 및 메타데이터 태그 지정 등의 작업이 포함되었습니다. ECM 업체의 사전 컨설팅을 통한 데이터 이전 방법 정의, 업무 분석과 그에 따른 문서 분류 및 검색 구조 정의 등이 먼저 진행되었습니다.

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