[Microsoft 365와 ECM솔루션]

①    클라우드 컴퓨팅의 성능이 안정되고 투자가치가 확인되면서 기업들의 클라우드 도입 증가

②    기업의 협업 역량이 중요해지면서 Microsoft 365 등의 클라우드 협업 플랫폼 도입도 빠르게 증가하고 있으며 국내도 삼성전자, 현대자동차 등 많은 기업이 협업 툴로 활용

③    협업 최적화를 목표로 개발된 Microsoft 365는 ▲문서중앙화 ▲문서 통제와 보안 ▲문서 라이프사이클 ▲통합 검색 ▲시스템/업무 프로세스 연동에 있어 제약점을 가짐

④    SOLME모던워크 등의 중앙화된 ECM 솔루션을 이용해 Microsoft 365 문제를 해결하는 기업들이 꾸준히 증가

라우드 컴퓨팅의 성능과 보안 등에 대한 불안감이 해결되고 투자가치와 효율성에 대한 의문이 하나씩 해결되면서 기업들의 클라우드 도입이 가속화되고 있습니다. 하드웨어와 인프라만 이용하는 IaaS (Infrastructure As A Service)부터 바로 비즈니스에 이용 가능한 SaaS (Software As A Service)까지 모든 영역이 성장하고 있죠. 오랜 시간 우리를 괴롭힌 팬데믹도 클라우드가 팽창하는 동력이 되었죠. 팬데믹으로 재택/원격 근무가 활성화되면서 시스템 개발의 어려움없이 이용할 수 있다는 장점이 부각되면서 빠르게 확산했습니다.

이런 흐름과 더불어 기업 내부 및 협력사와의 긴밀한 소통, 정보 공유와 협력의 중요성이 커지면서 클라우드 협업 서비스 수요도 급증했습니다. 아마도 Microsoft 365 (구. Office 365)가 상황 변화의 덕을 가장 많이 본 서비스일 겁니다. 물론, 지식근로자 누구나 사용하는 오피스 제품, 아웃룩 이메일 클라이언트, 원드라이브 클라우드 스토리지 서비스를 함께 이용할 수 있는 제품 전략도 큰 역할을 했을 겁니다. M365는 액티브 사용자 기준으로 3억명(23년 1월 기준)을 확보했고 국내도 삼성전자, 현대자동차, GS칼텍스와 SK텔레콤 많은 기업들의 협업 플랫폼으로 자리 잡았죠.

그런데 M365 도입으로 소통과 협업이 활성화되면 문서자산이 빠르게 증가합니다. 그리고 문서자산이 일정 수준을 넘어서면 전사차원의 운영, 관리와 활용 문제가 불거지기 시작하죠. 이 문제는 SOLME모던워크 같은 중앙화된 ECM 솔루션을 통해 효과적으로 해결할 수 있죠. 오늘은 M365 이용 기업이 ECM 솔루션을 검토해야 하는 이유를 정리했습니다.

Microsoft 365과 ECM 솔루션

Microsoft 365를 이용하는 기업이 ECM솔루션을 고려해야 하는 이유로는 ▲문서중앙화 ▲문서 통제와 보안 ▲문서 라이프사이클 ▲통합 검색 ▲시스템/업무 프로세스 연동을 꼽을 수 있습니다.

1) 문서중앙화

Microsoft 365는 가장 잘 나가는 협업 플랫폼답게 다양한 방법으로 협업하고, 문서를 만들 수 있는 도구와 환경을 제공합니다. 또, 많은 3^rd 파티 앱, 시스템과 쉽게 연동되는 장점도 제공합니다. 하지만 기업이 M365과 연동된 3^rd 파티 앱의 문서자산을 통합 관리하는 기능은 매우 제한적이죠. M365 관점에서는 당연할 수 있지만 전사차원의 통합 문서 관리와 운영을 원하는 기업 입장에서는 아쉬운 일이죠.

ECM 솔루션이 필요한 첫 번째 이유는 여기에 있습니다. M365와 통합된 ECM 솔루션을 이용해 기업이 원하는 전사 차원의 문서자산 분류, 관리, 통합 검색 및 활용 체계를 구현할 수 있습니다. 현대모비스가 문서중앙화 솔루션 도입 후 문서 작성 시간이 평균 4.1일에서 3.6일로 13% 줄었다는 결과를 내놓을 수 있었던 배경이죠. 한 전문 기관은 체계적 문서중앙화가 이뤄지면 정보와 문서 관리에 투입되던 노력과 비용이 약 20~30% 줄어든다는 분석 보고서를 발표하기도 했습니다.

2. 문서 통제와 보안

Microsoft 365는 문서 분류, 라벨링과 보관 정책 같은 기본 문서 관리 기능을 제공하지만 다양한 방식의, 세분화된 문서관리를 원하는 기업에게는 부족할 수 있습니다. 또, 파일 암호화 및 기본 수준의 데이터 손실방지(DLP) 기능을 제공하지만 쉬지 않고 진화하는 보안 공격을 고려할 때 아쉬운 점이 많습니다. M365를 이용해 조직의 협업을 강화하는 동시에 세분화된 문서관리와 최적의 보안을 갖고자 하는 기업에게 ECM 솔루션이 필요한 이유입니다.

ECM 솔루션을 이용하면 기업 비즈니스 특성에 맞춘 문서보관 정책 실행, 세분화된 버전 관리 및 접근 제어가 가능해지죠. 또한, 주요 문서의 작업 이력을 추적, 관리하는 기능을 이용해 회사가 정한 정책과 규정을 지킬 수 있습니다. 그리고 문서 유출의 주된 경로인 PC 매체제어/취약점 관리, 강력한 암복호화, 랜섬웨어/악성코드 차단 기능 등으로 최상의 보안 수준을 제공하죠.

3. 문서 라이프사이클

Microsoft 365는 효율적 소통과 협업을 목표로 개발되었기 때문에 다양한 소통 채널, 문서 작성과 공유에 아주 뛰어나죠. 하지만 문서의 수명관리는 아쉬운 부분이 꽤 됩니다. M365 사용 기업들은 문서 수명관리의 어려움, 특히 문서량이 많고 워크플로우가 복잡할 때는 M365 이용이 너무 어렵다는 경험담을 많이 공유합니다. 조건이 많은 문서보관, 폐기 정책 설정에 필요한 고급 기능 부족 그리고 클라우드 플랫폼이라 커스터마이징이 어렵다는 점도 자주 공유됩니다.

이것이 SOLME모던워크 같은 ECM 솔루션을 고려해야 하는 세 번째 이유이죠. ECM 솔루션은 문서 생성, 보관 및 폐기에 이르는 End-to-end 수명관리를 제공하죠. 이를 통해 기업이 설정한 라이프사이클에 따른 문서 관리, 중복 문서 최소화와 검색 성능 향상이 가능합니다. 물론 문서보관 정책의 실행도 쉬워집니다. M365와 ECM 솔루션을 통합하면 문서 라이프사이클 간소화와 체계적 문서관리라는 두 마리 토끼를 한 번에 잡을 수 있습니다.

4. 통합 검색

Microsoft 365의 검색 기능은 쉐어포인트, 원드라이브와 팀즈 같은 M365 앱과 서비스에 최적화되어 있습니다. 하지만 문서는 M365 플랫폼 외에도 여러 곳에 존재하죠, 이 때문에 통합 검색에 있어 제약이 많다는 것이 고객들의 의견입니다. 또한 연관정보 검색 기능이 약한 점, M365 앱간 통합 검색 (예: 쉐어포인트 ß à 원드라이브)이 안되는 부분도 자주 언급됩니다. 이런 상황을 개선하려면 M365 검색 기능의 수정과 세부 튜닝이 필요한데 상당히 어렵다고 알려져 있죠.  

ECM 솔루션이 필요한 네 번째 이유입니다. ECM 솔루션이 메타데이터 기반 검색, 콘텐츠 태그 지정 및 전체 텍스트 검색 등 고급 검색 기능을 이용해 M365의 약점을 보완해 주기 때문이죠. 이를 통해 사용자가 원하는 정보를 쉽게 찾고 이용할 수 있어 업무 효율이 좋아집니다.

5. 기존 시스템 및 업무 프로세스 연동

Microsoft 365의 활용이 증가하면 자연스레 추가적 요구들이 늘어납니다. “전자결제 시스템과 연결해 달라!”, “기존 CRM 워크플로우와 통합해 고객지원을 효율화하고 싶다” 같이 대외 시스템 및 업무 연동이 필요한 요구들이죠. M365가 기본적인 대외 시스템 연동 기능과 API를 제공하지만 이를 이용하는데 상당한 노력과 개발 전문성이 요구됩니다. 개발 과정에서 부딪히는 M365와 대외 시스템간 호환성 그리고 데이터 이전/통합 이슈도 자주 언급되죠.

이것이 ECM 솔루션이 필요한 다섯 번째 이유입니다. 설계 시점부터 문서관리의 특성과 요구 사항이 잘 반영된 ECM 솔루션은 대외 시스템 및 전자결제 같은 기존 업무 프로세스의 연동이 체계적이고 쉽다는 장점을 갖습니다. 이를 통해 업무 프로세스를 간소화, 자동화하여 수작업을 줄여주는 효과를 가져옵니다.

조직의 협업 수준과 역량이 더 중요해지는 비즈니스 환경을 고려할 때 Microsoft 365 이용은 필수라고 할 수 있습니다. M365를 이용해 조직의 협업 역량을 극대화하면서 SOLME모던워크 같은 ECM 솔루션을 함께 운영하면 최적의 문서자산 관리, 효율적 공유와 활용, 안정적인 보안 및 규정 준수 그리고 업무 생산성 향상이란 효과가 같이 누릴 수 있습니다.

기업의 모든 정보자산화를 위한 통합 솔루션

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