[ECM을 활용한 업무 생산성 향상]

▶ 현대 기업에게 업무 생산성 향상은 기업 성공의 핵심 동력으로 자리함.

▶ 직원과 조직의 생산성을 높이는데 꼭 필요한 항목 중 하나가 ECM 솔루션 등을 이용한 문서관리의 체계화

▶ 체계적 문서관리 시스템은 ▲체계적 문서관리와 활용 ▲문서기반 협업 강화 ▲문서 흐름의 효율화 ▲문서보안 강화 ▲모던워크플레이스 환경 지원 등을 통해 생산성 향상을 지원

21세기 비즈니스 환경에서 생산성은 기업 성공의 핵심 동력입니다. 사람들을 혼란에 빠뜨린 인공지능, ChatGPT 등이 등장한 배경도 결국은 더 효율적으로 일하고자 하는 인간 욕구에서 찾을 수 있죠. 더 심화되는 경쟁 상황에 놓인 기업들도 운영 최적화와 효율적으로 일하는 방법을 끊임없이 찾고 있죠. 이런 조직들이 눈 여겨 봐야 할 영역이 문서 관리입니다. The Paperless project에 의하면 지식근로자 업무 시간의 약 20%가 문서를 찾는데 낭비되고 문서의 3% 정도는 관리 미비로 재활용되지 못한다고 합니다. 문서관리 체계만 제대로 갖춰도 시간 낭비를 줄이고 문서자산의 재활용을 높일 수 있는 것이죠.

체계적인 문서관리는 업무 흐름을 간소화하고, 협업 수준을 높이며 수작업에 소요되는 시간을 줄이는데 아주 효과적입니다. 오늘은 기업이 Enterprise Contents Management (ECM) 같은 문서관리 시스템을 이용해 구성원의 업무 생산성을 높이는 방법을 정리해 보겠습니다. ECM솔루션이 업무 생산성 향상에 기여하는 방법은 크게 다섯 가지 정도로 나눌 수 있습니다:

▲체계적 문서관리와 활용 ▲문서기반 협업 강화 ▲문서 흐름의 효율화 ▲문서보안 강화 ▲모던 워크플레이스 환경 지원

1. 체계적 문서관리와 활용

“분명히 있는데, 어디에 있더라?”라고 중얼거리며 문서를 찾아 컴퓨터의 모든 폴더를 찾아 헤맨 기억을 누구나 갖고 있을 겁니다. ECM 솔루션은 기업의 지식정보를 중앙집중화 된 공간에 저장하고 손쉽게 활용할 수 있는 환경을 제공합니다. 이런 환경이 제공되면 직원들이 문서를 찾기 위해 파일 폴더와 이메일의 받은 편지함을 뒤지고 다니는 일은 크게 줄어듭니다. 문서를 찾는데 낭비되는 20%의 시간이 오로지 진짜 일에 투입되기 때문에 직원의 업무 생산성이 높아집니다. 

현대모비스는 문서관리 체계 구현 후 문서 작성 시간이 평균 4.1일에서 3.6일로 13%로 줄었습니다. 그리고 많은 시간을 잡아먹는 문서 작성, 보관, 재활용에 적합한 환경이 구현되면서 직원들의 만족도가 6.3점이나 상승했습니다. 한 전문 기관은 ECM 솔루션 등을 활용한 문서관리 시스템을 도입하면 기업의 지식 활용률이 연평균 약 10% 상승하고 문서 관리 비용이 20~30% 정도 줄어든다고 밝혔습니다.

2. 문서 기반 협업 강화

현대 기업을 분석해 오면 여러 사람의 공동 작업에 의해서 마무리되는 업무 비중이 늘고 있습니다. 일상적으로 진행되는 제안서 작성, 계약 처리, 급여/상여금 지급 등 많은 업무가 여러 사람의 참여와 협업을 필수로 합니다. 이제는 직원 개개인들의 공동 작업을 넘어 부서 간 협업이 필수인 시대로 바뀌고 있죠. 신제품 기획과 설계 시점부터 생산, 판매 및 지원부서가 함께 협력하는 프로세스가 자리 잡아가는 제조 기업들이 대표적입니다.

ECM솔루션을 이용한 문서관리 체계는 직원간, 부서간 원활한 협업을 촉진합니다. 직원들이 동시에 문서를 편집하고, 변경 사항을 추적하고, 개인 의견을 남길 수 있습니다. 또, 참여자들의 다양한 의견 공유로 작업 수준을 높일 수 있습니다. 이를 통해 실시간 협업이 활성화되고 수 많은 메일이 오가지 않고도 문서 작업을 빠르게 마무리할 수 있습니다.

3. 문서 흐름의 효율화

문서관리 시스템은 조직 내 문서 흐름(워크플로우)을 자동화하여 수동 및 반복 작업을 줄여줍니다. 비즈니스 특성에 맞춰 정의된 워크플로우에 따라 문서를 작성, 검토, 승인 및 배포하기 때문에 업무 과정의 오류와 지연을 최소화합니다. 이것이 업무 프로세스의 최적화 (혹 간소화)이죠. 이렇게 절약된 시간은 더 중요한 업무에 투입되어 이중으로 업무 효율을 높여줍니다.

일례로 디지털화된 문서관리와 자동화된 워크플로우는 아래 예제와 같이 HR팀의 문서 작업 부담을 줄이고 업무 정확성을 높여줍니다:

l  채용 담당자 및 HR 관리자의 서류 작업 시간 절약

l  복리후생 및 휴가 등 신청 절차의 간소화

l  급여/경비 신청 및 지불 프로세스 자동화

l  문서 보안 강화 및 정책에 따른 폐기 등으로 문서 유출 방지

4. 문서보안 강화

ECM 솔루션을 이용한 문서관리 시스템은 주요 지식정보에 대한 접근 제어, 버전 제어, 감사 추적 및 암호화 같은 강력한 보안을 제공합니다. 이를 통해 보안 인증을 가진 인원만 문서에 접근, 이용 및 공유할 수 있도록 통제해 기업의 지식자산을 보호합니다. 더불어 완벽한 PC 매체제어로 나쁜 의도를 가진 직원이 자신의 컴퓨터를 이용해 정보를 복제하거나 유출하는 것을 원천적으로 차단할 수 있습니다. 이렇게 촘촘한 보안 체계를 통해 기업에게 많은 피해를 주고 있는 랜섬웨어 공격도 효과적으로 막습니다.

5. 모던워크플레이스 지원

팬데믹이 재택/원격 근무 방식을 본격적으로 확산하는 계기가 되었지만 업무 환경의 디지털화, 디지털에 친숙한 MZ 노동력의 증가로 인해 그 이전부터 활성화되고 있었습니다. 엔데믹 시대로 전환하면서 오피스 근무로 돌아오는 기업이 늘고 있지만 언제, 어디서든 일할 수 있는 환경을 제공하는 모던워크플레이스의 필요성은 줄어들지 않습니다. 워케이션 및 유연근무제 등 근무 방식의 다양화 그리고 유연한 근무 방식을 기업 선택의 조건으로 내세우는 젊은 인재들이 늘고 있기 때문이죠. 기존 직원들도 유연한 업무 방식을 선호하는 것은 동일합니다. 

ECM 솔루션을 이용한 문서관리는 모던워크플레이스 구현에 있어 필수 조건입니다. 사무실이 아닌 제 3의 공간에서 일할 때 문서의 손쉬운 검색, 접근, 이용과 공유가 보장되지 못하면 오히려 업무 생산성을 떨어뜨리는 이유가 됩니다. 또한, 외부에서 회사 내부 정보에 접근할 때 커지는 보안 위협을 차단하는 튼튼한 보안도 같이 보장해야 합니다. 언제, 어디서나 사무실과 동일한 수준의 편의성과 보안이 보장된다면 조직의 업무 효율은 좋아집니다.

ECM솔루션을 이용한 체계적 문서관리 시스템으로 직원과 조직의 업무 생산성을 높이는 방법을 정리해 보았습니다. ECM 솔루션은 ▲체계적 문서관리와 활용 ▲문서기반 협업 강화 ▲문서 흐름의 효율화 ▲문서보안 강화 ▲모던워크플레이스 환경 지원 등을 통해 직원과 조직의 업무 생산성을 높여주는 좋은 도구입니다. 여러분 회사의 문서관리 체계는 어떤가요?

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