앞선 ‘우리 회사에 맞는 ECM 솔루션 선정 기준 Part 1’ 포스트에서 최적의 ECM 솔루션을 선택하는데 도움이 되는 5개 요소를 소개했습니다. 1차로 ▲비즈니스 목표 ▲워크플로우 & 협업 ▲확장성 ▲대외 시스템 통합 ▲보안 & 규제 준수 5개를 제시했죠.

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Part 2에서는 나머지 5개를 가지고 이야기를 나눠보겠습니다. 오늘 다룰 5개 내용은 ▲사용자 경험 ▲지원 체계 ▲적용 방식 ▲모바일 지원 ▲비용 구조입니다. Part 1, 2에서 다룬 10개 항목 모두 중요하지만, 여러분 회사에 적용할 때는 자사 상황을 고려해 우선순위를 정하고 그에 맞춰 선정하는 현실적 접근을 권고합니다. 10가지 모두 만족한 제품을 찾는 것 자체가 매우 어렵고 하나의 프로젝트가 될 수 있기 때문입니다.

⑥ 사용자 경험 (User Experience)

개발자 관점의 기능에만 초점을 맞춘 IT 시스템들이 사용자의 외면을 받고 쓸쓸히 퇴장하는 사례를 우리는 많이 보았습니다. 이런 경험이 IT 솔루션이나 서비스를 개발하는데 있어 최적의 사용자 경험 제공을 우선순위로 올려 놓았죠. 이는 사용자들이 매일 사용하는 문서중앙화 솔루션 선정 시에도 쉽고 편한 사용자 경험이 매우 중요하다는 것을 의미합니다.

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ECM 솔루션이 제공하는 사용자 경험은 사용자 교육, 제품 도입과 확산, 직원들의 업무 생산성 및 만족도를 가늠하는 척도가 됩니다. 사용이 어렵기로 소문난 SAP ERP 시스템처럼 ECM솔루션 교육에 2달 정도 걸린다면 시스템이 조직내에 제대로 정착하기는 힘들 겁니다. 물론, 교육 및 사후 지원에 소요되는 비용도 계속 증가해 배보다 배꼽이 큰 상황도 생길 수 있습니다. 따라서 ECM 솔루션은 사용자들이 익숙한 UI(사용자 인터페이스)나 직관적으로 사용할 수 있고 부가적인 작업을 최소화한 업무 환경을 제공해야 합니다.

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SOLME 모던워크는 사용자들에게 익숙한 윈도우 파일 탐색기와 Microsoft 오피스 UI를 이용해 최적의 사용자 경험을 제공합니다.

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⑦ 지원 체계

아무리 잘 만든 제품이라도 효율적인 지원 체계를 필요로 합니다. 지원 체계는 사용자 및 제품 업데이트 등을 포괄적으로 의미합니다. 우선 ECM 솔루션 사용자가 손쉽게 도움을 얻을 수 있는 온라인 지원, Step by Step 가이드 그리고 시스템 장애, 다운, 보안 사고 등의 전문적 문제를 안정적으로 다룰 수 있는 지원 체계가 중요합니다.

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ECM 솔루션의 주기적 업데이트(예: 보안 패치, 기능 업데이트)와 명확한 제품 로드맵을 제공하는지 여부도 지원 체계 관점에서 잘 살펴야 합니다. 기업의 비즈니스 환경, 사용자 요구와 기술이 바뀌면 제품도 같이 변해야 합니다.

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SOLME 모던워크는 ECM 도입 컨설팅, 개발 및 구축, 기술 지원을 일원화해 제공합니다. 이 중 한 두 영역만 제공하거나 여러 업체가 협력해 지원하는 기업들과 비교해서 분명한 차이를 갖습니다.

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⑧ 적용 방식

ECM 솔루션 적용 방식도 고객들의 큰 고민 거리입니다. 크게 온-프레미스와 클라우드 그리고 이 둘을 결합한 하이브리드 방식으로 구분할 수 있습니다. 온-프레미스는 자사 데이터센터에서 ECM 솔루션을 운영하고 SW, HW 등 제반 시스템 구입, 구축과 운영까지 고객이 책임집니다. 따라서 기업이 데이터, 보안 및 시스템 통합 등을 100% 통제할 수 있고 성능이 좋다는 장점을 있지만 많은 비용의 선투자, 운용 인력 및 향후 업그레이드 등의 이슈가 있습니다.

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클라우드는 시스템 개발 및 구축 같은 선투자가 없고 빠르게 업무에 적용할 수 있다는 장점을 갖습니다. 공급 업체가 ECM 솔루션의 운용, 관리와 업그레이드를 책임지기 때문에 운영에 대한 부담도 없지만 데이터, 커스터마이징 등에 있어 고객의 통제력이 상대적으로 낮은 이슈를 갖습니다.

무엇이 정답이라고 결정하기 어렵습니다. 즉, 여러분 회사에 적합한 ECM 솔루션 방식은 조직 규모, 업무 방식, 사용자 요구 사항, 가용 예산 및 운영 인력 그리고 보안 요건 등을 고려해 선택하는 것을 권고합니다. 현실적 대안은 세 가지 적용 방식을 모두 지원하는 ECM 솔루션을 선택하고 상황에 맞춰 최종 선택을 하는 것이죠.

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SOLME모던워크는 온-프레미스, 클라우드 및 하이브리드 방식 모두를 지원하기 때문에 고객에게 폭넓은 선택지를 제공합니다.

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⑨ 모바일 환경 지원

인터넷 은행인 K뱅크가 인터넷 뱅킹 서비스를 중단하고 모바일 뱅킹만 제공할거라는 보도가 얼마 전 나왔죠. 이처럼 1인 1폰이 기본이 되고 모바일이 대세인 시대가 정착되었죠. 주변에서는 2~3대의 스마트폰을 쓰는 사람도 어렵지 않게 볼 수 있습니다. 휴대성과 편리함 때문에 사람들의 행동 양식은 점점 더 모바일 환경으로 집중되고 있습니다. 이 같은 현상은 일상 생활뿐 아니라 회사 업무에도 동일하게 적용되죠.

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스마트폰으로 문서를 검색해 이용하고 고객 및 동료와 공유하는 직원이 늘어나는 것이 대표적이죠. 이 같은 변화는 직원이 언제 어디서나 필요 정보에 접근하는 것을 보장해 업무 생산성을 높이고, 실시간 정보 공유와 피드백으로 조직의 협업 수준을 강화할 수 있는 모바일 환경을 가진 ECM 솔루션의 필요성을 잘 보여줍니다. 이것이 최적의 사용자 경험이기도 합니다. 긍정적 사용자 경험이 증가하면 ECM솔루션의 활용은 가속화되고 더 많은 가치 창출로 이어집니다.

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SOLME모던워크는 클라우드 기반의 Microsoft 365 연계로 PC를 포함한 태블릿, 스마트폰 및 모든 모바일 OS를 지원하는 모바일 환경을 제공합니다.

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⑩ 비용 구조

지금까지 9개 항목을 살펴보았고 마지막은 ‘비용 구조’입니다. 비용 구조는 ECM 솔루션 도입, 이용, 운영관리, 사용자 지원, 확장 및 향후 업그레이드 과정에 있어 얼마나 경제성을 가질 수 있는가를 의미합니다.

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ECM 솔루션 비용 구조에 큰 영향을 주는 요소로는 적용 방식(8번), 제품 라이선스와 사용자 수, 스토리지 용량, 주요 기능(2,5, 9번), 대외 시스템 통합(4번), 커스마이징, 지원 체계(7번) 등을 꼽을 수 있습니다.

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