[ECM솔루션 선정 기준]

▶ ECM 솔루션 트렌드와 함께 명확한 선정 기준의 이해는 자사 환경에 최적화된 솔루션 선정을 위해 매우 중요

▶ ECM 전문가 및 기관들의 의견을 취합해 ECM 솔루션 선정 기준 10가지를 정리

▶ Part 1에서는 ▲비즈니스 목표 ▲워크플로우 & 협업 ▲확장성 ▲대외 시스템 통합 ▲보안 & 규제 준수 5개 기준을 제시

어떻게 ECM솔루션을 선택할 것인가?

앞서 게시한 “2023년 ECM 솔루션 트렌드” 포스트에서 여러 기관이 예측한 ECM 솔루션의 주요 흐름을 살펴보았습니다. 이런 흐름을 알아야 이유는 우리가 솔루션을 구현하거나 도입해야 할 때 최선의 선택을 하기 위함이죠. 하지만, 솔루션 트렌드가 우리 상황과 맞지 않거나 현실성이 떨어지는 경우도 자주 발생합니다. 이론과 실제의 차이 혹은 상황 변화가 이유일 수 있습니다. 이를 보완하는 방법 중 하나는 자사에 맞는 솔루션 선정 기준을 갖는 겁니다. 다르게 생각해 보면, 명확한 선정 기준을 갖고 트렌드를 분석하는 것이 더 현명한 방법이기도 합니다.

그래서 오늘 포스트의 주제는 “최적의 ECM 솔루션 선정 기준”으로 잡았습니다. 한 곳의 주장이 아닌 여러 기관의 의견을 모으고 여기에 저희 메타넷의 경험을 한 숟갈 얹어서 정리했습니다. 이번 포스트는 내용이 조금 많아서 2회로 구성했습니다.

ECM 솔루션 선정 기준

메타넷은 10가지 선정 기준을 추렸는데 비즈니스 목표부터 기술지원 항목까지 폭넓게 포함되었네요. ECM 솔루션이 도입되면 전사 차원의 업무 프로세스, 지식자산 관리 및 직원들의 일하는 방식까지 변할 수 있다는 점을 고려하면 당연하기도 합니다:

1. 비즈니스 목표(콘텐츠 형식)

콘텐츠 형식은 ECM 솔루션이 다뤄야 할 문서 유형을 결정하는 요소이기 때문에 중요합니다. 문서 유형에 따라 ECM 솔루션에 사용할 스토리지, 검색, 성능 및 복구 요건 등이 달라지기 때문에 핵심 콘텐츠 형식을 안정적으로 지원하는 솔루션을 선택해야 합니다. 핵심 콘텐츠 형식의 정의는 기업의 비즈니스 목표를 정의하는 일이기도 합니다.

견적서, 인보이스처럼 매일 생성되는 정형 데이터를 관리하는 기업에게 대량의 정형 데이터 분류, 검색과 복구 기능을 갖춘 ECM 솔루션이 필요하다면, CAD/CAM 설계도 및 멀티미디어 파일 등 대량의 비정형 데이터를 다루는 조직에게는 고급 검색, 파일 처리 및 업로드 성능 등이 중점이 될 겁니다. 목표 콘텐츠 형식을 잘 지원하는 ECM 솔루션을 선택하면 효과적 콘텐츠 관리, 저장, 활용과 공유 그리고 업무 지속성을 높일 수 있습니다.

2. 워크플로우 & 협업  

잘 짜인 워크플로우는 체계적 콘텐츠 생성, 검토 및 승인 프로세스를 제공합니다. 워크플로우 도구를 활용한 표준화된 콘텐츠 개발, 리뷰와 승인은 업무 오류를 줄이고 콘텐츠 품질의 고도화를 유도합니다.

콘텐츠 워크플로우를 살펴보면 개인 및 팀이 담당한 다단계 과정을 거치는 것이 일반적이죠. 따라서, 다단계 검토 과정의 버전 관리, 협업 도구 및 승인 프로세스를 지원하는 ECM 솔루션의 선택이 문서관리 효율을 높이는 전제 조건입니다.

협업 기능은 구성원간 원활한 콘텐츠 공유, 토론 및 피드백 환경을 제공해 협업 효율을 극대화하고, 이를 통해 기업의 일하는 수준을 자연스럽게 높여줍니다. 그리고 기업이 도입한 ECM솔루션의 가치를 확대하는데 있어 중요한 역할을 합니다. 이것이 워크플로우와 협업 기능이 잘 구현된 ECM 솔루션이 필요한 이유입니다.

3세대 ECM솔루션으로 평가받는 SOLME 모던워크는 최적의 워크플로우와 Microsoft 365 협업 플랫폼으로 위에 언급된 가치들을 보장합니다.

3. 확장성

기업마다 편차는 있지만, IDC 보고서는 기업들의 데이터 규모가 연평균 40~60%씩 늘어난다고 이야기합니다. 데이터 폭증은 컴퓨터, 스마트폰 같은 디지털 기기의 증가, 수작업 업무의 디지털화 그리고 AI, IoT(사물인터넷) 같은 데이터 기반 업무 적용이 큰 역할을 합니다. 이런 상황에 처한 기업들은 ECM 솔루션 도입에 있어서도 데이터 폭증에 대비한 선정 기준이 필요합니다.

ECM 솔루션은 데이터 급증에 대응 가능한 스토리지, 파일 처리 및 검색 기능을 갖춰야 합니다. 예를 들어, 데이터가 급증해도 ECM 솔루션은 빠르고 정확한 정보 검색, 접근, 이용을 보장해야 합니다. 이를 고려하지 못한 구식 ECM 솔루션은 데이터가 늘어나면 성능이 현저히 떨어지고 제대로 업무를 지원하지 못하는 상황이 자주 발생하죠.

그리고 ECM 솔루션의 확장성은 성능뿐 아니라 콘텐츠 형식과 복잡도 지원까지 의미한다는 점도 이해해야 합니다. 확장성은 ECM 솔루션의 지속적 활용과 ROI를 결정하는데 중요한 역할을 합니다.

SOLME 모던워크는 온-프레미스, 클라우드 및 하이브리드 환경을 모두 지원해 확장성이 뛰어난 ECM 솔루션을 보장합니다. 또한, 다양한 업종의 고객 지원을 통해 축적된 기술력을 통해 CAD/CAM 도면 등 대용량 비정형 및 정형 데이터 모두를 안정적으로 지원합니다. 

4. 대외 시스템 통합

“2023년 ECM 솔루션 트렌드”에서도 언급했듯이 기업의 주요 기간업무 대부분은 ERP, CRM 및 HR 등 여러 시스템을 거쳐 마무리됩니다. 그리고 이 흐름을 따라 문서와 정보가 공유되기 때문에 ECM 솔루션과 대외 시스템 통합은 지식자산의 체계적 이용과 공유를 의미합니다.

시스템 통합은 기존 자원의 활용이라는 측면에서도 중요합니다. 오랜 기간 적극적으로 IT 투자를 해 온 기업일수록 시스템간 연계 부족으로 정보의 흐름 즉, 업무 프로세스가 끊기는 경우가 많습니다. 그리고 이 부분을 사람의 수작업으로 메꾸면서 비용과 오류가 늘어나죠. 개별 운영되는 시스템 및 애플리케이션을 통합으로써 해당 시스템의 정보를 활용할 수 있고 단절된 비즈니스 프로세스 연계로 업무 효율을 높이는 일석이조 효과를 얻게 됩니다.

효과적 시스템 통합을 위해서는 표준 API 기술 적용과 공급 업체의 기술력이 전제되어야 합니다. 표준 API는 대외 시스템/애플리케이션의 빠르고 정확한 연동을 보장하고, 공급 업체의 기술력은 표준화된 연동 체계가 없는 구형 시스템 통합에서 빛을 발합니다.

5. 보안과 규제 준수

‘보안과 규제 준수’는 두 말하면 잔소리이죠. 디지털 전환을 위해 기업이 구현하는 IT 환경의 우선순위 사항은 보안과 규제 준수입니다. ECM 솔루션에는 고객정보, 재무 정보, 첨단 기술 등의 수 많은 핵심 데이터와 정보가 저장됩니다.

취약한 보안 구조로 인해 고객 개인정보나 기업의 핵심 기술이 유출된다면 어떤 문제가 발생하는지 우리는 잘 알고 있습니다. “정보자산 유출방지 체계 확보는 필수입니다!” 포스트는 21년에 보안 사고를 당한 기업의 평균 피해액이 약 55억원(424만 달러), 국내 28개 기업의 평균 피해액도 약 42억원에 달한다는 IBM Security 보고서 내용을 다루고 있습니다.

규제 준수도 중요합니다. 한국의 개인정보보호법을 포함해 세계 각국이 관련 규제를 계속 강화하고 있습니다. 위반 기업에게 가해지는 처벌도 민사상의 손해배상은 물론 형사상 처벌도 늘고 있는데, EU GDPR(General Data Protection Regulation) 및 미국 ADPPA(American Data Privacy and Protection Act) 등이 대표적입니다. 

이런 점을 고려해 검토 대상 ECM 솔루션이 어떤 보안 및 문서 유출 방지 체계와 프로세스를 갖추고 있는지, 늘어나는 규제를 어떻게 지원하는지 꼼꼼히 파악해야 합니다. 그리고 보안과 규제 준수에 대한 공급업체의 향후 계획과 로드맵을 확인해야 합니다.

SOLME 모던워크는 일반 문서, 이메일, 이미지 및 도면 등 다양한 파일 형식을 지원해 업무 연속성을 보장합니다. 그리고 시스템간 오가는 문서의 암복호화로 정보를 보호하고, 매체 제어 및 논리 드라이브 기법 등으로 완벽하게 사용자 PC를 통제해 불법 정보 유출을 100% 차단합니다.

다음 Part 2에서는 사용자 경험(CE), 비용, 지원, 배포/적용, 모바일 접근성 5가지의 선정 기준에 대해 설명하겠습니다.

기업의 모든 정보자산화를 위한 통합 솔루션

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