▶ 비즈니스 환경 변화에 맞춰 ECM 솔루션에도 지속적인 개선과 업그레이드가 필요

▶ 주요 기관들이 선정한 2023년 ECM 솔루션 트렌드에는 클라우드 플랫폼, 협업 환경, 비즈니스 프로세스 자동화(워크플로우), 통합 검색, 대외 시스템 통합, 사용자 인터페이스/사용자 경험(UI/UX) 및 데이터 분석 등이 포함

▶ 2023년 주요 트렌드는 ECM 솔루션 통합 검색 같은 자체 기능과 더불어 클라우드, 협업 환경 및 시스템 통합 등 외부적 항목들이 많이 등장

지식자산의 체계적 관리와 활용은 점점 더 중요해지고 있습니다. 이런 흐름은 기업의 상시 목표인 조직 내외부의 원활한 정보 흐름과 공유 그리고 이를 통한 업무 생산성 향상과 시장 대응력 강화에 있어 지식자산의 역할이 커지기 때문입니다. 고전 경제학에서 이야기하는 ‘토지, 자본, 노동’이 ‘지식, 자산, 사람’으로 전환하는 것과 맥을 같이하고 있죠.

지식자산의 관리와 활용을 현실로 구현하는 도구를 ECM (Enterprise Contents Management) 혹 문서중앙화 솔루션이라 부르죠. ECM솔루션의 제품의 특성상 업무 정책 및 일하는 방식과 밀접하게 연동되기 때문에 수시로 바뀌지는 않지만 비즈니스 환경에 따라 꾸준히 진화하고 있죠. 그래서 오늘은 ‘2023년 ECM솔루션의 주요 트렌드’란 주제로 이야기를 풀어보겠습니다.   

오늘 포스트는 IT 매거진, 컨설팅 기관 등 보고서를 참고하고 이들이 공통으로 제시한 내용들을 추렸습니다. 여러분 경험이나 생각과 다를 수 있지만 큰 흐름을 이해한다는 관점에서 참고하시면 좋을 것 같습니다.

2023년 주요 트렌드

당연한 이야기지만 2023년의 ECM 솔루션 트렌드는 분석 기관마다 차이가 있습니다. 그럼에도 불구하고 클라우드 플랫폼, 협업 환경, 비즈니스 프로세스 자동화(워크플로우), 통합 검색, 대외 시스템 통합, 사용자 인터페이스/사용자 경험(UI/UX), 데이터 분석 등 6개 항목이 기관들의 선택을 받은 트렌드입니다.

1) 클라우드 플랫폼 이용

언뜻 문서관리와 상관없어 보이는 클라우드 플랫폼이 많은 표를 받았습니다. 클라우드는 통상 IT 인프라로 분류되지만, 클라우드의 구조적 특성 – 빠른 구현이 가능하고, 언제 어디서나 사용할 수 있으며, 뛰어난 경제성과 확장성 제공 - 때문에 빠르게 ECM 솔루션의 주력 플랫폼으로 성장하고 있습니다.

클라우드 플랫폼 기반의 서비스와 솔루션이 급증하고 작은 단위 업무라도 클라우드 환경으로 전환하면서 클라우드의 효용성을 인식한 기업들이 늘어난 것도 ECM 솔루션이 클라우드로 전환하는데 큰 역할을 하고 있습니다. 하지만 가장 큰 이유는 코로나 팬데믹으로 인한 재택/원격근무 방식의 도입 그리고 이에 따라 클라우드 플랫폼 필요성이 커진 것이 주된 이유로 분석됩니다.

위에 언급한 것처럼 비즈니스 및 업무 환경의 변화는 자연스럽게 솔루션의 변화로 이어집니다. 또한, 클라우드 ECM솔루션은 ERP, CRM 같은 대외 애플리케이션 및 Microsoft 365 등의 협업 서비스 연계와 업무 프로세스 최적화가 쉽다는 장점을 갖습니다.

2) 협업 환경

팬데믹을 지나면서 기업들은 재택 및 하이브리드 같은 다양한 형태의 업무 방식을 지원하고 구성원들이 협업할 수 있는 환경을 제공하는 것이 얼마나 중요한지 이해하게 되었죠. 전화와 이메일로 소통하고 Microsoft Teams나 Zoom로 온라인 미팅하는 것도 협업이지만 더 중요한 것은 업무 흐름에서 생성된 결과물과 지식이 관련자, 업무 프로세스와 시스템 사이에서 손쉽게 공유되고 관리될 수 있어야 한다는 점입니다. 이것이 ECM 솔루션 트렌드에서 협업이 강조되는 이유입니다.  

지식과 정보의 원활한 흐름은 사람의 혈액 순환과 같습니다. 건강한 사람의 필수 조건이 원활한 혈액 순환이듯, 건강한 조직은 신속한 정보 흐름과 활용으로 업무 효율을 높이고 비즈니스 속도를 가속화할 수 있는 협업 체계가 필요하다는 것이 ‘협업’을 2023년 핵심 트렌드로 선택한 기관들의 의견입니다.

3) 비즈니스 프로세스 자동화(워크플로우)

성장과 지속성을 찾는 기업들의 전략적 과제인 ‘디지털 트랜스포메이션’의 화두 중 하나는 단계별로 끊어지고 여러 수작업이 필요한 비즈니스 프로세스의 자동화입니다. 팬데믹으로 재택근무 직원이 늘어나면서 종이 문서와 수작업 프로세스에 의존하고 협업 체계도 갖지 않은 기업들의 효율이 급격히 떨어지는 현상이 글로벌하게 나타났죠. 

비즈니스 프로세스 자동화는 업무 흐름의 최적화와 더불어 그 안에 포함된 문서의 이용, 공유와 관리 체계 고도화라는 결과를 가져옵니다. RPA (Robotic Process Automation)와 Low code 솔루션을 활용해 수작업 프로세스를 자동화하고 이를 통해 업무 정확도와 속도를 극대화하고 투입 자원과 비용은 최소화하는 기업들이 늘어나면서 그렇지 못한 기업과의 격차는 더욱 커질 것으로 예상됩니다.

비즈니스 프로세스 자동화를 지식자산관리의 연장 선상에서 인식하고 검토하는 기업들이 늘어나는 흐름도 23년의 트렌드로 선정한 이유입니다.  

4) 통합 검색

지식자산을 잘 관리하고 활용하기 위한 기업의 노력은 오랜 기간 이어져왔습니다. 이젠 추억이 되어 버린 문서 캐비넷 및 웹하드, 파일 서버 등이 대표적 결과물이죠. 이 과정을 거치면서 여러 개의 문서관리 시스템이 뒤섞여 운영되는 상황이 많은 기업의 자화상이기도 합니다.

문제는 서로 연계되지 않고 개별적으로 운영되는 시스템들이 ‘정보의 사일로’ 현상을 만들어 내고 이는 필요 정보의 검색, 이용과 공유를 어렵게 만들고 업무 효율을 떨어트리는 원인이 된다는 점입니다. 또한, 이미 존재하는 정보와 문서를 만들기 위해 중복투자가 반복되는 이유이기도 합니다.

이렇듯 문서관리에 많은 투자를 한 기업일수록 정보 사일로 현상이 심각한 아이러니한 상황을 쉽게 볼 수 있습니다. 이 문제의 해결책으로 제시된 것이 ‘통합 검색’입니다. 전체 시스템을 아우르는 통합 검색으로 모든 문서를 검색하고 활용함으로써 정보 사일로를 해결합니다. 동시에 직원들이 정보 검색 및 동일 문서 작성에 낭비되는 시간과 비용을 제거하는 효과도 가져옵니다.

5) 대외 시스템 통합

현대의 기업 대부분은 다양한 시스템을 이용해 비즈니스를 운영합니다. 실제로 업무가 진행되는 과정을 살펴보면 생산관리시스템, ERP와 CRM 등 여러 시스템을 거치는 것을 알 수 있습니다. 그리고 업무 흐름을 따라 문서와 정보가 공유됩니다. 

따라서, 효율적 업무 진행을 위해서는 시스템들이 서로 연계되어 스스로 일을 처리하게 만드는 것이 필요합니다. 2023년 트렌드 중 하나로 대외 시스템 통합 기능이 선택된 이유이죠. 시스템 통합은 업무 소요 시간과 오류 발생의 주요 원인인 수작업을 제거하고 업무 진행 속도와 정확도를 높이는 출발점입니다.

또, 다른 부서 또는 협력 업체와의 협업과 생산성 강화를 위해서 그리고 위에서 언급된 정보 사일로 문제를 위해서도 우선적으로 고려되어야 합니다.

6) 사용자 인터페이스와 경험 (UI/UX)

기업이 IT를 비즈니스의 핵심 도구로 이용하는 경험이 축적되면서 사용자 인터페이스(UI)와 경험(UX) 중요성이 커지고 있습니다. 엄청난 예산을 투입해 도입한 IT시스템들이 활용되지 못하고 사라지는 이유를 분석해 보니 사용자가 쓰기에 너무나 불편한 UI/UX가 많은 비중을 차지한다는 사실이 밝혀졌기 때문이죠.

사용자가 아닌 개발자 위주로 생각하고 개발하다 보니 배우고 쓰기에 너무 어려워 이용률이 떨어지고 직원들은 손에 익은 예전 방식으로 돌아갑니다. 시간이 지나면서 이용율은 더 떨이지고 결국 폐기되는 수준에 이르는 것이죠. 이 현상은 ECM 솔루션에도 동일하게 적용됩니다. 최신의 기능을 모두 넣고 완벽하게 개발한 제품이라도 사용자가 쉽게 이용하고 긍정적 경험을 가질 수 없는 시스템은 실패할 가능성이 높습니다.

7) 데이터 분석

마지막 트렌드는 데이터 분석으로, ECM 솔루션 등을 이용해 지식자산 관리를 꾸준히 개선해 온 기업에서 일어나는 흐름입니다. 정보와 문서가 이용되는 과정에서 남긴 디지털 흔적(메타 데이터)를 분석해 업무 특성, 개선점이나 직원/고객 행동에 대한 인사이트를 얻는 것이죠.

온라인 기업이 고객 연령, 주문 내역 목록과 주문 유형 등 주요 지표로 정보를 검색하고 분류하기 위해 상품별 태그를 이용하는 것을 예로 들 수 있습니다. 태그 분석을 통해 특정 제품을 많이 구매하는 소비자 연령대, 특정 제품과 동반 판매가 많은 제품 등을 파악할 수 있습니다. 여러분이 온라인 쇼핑몰에서 어떤 제품을 검색하면 ‘고객들이 이 제품과 함께 많이 구매한 제품’이란 설명과 함께 추천 목록이 뜨는 것이 이 과정을 거친 것이죠.

데이터 분석을 내부 업무에 도입하는 기업도 늘고 있습니다. People Analytics (인력분석) 솔루션이 대표적이죠. 이들은 직원들의 커뮤니케이션 방식(이메일, 전화, 온 오프라인 미팅 등), 횟수, 시간 및 이용된 문서 정보 등을 분석해 업무 패턴과 소요 시간, 직원들의 협업 네트워크 등을 파악하고 이에 기반한 인력 배정 업무 등에 이용하고 있습니다.

데이터 분석은 기업이 모르고 있던 현상이나 문제를 인식하고 그에 대한 적절한 대응을 할 수 있도록 안내하는 훌륭한 길잡이입니다.

ECM솔루션의 2023년 7가지 트렌드를 살펴보았습니다. 어떤 트렌드는 이미 구현된 것도 있고 준비 중인 것도 있을 겁니다. 여러분이 올해 새로 ECM 도입을 검토하거나 기존 시스템의 업그레이드를 준비 중이라면 오늘 내용을 참고해서 큰 그림을 그려 보기 바랍니다.

메타넷은 블로그를 통해 지식자산을 효율적으로 관리하고 활용하는 방안을 공유해 오고 있습니다. “클라우드 협업 환경에서의 지식자산화 (ft. SOLME 모던워크)”, “기업 경쟁력의 또 다른 핵심, 문서 기반 협업 체계 구현” 및 “ECM솔루션의 비즈니스 가치” 등 다양한 내용이 준비되어 있으니 짬을 내어 둘러보세요~

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