[SOLME모던워크 도입 방안]

▶ ECM 솔루션은 기업 문화와 일하는 방식, 정책 등을 고려한 맞춤형 도입이 중요

▶ 사전 진단 및 컨설팅을 통해 도입 기업의 목표, 이슈와 요구 사항을 정확히 분석하고 반영해야 사용자들의 적극적인 ECM 활용과 확산이 가능

▶ 메타넷은 검증된 ECM 솔루션, 컨설팅, 구축과 변화까지의 통합적 서비스로 ECM 프로젝트의 성공을 보장

Enterprise Contents Management 시장의 성장

Enterprise Contents Management (ECM) 시장이 계속 성장하고 있습니다. 2029년까지의 ECM 솔루션 시장을 분석한 Fortune Business Insight는 연평균 16.8%의 빠른 성장이 이어질 것으로 예측했네요. 이런 흐름의 배경은 디지털 기기의 확산, 기업 업무의 디지털 의존도 증가 그리고 핵심 비즈니스 전략으로 부상한 디지털 트랜스포메이션에서 찾을 수 있습니다. 이에 따라 기업들이 지식자산관리의 디지털화를 적극 추진한다는 것을 엿볼 수 있습니다. 이것이 ECM 시장의 성장으로 이어지는 것이죠.

지식자산관리를 위한 ECM 솔루션에 대한 기업들의 기대치도 계속 변하고 있습니다. 체계적 문서중앙화는 기본이고, 모든 구성원이 공유할 수 있는 협업과 빈틈없는 보안도 필수가 되었습니다. 이를 위한 3세대 ECM(문서중앙화) 솔루션으로 메타넷이 제안하는 것이 SOLME 모던워크입니다. “체계적 문서중앙화와 효율적 협업 환경을 제공하는 SOLME 모던워크” 포스트에서 관련 내용을 상세하게 다루었습니다.

기업마다 다른 ECM 솔루션 도입과 활용

기업들이 지식자산의 체계적 관리와 효율적 협업을 목표로 ECM을 도입하지만, 적용과 활용 방법은 다 다를 가능성이 아주 많습니다. 주된 이유는 다음과 같습니다:

▶ 기업 문화와 일하는 방식의 차이

▶ 이에 따른 업무 정책과 프로세스의 차이

▶ 업무 목표 및 성과 관리의 차이

▶ ECM과 연동될 기존 시스템의 다양성

▶ 그리고 직급 체계와 업무 역할의 차이 등

따라서 같은 업체의 같은 ECM 솔루션이라도 고객에 따라 구현 방식과 활용 모델은 달라져야 합니다. 이것을 사람들은 고객 맞춤형 구현과 최적화라고 부르죠. 메타넷 SOLME 모던워크가 가장 중요하게 생각하는 부분이기도 합니다. 그럼, SOLME 모던워크는 어떤 방법으로 ECM 솔루션의 고객 맞춤형 구현과 최적화를 달성할까요? 오늘의 주제입니다!

SOLME 모던워크 도입 단계

메타넷은 ECM 도입을 검토하는 고객에게 다음의 도입 단계를 제안합니다. 물론, 고객 상황에 따라 일부 작업을 제외하거나 솔루션 구축으로 바로 직행하기도 하지만 대부분 아래 단계를 따라 자사 환경에 최적화된 ECM 솔루션을 구현하고 있습니다. 

[SOLME 모던워크 도입 단계]

그림에서 볼 수 있듯 ECM 구축 전 ‘사전 진단’과 ‘컨설팅’도 중요하지만 구축 후 ‘변화 관리’도 새로운 ECM 솔루션의 정착과 활용 그리고 이를 토대로 한 업무 방식의 변화를 주도하는데 꼭 필요합니다.

하나. 사전 진단

사전 진단은 무료로 진행되며 고객의 비즈니스 및 ECM 관련 이슈와 현황을 파악하고 이를 토대로 ECM 도입 적합성을 판단하는데 중점을 둡니다. 그리고 고객에 적합한 우선순위 활용 시나리오 및 베스트 프렉티스를 공유하고 전체적 내용을 정리한 제언을 하는 순서로 진행됩니다. 사전 진단의 주요 작업은 아래와 같습니다.

1. 비즈니스 이슈 및 요구 분석

● 비즈니스 이슈 및 요구 파악

● ECM 관련 문제점 및 현황 파악

● ECM 도입의 적합성 여부 분석

2. 기존 환경 및 인프라 분석

● 기존 IT 시스템 및 고객 선호 환경 파악 (클라우드, 온-프레미스 등)

● 기존 ECM 시스템 유무 및 향후 계획 분석

● 협업 시스템 여부와 활용도 분석

3. 우선순위 활용 시나리오 (By ECM 컨설턴트)

● 우선 순위 활용 시나리오 및 베스트 프렉티스 공유

● 고객 요구 및 기대 사항 상세 파악

● 고객 IT 환경 및 기술 사항 상세 파악

4. 고객 제언

● 3번 항목을 토대로 한 제언서 작성과 전달

● 도입될 ECM 솔루션의 기본 아키텍처

● 대략적 구축 일정 및 예상 비용까지 포함

둘. 컨설팅

컨설팅은 강제 사항은 아니지만 자사에 최적화된 ECM 구현에 꼭 필요합니다. 고객과의 긴밀한 협업을 통해 ECM 요구 및 개선 사항 도출, 세부 진행 방안 및 실행 계획 그리고 추진 일정과 방법 등을 도출하게 됩니다:

1. ECM 도입 전체 로드맵 제시 (사전 진단 작업 결과를 토대로)

2. ECM 핵심 요구 사항 도출

● ECM 관련한 고객 요구 상세 분석과 도출

● 이에 대한 개선 과제 도출과 항목별 그룹핑 작업 

3. ECM 진행 방안 구체화

● 프로젝트 진행 방안 및 작업 내용 정의 (예: 문서자산관리 및 협업 범위 설정 등)

● IT인프라와 구현 범위와 방식 등 제시 (예: 문서중앙화와 협업 환경 통합을 위한 Microsoft 365와 SOLME 모던워크 연동 범위 등)

4. 비즈니스 가치 산출 및 벤치마킹

● ECM 도입 사례 및 고객 데이터를 이용한 정량적 비즈니스 가치(ROI) 도출

● 베스트 프렉티스 벤치마킹 (고객 요청 시)

5. 실행 계획 수립

● 프로젝트 추진 일정 및 방법 설정

● 고객이 수행할 역할과 범위 설정

● ECM 적용을 위한 변화관리 방법 및 프로세스 수립

● ECM 솔루션 구축사 평가 방법 (컨설팅과 구축을 별개로 진행하는 기업을 위한)

● PoC 검토 및 진행

6. 포스트 플랜

1차 프로젝트에서 제외된 2차 개선 과제

ECM 프로젝트 비전과 향후 로드맵

기타 사항 (프로젝트 팀원간 공감대 형성 및 진행 과정의 예상 문제점 등)

셋, 구축 진행

ECM 컨설팅이 완료되면 솔루션 구축이 시작됩니다. 앞서 만들어진 컨설팅 결과물은 성공적인 구축으로 안내하는 나침반 역할을 합니다. 물론, 솔루션 구축사의 역량 및 고객과의 긴밀한 협업 그리고 검증된 ECM 솔루션도 빼놓을 수 없습니다.

컨설팅과 구축을 한 업체가 맡는 것이 바람직하지만 기업 정책 (예: 컨설팅과 구축을 분리해서 진행하는 경우)이나 공급사 상황에 의해 따로 진행할 경우도 생기죠. 여러분이 이런 상황이라면 구축사 선정에 대해서도 고려해야 합니다.

넷, 변화관리

기업이 의욕적으로 도입한 솔루션이나 정책이 안착하지 못하는 경우는 우리의 생각보다 많습니다. 검증되지 않는 솔루션, 역량이 부족한 공급사 등 원인이 다양하지만 많은 전문가들이 공통으로 지적하는 것은 변화관리 실패입니다. 앞의 세 단계를 잘 진행했더라도 직원들이 사용하지 않는다면 ‘실패’라는 멍에를 갖게 되죠.

사용자 중심의 인식 전환 프로그램, 교육 및 사용자 지원 그리고 경영진의 지원을 유기적으로 연계해 실행할 때 변화관리의 성공 가능성이 극대화됩니다. 개념적 수준에 머물지 않고 구성원의 실질적 변화를 이끌어내는 변화관리는 꼼꼼한 자사 분석과 맞춤형 실행 모델에서 출발합니다. 그리고 다양한 현장 경험을 가진 파트너가 함께 한다면 더욱 좋습니다.

성공적인 ECM 솔루션 도입의 Tips!

ECM 솔루션 도입을 ‘성공’으로 마무리하는데 필요한 팁을 소개하면서 이번 블로그를 정리하겠습니다. 이 정보는 위 내용과 더불어 여러분 회사의 ECM 프로젝트 성공을 보장하는 중요한 변수입니다. ECM 솔루션과 구축 파트너 두 가지로 나눠 알아보죠:

1. ECM 솔루션 선정 기준

● 클라우드, 온-프레미스 및 하이브리드 등 다양한 IT 인프라 지원 가능 여부

● 사용자가 쉽고 편하게 사용할 수 있는 UX와 UI 제공

● 문서관리를 넘어 지식자산화와 활용이 가능한 솔루션

● 지식자산관리와 협업 환경을 함께 제공하는 솔루션

2. 구축 파트너 선정 기준

● 대용량 ECM 및 대형 고객 프로젝트 수행 경험

● ECM 인력과 더불어 IT인프라, 클라우드 및 인프라 전문 인력 보유 여부 (ECM 프로젝트의 원스톱 진행과 지원을 위한 핵심 요소)

● ECM솔루션 구축과 ECM 컨설팅과 변화관리 역량 통합 보유 

메타넷은 3세대 ECM 솔루션부터 컨설팅, 구축 및 변화관리 그리고 다양한 전문인력까지 통합적으로 보유한 솔루션 기업입니다. 즉, 여러분 기업의 ECM 도입부터 활용까지의 전 단계를 가장 잘 지원할 수 있는 파트너입니다.

기업의 모든 정보자산화를 위한 통합 솔루션

solme@metanet.co.kr

www.solmecloud.com

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