[클라우드 협업 환경의 문서 아키텍처]

▶ 비즈니스 복잡도 증가와 디지털 전환으로 문서가 빠르게 증가하면서 이를 효과적으로 관리하는 문서관리 체계의 필요성도 크게 높아짐

▶ 하지만, Microsoft 365 등 클라우드 협업 플랫폼의 확산은 기업의 문서관리를 한층 더 어렵게 만드는 원인으로 작용

▶ SOLME 모던워크는 기업의 협업 효율은 높이는 동시에 문서관리 체계를 손쉽게 고도화하는 솔루션\

지식자산의 관리 어려움

비즈니스 복잡도 증가와 디지털 전환으로 지식과 문서가 늘어나는 속도와 규모가 더욱 빨라지고 있습니다. 따라서 지식자산의 효과적 활용을 위해서는 세심한 관리와 모니터링이 중요하죠. 또 문서도 생명체처럼 수명이 존재하기 때문에 문서 생성부터 폐기까지의 여정을 관리하는 라이프 사이클이 필요합니다. 즉, 문서의 효율적 관리와 활용을 위해서는 많은 사항이 고려되어야 합니다. 지금 필요 없다고 없앤 문서가 바로 내일 필요할 수도 있고 혹은 있는 건 알지만 도대체 찾을 수 없는 경우도 있습니다. 계속 늘어나지만 스스로 줄지는 않는 문서의 속성은 스토리지 비용 증가로 이어집니다.

특히, 많은 기업에 확산되고 있는 Microsoft 365 등 클라우드 협업 환경은 관련 이슈를 키우고 있습니다. 조직의 협업 효율은 크게 좋아졌지만 산출물 관련한 이런 저런 어려움이 자주 발생합니다. 계속 늘어나는 팀사이트 때문에 검색 효율은 떨어지고 문서 찾는 일이 또 다른 숙제가 됩니다. 문서 아카이빙은 이런 상황을 해결하는 효과적 솔루션입니다.

클라우드 현업 환경의 이슈

2억 명 이상이 매일 사용하는 Microsoft 365는 효율적 협업과 이를 통한 조직의 업무 생산성 향상을 위해서 꼭 필요한 서비스이죠. 하지만, 협업의 결과로 빠르게 늘어나는 지식자산의 관리라는 측면에서는 해결이 필요한 문젯거리도 가져옵니다:

1. 팀사이트 구조와 이에 따른 산출물 관리 이슈

● Microsoft 365는 부서 단위 협업에 적합한 팀사이트 체계 사용으로 다른 팀사이트의 문서를 검색할 수 없고, 권한이 없는 문서는 검색이 안되는 구조적 제약점을 갖습니다.  

● 많은 기업이 일회성 프로젝트를 자주 운용합니다. 프로젝트 후에는 산출물 백업, 이전 및 관리 작업이 필수이죠. 하지만 산출물 관리 측면에서 볼 때 Microsoft 365 협업 플랫폼은 기능이 부족하기 때문에 시간이 지나면 팀사이트에 저장된 문서가 잊히거나 전혀 활용되지 못하는 문제가 발생합니다. 그리고 기업은 시간과 비용을 들여 같은 내용의 문서를 만드는 작업을 반복합니다. 

2. 협업 공간의 효율적 활용 이슈

● 협업이 활성화된 조직일수록 시간이 흐르면서 조직 개편 및 인사 이동 등으로 인해 팀사이트가 늘어나는 현상이 목격됩니다. 이는 협업 공간의 복잡도 증가 및 지식자산의 활용과 관리가 어려운 문제로 나타납니다. 이런 상황을 제대로 관리하지 못하면 상황은 더욱 악화되어 조직의 협업 효율성을 떨어뜨리는 원인이 됩니다.

● 팀사이트 증가가 저장 공간의 부족으로 이어지면서 지식자산을 더 이상 관리하지 못하고 폐기하는 기업들이 느는 것도 현실입니다.

3. 스토리지 업그레이드 비용 이슈

● Microsoft 365가 제공하는 사용자당 10GB 공간은 최근의 협업 스타일과 팀사이트가 계속 늘어나는 특성을 고려하면 너무 작습니다. 많은 기업의 경우, 금세 공간이 부족해지고 업그레이드가 필요합니다. 그런데 업그레이드 비용이 상당히 높은 수준입니다.

● 협업 효율 저하, 산출물 관리의 어려움 및 저장 공간 업그레이드 비용 부담 때문에 팀사이트를 순차적으로 폐기하는 기업들도 생겨나고 있습니다. 이는 단순한 팀사이트 삭제가 아니라 기업의 지식자산과 경쟁력 손실로 해석해야 합니다. 

문서 아카이빙 필요성

문서 아카이빙은 더 이상 정기적으로 사용하지 않는 문서 등의 지식자산을 NAS, SAN, 클라우드 등 저장소에 안전하게 보관하는 정책과 프로세스를 의미합니다. 이용률이 떨어져도 지식자산의 가치는 사라지지 않기 때문에 라이프 사이클에 지정된 폐기 일정까지 언제든 이용할 수 있도록 안전하고 체계적으로 보관되어야 합니다. 현대 비즈니스의 특성 중 하나는 기업이 준수해야 하는 규제의 꾸준한 증가이죠. 문서 아카이빙은 규제 및 조직의 규정 준수를 위해서도 중요합니다.

메타넷티플랫폼은 “기업 경쟁력 강화를 위한 지식자산화 구현 방법과 전략” 포스트 등을 통해 지식자산이 기업 경쟁력의 핵심이란 점을 강조하고 있습니다. 기업은 문서 아카이빙을 선택이 아닌 필수 요소로 인식하고 문서관리 전략에 통합해 운용해야 합니다. 문서 아카이빙 체계를 제대로 구현한 기업이 얻는 가치는 아래와 같습니다:

1. 지식자산(문서) 손실 방지 - 아카이빙되지 않은 문서는 언제든 손실될 수 있습니다. 가능성은 적다고 하지만 직원이 실수로 파일을 지우거나 손상되는 일은 계속 벌어지고 있습니다. 디지털 방식의 아카이빙은 지식자산의 안전한 관리와 손쉬운 이용을 보장합니다.

2. 규제 준수와 법적 증빙 자료 – 문서 아카이빙은 법적인 측면에서도 중요합니다. 법적으로 보관이 필요한 문서를 실수로 폐기하는 기업이 많습니다. 체계적 아카이빙 시스템은 이런 실수를 미연에 방지하고 정부 규제 및 회사 정책에 따른 문서 보관과 폐기로 각종 규제와 법적 이슈에 효과적으로 대응할 수 있습니다.

3. 보안 강화 – 지식자산의 아카이빙은 사이버 공격 및 데이터 유출이 빈번해지는 시기에 더욱 중요합니다. 아카이빙은 기업의 지식자산을 안전하게 보호하는 방법입니다. 누구나 해커의 공격 대상이 될 수 있는 시대입니다.

4. 비즈니스 연속성 – 지난 주 발생한 카카오 사태에서 볼 수 있듯이 지식자산의 아카이빙은 기업의 비즈니스 연속성 보장과 경쟁력으로 이어집니다. 지식자산의 활용과 관리가 비즈니스와 무관하게 돌아가는 기업은 단연코 없습니다.

SOLME 모던워크 아카이빙

SOLME 모던워크는 Microsoft 365 클라우드 협업 환경의 어려움을 해결하면서 아카이빙의 장점을 모두 가질 수 있는 솔루션입니다. SOLME 모던워크가 어떻게 여러분 회사의 협업 효율을 보장하고 지식자산을 관리하는지 살펴보겠습니다:

1. Microsoft 365 팀사이트 관리

● SOLME 모던워크는 팀사이트의 다양한 관리 기능을 통해 클라우드 협업 환경에서 생기는 이슈를 해결합니다. 주요 기능은 ▲팀사이트 생성과 삭제 등의 라이프 사이클 관리 ▲팀사이트별 문서 자동 백업 및 아카이빙 기능 ▲팀사이트 권한 및 구성원 관리 ▲조직도(Azure AD, 그룹웨어, 인사 조직도 등) 연계 등입니다. 위 기능들은 지식자산의 관리와 활용을 위해 꼭 필요하지만 Microsoft 365에서 많이 아쉬운 부분들이죠. 

2. 효율적 문서 백업 및 아카이빙

● SOLME 모던워크는 백업 및 아카이빙 과정에서 중복 문서를 제거합니다. 중복 문서 제거 시 우려될 수 있는 버전 관리 이슈는 해시 코드 체계를 이용해 완벽하게 해결합니다. 효성그룹은 이 기능을 활용해 문서 볼륨을 약 30% 정도 줄였습니다. 당연히 문서 저장을 위한 스토리지 공간과 비용도 절감되었죠.

아카이빙된 전체 문서는 전사 차원의 통합 검색과 이용이 가능하기 때문에 팀사이트의 구조적 특성으로 인한 팀사이트별 검색 제한 문제도 해결됩니다.

3. 클라우드 스토리지 비용 최적화

● SOLME 모던워크는 가성비 높은 온프레미스 및 클라우드 스토리지 서비스로 Microsoft 365 비용 이슈를 해결합니다.

● 온프레미스 솔루션은 영구 라이선스(서버)를 채택해 매년 사용자 단위로 비용을 내야하는 Microsoft 365 대비 비용 구조를 크게 낮췄습니다. 향후 문서 증가에 맞춰 NAS만 추가해 이용할 수 있습니다.

● Microsoft Azure 기반의 클라우드 서비스도 가능하고, 고객 상황에 맞춰 하이브리드 방식도 이용할 수 있습니다. 하이브리드 방식은 SOLME 서버와 DB시스템은 Microsoft Azure 플랫폼에서 운용되고 스토리지는 온프레미스 시스템을 이용하는 구조입니다.

SOLME 모던워크 필요성 진단하기

여러분 회사에서 Microsoft 365를 이용하고 있다면 아래 질문들을 통해 SOLME 모던워크의 필요성을 판단해 보기 바랍니다. 1분이면 충분합니다:

1. Microsoft 365 이용자와 이용률이 계속 높아지고 있다.

2. “Microsoft 365가 없으면 일이 안되요!”라는 현업이 늘어난다.

3. “팀사이트 용량이 부족해요”라는 현업 요청이 늘고 있다.

4. Microsoft 365 및 팀사이트 기술 지원 및 사용법 문의가 증가한다.

5. “팀사이트가 많아서 헷갈리니 안 쓰는 팀사이트 없애 주세요”라는 요청이 늘어난다.

위 질문에 대해 3개 이상 “Yes”라는 답이 나왔으면 SOLME 모던워크가 바로 필요한 시점이고 2개 이상 나왔다면 필요 시점이 얼마 남지 않았다는 것을 의미합니다.

Microsoft 365 협업 플랫폼은 업무 생산성 향상과 혁신을 위한 필수 도구입니다. 하지만, 이들이 가진 특성으로 인해 지식자산의 활용과 관리가 원활하지 않은 기업이 늘고 있습니다. 이 문제는 SOLME 모던워크를 통해 손쉽게 해결할 수 있습니다.

기업의 모든 정보자산화를 위한 통합 솔루션

solme@metanet.co.kr

www.solmecloud.com

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