[클라우드 협업 환경의 지식자산화]

▶ 비즈니스 속도 향상, 시간과 비용 절감 및 유연성 등의 장점때문에 클라우드 협업 환경이 빠르게 확산

▶ 클라우드 협업 환경은 협업 이후의 산출물 관리, 체계적 문서관리 및 높은 스토리지 비용 구조 같은 이슈를 가짐

▶ 위 이슈 해결과 체계적 지식자산화 구현을 위한 방안으로 SOLME 모던워크를 도입하는 기업이 증가  

글로벌 경쟁 구조가 정착되고 비즈니스 환경이 지식정보화 중심으로 급격히 전환하면서 무형 자산인 아이디어, 정보와 경험의 가치가 커지고 있습니다. 이런 사실을 깨달은 기업들이 이들 자원을 자산화 하는 것이 주요 전략으로 자리 잡았습니다. 이 내용을 “기업의 경쟁력 강화를 위한 지식자산화 구현 방법과 전략” 블로그에서 논의했죠.

지식자산화의 필요성은 비즈니스 변화 속도에서 찾을 수 있습니다. 1980~90년대 비즈니스 변화가 시속 30km 정도였다면 2022년 현재는 80~90km 정도로 가속화되었죠. 이런 가속화에 대응하는 확실한 방법은 정보, 지식의 공유와 활용 그리고 비즈니스 성과로 연계할 수 있는 체계를 만드는 겁니다. 지식자산화는 기업에게 역량 강화와 업무 효율성 확대라는 가치를 제공하죠. 동일한 관점에서 비즈니스 속도 향상, 시간과 비용 절감, 유연성 확대 및 재무적 건전성 확보라는 장점 때문에 클라우드 플랫폼이 빠르게 확산되고 있습니다. 

클라우드 협업 환경의 지식자산화 이슈

비즈니스 속도 향상과 비용 절감 등의 비즈니스 가치를 제공하는 Microsoft 365 등 클라우드 플랫폼의 활용은 현명한 선택입니다. 하지만 지식자산화 관점에서는 몇 가지 이슈를 갖고 있습니다:

1. 협업 산출물 관리 어려움

● Microsoft 365 팀즈는 뛰어난 협업 환경을 제공합니다. 부서 단위 협업에 적합한 쉐어포인트 기반의 팀사이트 구조를 활용하기 때문입니다. 그런데 쉐어포인트 팀사이트는 다른 팀사이트의 문서를 검색할 수 없는 구조적 이슈를 갖습니다. 또한, 권한이 없는 문서는 검색이 안되기 때문에 업무 진행에 문제가 될 수 있습니다. 이런 점들은 전사적 지식자산화 구현에 이슈가 됩니다.

● 일회성 프로젝트나 TFT 운영 방식이 많은 기업에서 일상화되어 있습니다. 그리고 프로젝트가 완료되면 해당 프로젝트의 산출물 백업, 이전 및 관리 등이 뒤따라야 합니다. 하지만 Microsoft 365 팀즈 등의 클라우드 협업 플랫폼은 이에 위한 기능이 부족하기 때문에 별도의 보완이 필요합니다.

2. 지식(문서)관리 체계 적용의 어려움

● 협업 과정에서 생성된 문서의 손쉬운 공유는 업무 효율화를 위해 아주 중요하죠. 더불어 기업의 지식자산화 관점에서는 체계적 문서관리 방안도 필수로 따라야 합니다. 이런 측면에서 Microsoft 365 팀즈는 문서 분류, 보안 등급 및 반출 관리 등의 문서관리에 아쉬움이 남습니다. 예를 들어, 세부적 문서 분류가 어렵기 때문에 문서가 늘어나면 검색의 효율이 떨어지는 문제가 발생할 수 있죠. 또한, 보안 등급 설정 및 반출 관리 기능의 미비는 원하지 않는 지식자산의 유출로 이어질 수 있습니다.

● 클라우드 협업 플랫폼의 부족한 문서관리 기능은 지식자산의 라이프 사이클(수명관리) 부재로 연결됩니다. 라이프 사이클 부재는 업무 효율성 저하, 지식자산 유출 및 스토리지 과다 사용 등의 2차 문제로 만들 수 있습니다.

3. 문서관리를 위한 스토리지 비용 증가

Microsoft 365는 협업용 저장 공간으로 사용자당 10GB를 제공합니다. 협업 결과물이 텍스트로만 존재하면 10GB로도 충분할 수 있지만 동영상과 이미지도 많이 이용되는 최근의 협업 형태를 고려한다면 아주 작습니다. 그런데 저장 공간을 업그레이드하는 비용이 상당합니다. 따라서 설계 도면이나 동영상 같이 용량이 큰 산출물을 저장, 유통 및 관리해야 하는 기업의 경우에는 상당한 비용을 추가로 투자해야 하는 이슈가 있습니다. 

SOLME 모던워크 솔루션 동반 활용

지식자산화가 핵심 경쟁력인 현대 기업에게 협업은 필수입니다. 따라서, 협업의 활성화는 중요하지만 위에 언급된 이슈의 해결없이 계속 진행하면 원하는 성과를 얻지 못할 가능성이 커집니다. 예상되는 문제는 지식/문서의 효율적 활용 제한, 문서 운영/관리 작업의 증가 및 업무 생산성 향상의 정체 등입니다. 따라서, 이슈 해결을 위한 SOLME 모던워크 같은 문서중앙화 솔루션의 동반 활용이 필요합니다.

1. 협업 이후의 산출물 관리 이슈

● SOLME모던워크를 통해 Microsoft 365 팀즈에 적용된 쉐어포인트 팀사이트 이슈로 어려웠던 전사 차원의 통합 문서 검색과 이용이 가능합니다. 글자 그대로 부서 단위 협업이 아닌 전사 차원의 협업이 가능합니다.  

● 수시로 발생하는 일회성 프로젝트 결과물의 백업, 이전과 라이프 사이클 관리 등도 손쉽게 처리할 수 있어 프로젝트 산출물이 누락되거나 의도치 않게 폐기 또는 유출되는 상황을      방지할 수 있습니다.

2. 체계적 지식(문서)관리 이슈

● SOLME모던워크를 활용하면 Microsoft 365 팀즈에 없는 문서 분류, 보안 등급 및 반출 관리 그리고 사용자/문서별 권한 설정 기능 등으로 기업이 원하는 정책과 프로세스에 맞춰 지      식자산을 관리할 수 있습니다. 이를 통해 업무 생산성을 지속적으로 높이면서 문서 유출 등을 원천적으로 차단할 수 있습니다. 또, 기업에 최적화된 맞춤형 라이프 사이클을 구현할 수 있습니다.

3. 높은 스토리지 비용 구조 이슈

● SOLME 모던워크는 비용 구조가 높은 Microsoft 365 스토리지를 대체할 수 있는 가성비 높은 대체 솔루션을 제공합니다. 스토리지 솔루션은 온프레미스와 클라우드 두 가지 방식 

       모두 가능합니다. 이를 통해 합리적 비용으로 전사적인 지식자산화를 구현할 수 있고 문서 증가에도 효과적으로 대응할 수 있습니다. 

SOLME 모던워크 활용을 위한 준비

클라우드 협업 환경의 이슈를 해결하고 체계적 지식자산화에 필요한 SOLME 모던워크를 활용하려면 어떤 것을 준비해야 할까요? 아래 4가지 사항이 필요합니다.

● SOLEM 모던워크 솔루션

● 지식자산화 컨설팅 서비스

   - 위 언급된 문서 분류 체계, 보안 등급 설정, 권한 설정 및 문서관리 정책과 프로세스 도출 등을 위한 서비스입니다.

● Microsoft 365 E3 라이선스 구매 (혹 업그레이드)

● 컨설팅 진행과 향후 관리, 운영을 위한 담당 인력(팀)

SOLME 모던워크는 기업이 클라우드 환경의 협업 도입으로 비즈니스 속도 향상, 시간과 비용 절감 및 유연성 등의 효과를 누리면서 효율적인 지식자산화 체계를 만들 수 있도록 지원하는 검증된 문서중앙화 솔루션입니다. 여러분 회사의 협업 체계와 지식자산화는 SOLME 모던워크가 보장합니다.  

기업의 모든 정보자산화를 위한 통합 솔루션

solme@metanet.co.kr

www.solmecloud.com

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