[문서기반의 협업 체계 구현]

▶ 베이비부머 세대의 대규모 은퇴, 비즈니스 지역 다변화, 디지털 데이터 급증과 코로나 등으로 인해 기업의 자동화와 인공지능 등 첨단 기술 도입과 디지털 전환이 빠르게 진행 중

▶ 품질 관리, 원가 절감 등 제조업의 핵심 목표를 넘어 조직의 협업 체계와 정보 활용 및 자산화 능력이 차별화된 경쟁력으로 인식되고 있음

▶ 이를 구현하기 위한 문서기반 협업 체계가 빠르게 확산되고 있음

“몰락한 일본 따라간다”…한국 조선업, 일감 넘치는데 인력이 없다! 얼마 전 한 경제 일간지의 헤드라인으로 올라온 기사 제목입니다.

4차 산업혁명으로 자동화와 인공지능 등 첨단기술이 확산되면서 제조업 일자리와 인력을 빠르게 대체할 거라고 예측하는 전문가들이 많습니다. 여기서 더 나아가 인공지능 활용에 따른 대량 해고와 근로자 수입 감소에 대비한 국가 차원의 대응을 요구하는 의견까지 제시되었죠. 핀란드, 스페인과 미국에서 실험하고 우리나라 대통령 선거에서도 이슈가 된 ‘기본소득제’가 그것이죠.

하지만, 전문가들이 예측한 상황은 아직 오직 않았습니다. 사실 여러 경제 관련 단체 및 시장 조사 기관에 의하면 지멘스, GE같은 제조 분야의 리더 기업들은 직원들에게 더 많은 투자를 한 것으로 파악되었습니다. 코로나 확산은 오히려 인력의 중요성을 높이기 계기가 되었습니다. 오늘은 제조업을 모델로 해서 문서기반의 협업 체계가 중요한 이유를 정리했습니다.

제조업의 첨단 기술 도입 이유

제조 기업이 인공지능과 빅데이터 등 첨단 기술을 도입해 인력을 대체 혹은 보완해야 하는 이유는 시대적 상황에서 찾을 수 있습니다. 여기에는 베이비부머 세대의 대규모 은퇴, 비즈니스 지역 다변화, 제조 관련 데이터의 폭발적 증가 및 코로나19 등이 포함됩니다.

한국의 베이비부머 세대(1955~1974년생)는 약 1,750만명으로 50년대 세대 대부부은 이미 은퇴했을 가능성이 높고 앞으로 10여년에 걸쳐 900만명 정도가 산업 현장을 떠나게 됩니다. 숙련된 근로자의 은퇴는 이들의 업무 지식, 경험과 지혜 같은 무형 자산이 같이 유실된다는 것을 의미하죠. 그리고 코로나 팬데믹이 지속되면서 찾아온 대퇴사 (Great Resignation)와 인력 채용이 더 어려워지는 상황도 기업에게 디지털 기술 활용을 강요하고 있습니다.

비즈니스 지역 다변화로 인해 중앙집중식 사업 통제를 분산형으로 바꾸는 흐름은 기업 본사와 지역 본사간, 지역 본사간의 긴밀한 정보 공유, 의사 소통과 협업 필요성을 크게 증가시킵니다. 이런 상황과 맞물려 Microsoft 팀즈나 슬랙 같은 디지털 협업 플랫폼의 도입이 폭발적으로 늘었습니다. 또한, 기업들의 꾸준한 설비 및 IT 투자가 생산 관련 데이터의 엄청난 증가를 가져오면서 데이터의 정확한 분석과 의사결정 역량이 경쟁력의 차이를 만들어내고 있습니다.

[기업에게 디지털 기술 활용이 필요한 이유]

이렇듯 인력의 노령화, 지역 다변화와 데이터 증가가 제조업의 구성과 일하는 방식을 변화시키는 동력이 되고 있습니다. 따라서, 제조업은 신규 및 기존 근로자가 업무에 필요한 지식과 기술을 빠르게 구비하고 협업을 통해 조직의 지식, 경험과 데이터를 활용할 수 있는 체계를 빨리 구현해야 합니다. 지식정보화가 제조업의 핵심 경쟁력이란 사실을 고려하면 더욱 그렇습니다. 사실 이런 흐름의 변화를 많은 전문가들이 예측하고 있었습니다. 아래는 딜로이트 컨설팅이 분석한 기업의 업무 커뮤니케이션 활용 채널 예측입니다. Microsoft Teams같은 디지털 협업 플랫폼의 가파른 성장을 예측하고 있습니다.

[업무용 소통 방식의 변화 예측, 출처: 딜로이트 컨설팅]

전세계적으로 문서기반의 협업 체계가 빠르게 확산하는 이유를 여기서 찾을 수 있습니다. 좀 더 살펴보면, 지금까지 직원들이 협업을 위해 사용하는 도구는 이메일, 채팅 및 문자 메시지 등으로 제한되어 있습니다. 장점도 많지만 이들은 비즈니스 프로세스와 관련된 실제 정보 흐름과는 끊어져 있는 경우가 대부분이죠. 이로 인해 업무 진행 상황의 실시간 업데이트가 안되고 업무 전환이나 인수인계가 어렵다는 문제를 갖습니다. 문서기반의 협업 체계를 주요 업무 프로세스에 연계할 수 있다면 기업은 주요 성과지표(KPI)와 수익률 개선 등 효과를 얻을 수 있습니다.

[문서기반 협업 체계 활용의 장점]

문서기반의 협업 체계를 연계했을 때 큰 효과를 얻을 수 있다고 평가되는 제조업 업무 프로세스두 개를 가지고 이야기를 해보겠습니다: 첫 번째는 장애/오류 원인 분석이고 다른 하나는 생산설비(기기) 유지보수입니다. 두 업무는 관련자(부서)가 많고 이들 간의 트랜잭션이 아주 많다는 공통점을 갖습니다. 즉, 이런 특성을 가진 업무들은 문서기반 협업 체계 연계로 얻을 수 있는 가치가 많다는 것을 의미합니다. 

[문서기반 협업으로 효과를 얻을 수 있는 제조 업무]

장애 원인 분석 업무를 좀 더 살펴보죠. 제조업에서 생산 체계의 진짜 문제는 고장 설비나 불량 부품이 아닌 ‘장애 원인 분석’ 프로세스 자체에 있는 경우가 많습니다. 장애 원인에 대한 분석이 진행될수록 더 전문적 지식이 필요하기 때문에 관련자간 협력이 아주 중요합니다. 그리고 업무 단계별로 관련자가 계속 바뀌는 것이 일반적입니다.

예를 들어, 한 자동차 기업의 조립라인에서 많은 불량이 발생한다는 사실을 발견했다고 가정하죠. 불량품은 비용으로 전환되고 향후 리콜 사태 등으로 이어질 수 있기 때문에 빠른 대응이 필요합니다. 원인 파악을 위해서는 조립라인의 작업자 모니터링, 조립 설비 관련 데이터 캡처, 관련 시스템의 코드/데이터 분석, 상세 조사 및 해결 방안 파악/도입 그리고 예상 효과 평가 등 많은 작업이 필요합니다. 당연히 참여 인원도 많고 필요 정보도 상당합니다.

실제로 장애원인 분석 작업이 지연되거나 문제가 생기는 원인의 대부분이 관련자간 정보 공유와 의사소통 미비 그리고 관련 정보를 제대로 찾을 수 없는데 있습니다. 따라서 문서기반의 협업 플랫폼을 활용하면 조직 내에서 업무 담당자 섭외, 즉각적인 온라인 미팅 및 관련 정보의 공유를 통해 장애원인 분석 업무의 효율을 크게 높일 수 있습니다. 물론, 작업 각 단계에서 생성되는 정보를 통합 관리하면서 현장 작업자, 엔지니어, 개발자 및 관리자 등 참여 인력 간의 안전하고 원활한 정보 활용도 보장할 수 있습니다.

필요에 따라 관련자들은 문제와 관련된 이미지, 파일과 이력 정보를 실시간 공유하면서 상세한 논의를 진행할 수 있습니다. 이를 통해 장애 원인 분석 프로세스가 최적화되는 것이죠. 최적화된 프로세스는 장애 원인의 정확한 분석과 대응 방안 수립을 위한 전제 조건입니다. 전통적인 프로세스 개선 방법처럼 많은 인력과 시간을 투입해 AS-IS 프로세스를 분석하고 문제점을 찾아내 해결하는 것도 좋지만 위 사례처럼 정보, 전문 지식, 문서와 경험 그리고 인력간의 협업 체계를 구현하는 것이 더 효과적이란 사실이 입증되고 있습니다.

문서기반의 협업을 위한 SOLME 모던워크

SOLME 모던워크는 고도화된 협업 프로세스를 필요로 하는 제조, 건설, 설계 등 기업을 위한 체계화된 문서기반 협업 프로세스를 제공합니다. 문서기반 협업 프로세스가 제대로 가치를 전달하기 위해서는 문서관리 체계와 협업 체계가 유기적으로 통합되어 있어야 합니다.

먼저, SOLME 모던워크는 SOLME 엔터프라이즈를 이용해 체계적 문서중앙화 서비스를 제공합니다. 문서중앙화 서비스를 통해 문서의 분류, 저장, 유통 및 폐기 등 라이프사이클을 관리하고 권한을 가진 인원만 접근, 이용, 공유할 수 있도록 통제합니다.

[SOLME 모던워크 구성]

그리고 SOLME 엔터프라이즈와 통합된 Microsoft 365를 이용해 협업 체계를 제공합니다. M365는업무정보의 실시간 공유, 의사소통 및 전문가 섭외와 온라인 미팅, 업무 할당과 트래킹 그리고 관련 내용 저장 등 제반의 협업 과정을 end to end로 지원합니다. 여러분 회사에서 Microsoft M365 서비스를 운영 중이라면 문서기반 협업 체계를 아주 손쉽게 구현할 수 있습니다.

기업의 모든 정보자산화를 위한 통합 솔루션

solme@metanet.co.kr

www.solmecloud.com