비즈니스는 살아있습니다! 소비자와 시장이 끊임없이 변하면서 비즈니스가 변하고 비즈니스의 주체인 기업도 계속 진화하고 변하게 됩니다. 이 과정에서 생존과 수익 창출이란 목표는 그대로 지만 목표를 달성하는 방법은 계속 진화합니다. 완벽함을 추구하던 기업들이 빠르게 실행하고 개선하는 속도 전략으로 갈아타고, 안정 추구에서 도전과 창의성을 우선시하는 문화로 바꾸려고 합니다. 한 두명의 수퍼 히어로가 중심이 아닌 다같이 참여하는 협업 방식을 확대하는 것 등이 좋은 예입니다. 건물과 설비 같은 유형 자산을 넘어 정보, 지식과 경험 등 무형의 자원을 체계화하고 자산화하려는 노력도 같은 관점으로 해석할 수 있습니다. 

아직도 국내 경기 상황이 악화되면 꼭 소환되는 25년전 IMF 사태는 너무나 큰 상처를 남겼죠. 하지만, 우리사회의 시야가 넓어지고 경제 구조가 단단해지는 계기가 된 것도 사실입니다. IMF 이후 외환관리 및 투자 관련 정책이 꼼꼼해지고 금융 기업들의 경쟁력이 강화된 것이 좋은 예이죠. 그리고 대규모 인력 감원으로 직원과 함께 이들이 갖고 있던 업무 정보, 지식과 경험까지 모두 잃어버려서 비즈니스 정상화에 많은 어려움을 겪었던 기업들이 지식, 정보 등 무형 자산의 가치를 깨닫고 관리 체계 구현에 투자를 시작한 것도 2022년 현시점에서 보면 너무나 중요한 학습 효과였습습니다.

지식의 자산화

미국과 유럽 기업을 중심으로 1980년대부터 적극 검토된 지식자산이란 개념은 초기에는 라이선스나 특허권 같은 법적으로 보장받을 수 있고 바로 경제적 가치로 이어지는 대상에 집중했죠. 하지만, 지식정보화 중심의 비즈니스 환경으로 급속한 전환이 이뤄지고 글로벌한 경쟁 체계가 자리 잡으면서 직원들의 머릿속에 든 아이디어, 정보와 경험 등도 중요한 자산이란 사실을 깨닫고 이자원들을 자산화하는 것이 기업의 주요 업무로 자리 잡게 됩니다. 이런 접근의 구체화된 형태가 KMS(Knowledge Management System) 및 EKM(Enterprise Knowledge Management) 등입니다.

지식자산화 필요성

지식의 자산화가 필요한 가장 큰 이유는 비즈니스의 변화 속도에 있습니다. 1980~90년대의 변화가 시속 30km 정도였다면 지금은 80~90km 정도로 빨라졌습니다. 신규 설비 투자 등도 중요하지만 이런 속도에 대응하는 확실한 방법은 정보, 지식의 공유와 활용 그리고 비즈니스 성과로 연계할 수 있는 체계를 만드는 겁니다. 지식 자산화가 기업에게 제공하는 가치는 크게 기업 역량 강화와 업무 효율성 확대로 구분할 수 있습니다. 

현대모비스 사례를 보면, 지식자산화 이후에 문서 작성 시간이 평균 4.1일에서 3.6일로 13%로 줄었습니다. 그리고 많은 시간을 잡아먹는 문서 작성, 보관, 재활용에 편리한 환경이 구현되면서 직원들의 만족도가 6.3점 상승했습니다. 한 전문 기관의 보고서는 체계적 지식자산화가 도입되면 해당 조직의 지식 활용률이 연평균 10% 정도 상승하고, 업무에 필요한 정보와 문서 관리에 투입되던 관리 업무와 비용은 약 20~30% 줄어든다고 밝혔습니다.

지식자산화의 필요성은 인력 관리에도 많은 영향을 줍니다. 최근 동향을 보면 기업이 원하는 인재들은 회사 선택의 기준으로 연봉만을 보지 않습니다. 기업 문화, 업무 환경과 일하는 방식 등도 중요하게 다루죠. 지식자산화를 통한 업무 환경의 개선은 인재 채용과 유지를 위해서도 중요합니다. 또한, 팬데믹 이후 시작된 대퇴사(Great Resignation) 문제 해결에도 효과적입니다. 

지식자산화 전략과 방법

가치를 인식한 많은 기업이 지식자산화에 투자했지만 모두 성공의 결실을 얻지는 못하는 것이 현실입니다. 여러 가지 이유가 있지만 ‘접근 방식과 절차의 오류’를 지적하는 전문가들이 많습니다. 곰곰이 생각해보면 기업 관점의 지식자산화는 상당히 포괄적이고 추상적입니다. 따라서, 정확한 업무 목표와 방향성 설정 그리고 관련 요소들의 정비가 반드시 선행되어야 합니다. 이를 토대로 시스템 구축이 시작되어야 하는 것이죠. 성공의 결실을 얻지 못한 기업의 사례를 살펴보면 많은 경우 이 단계를 생략하고 바로 KMS, ECM 등의 도입으로 직행했다는 공통점을 찾을 수 있습니다.

시스템 구축으로 직행한 경우, 시간이 지날수록 업무 중복 및 관련 업무와 충돌되는 현상이 늘어나고 이로 인해 사용자의 불만이 증가합니다. 이런 상황이 이어지면 이용자 수와 이용률이 확 떨어지고 과거의 업무 방식으로 돌아가는 직원들이 증가합니다. 즉, 지식자산화 시스템의 수명이 다한 것이죠. 이 시점까지 도달하는데 1년 정도면 충분합니다.

이런 상황이 일어나는 근본적 원인은 고객과 업체 모두에게 있습니다. 단계별 접근은 부차적 요소로 여겨질 수 있는 노력과 시간의 투자를 요구합니다. 할 일은 명확히 보이지만 가치는 아직 보이지 않기 때문에 고객과 업체 모두 이 과정의 중요성을 인식하지 못하고 건너 뜁니다. 그리고 시간과 비용 절감이란 명분 아래 시스템 구축으로 직행하는 것이죠.  

그래서 메타넷은 지식자산화에 있어 위 그림과 같은 접근을 가장 중요하게 생각합니다. 차분히 단계별로 진행하는 것이 시간이 지날수록 사용자와 사용률이 증가하고 기업의 업무 성과로 이어지는 시스템을 얻는 비결입니다. 1, 2단계는 고객 상황에 따라 자체적으로 진행하거나 메타넷과의 협업을 통해 진행할 수 있습니다. 조금 더 시간이 걸리고 비용도 들었지만 메타넷의 권고를 수용해 단계별로 지식자산화 여정을 완료한 효성그룹의 경우에는 시간이 지날수록 이용자와 사용률이 늘고 있습니다. 이에 따라 그룹차원에서 시스템을 확대하고 고도화하기 위한 검토가 진행되고 있습니다.

기업이 보유한 소중한 지식의 자산화와 활용은 21세기 기업들에게 업무용 컴퓨터처럼 필수 항목입니다. 필기로 자료를 정리하고 업무를 처리하는 기업이 컴퓨터 기반으로 업무를 자동화한 기업을 당할 수 없듯이 지식자산화 체계가 안 갖춰진 기업이 글로벌 경쟁에서 승리할 가능성은 점점 줄어들고 있습니다. 

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