개인이 일하는 방식은 물론이고 기업의 업무 방식도 꾸준히 변하고 있습니다. 변화의 이유는 다양하지만 변화의 범위와 규모를 고려할 때 디지털 기술만큼 강력한 동인은 없었습니다. 앞 두 편의 포스트를 통해 우리는 하이브리드 워크라는 새로운 업무 방식이 표준이 되어가는 현상 – 일명, New normal –과 이를 기업에 정착시키는 핵심 요소로서의 디지털 기술에 대해 정리해 보았습니다. 그런데 업무 환경이 빠르게 그리고 혁신적으로 변해도 변하지 않는 핵심이 있습니다. 바로 정보자산의 관리입니다. 

​[정보자산의 관리]

▶ 하이브리드 워크 환경에서는 디지털 기술의 활용과 함께 정보 자산 관리 체계 고도화가 병행되어야 실질적인 성과를 얻을 수 있음

▶ 체계적 정보 자산 관리는 업무 생산성, 협업 역량 향상을 이끄는 원동력   

▶ 정보자산의 일원화된 공유와 활용으로 얻는 가치는 우리의 생각보다 큼 

‘하이브리드(모던 워크) 구현을 위한 디지털 기술 활용’ 포스트에서 새로운 업무 환경을 구현하는 3가지 기술적 방향으로 ‘연결 (Connectivity), 자동화 (Automation), 지능화 (Intellectualization)’을 제시했습니다. 여기서 메타넷티플랫폼이 생각하는 ‘연결’은 시스템 연결만을 의미하지 않습니다. 사람과 사람의 연결, 사람과 콘텐츠의 연결 및 사람과 시스템의 연결 모두를 포함합니다. 기술적 연결은 계속 발전해 왔습니다. 하지만 기술적 연결에 기반한 업무 내용과 결과물은 거의 변하지 않았습니다. 

기술적 연결 방식의 진화처럼 우리의 업무 방식, 문서와 자료 등 정보자산 관리도 발전해 왔을까요? 쉽게 답하기 어려운 분들이 많을 겁니다.  프로세스가 제대로 정리되지 않아 업무 지연은 다반사고, 문서를 찾지 못해 중복 작업을 하는 경우가 빈번하기 때문이죠. 따라서 우리의 관점을 기술적 진화에서 정보자산 관리 고도화 및 프로세스 최적화로 확장할 시점입니다. 

온고지신 (溫故知新)

“옛 것을 배움으로써 새로운 것을 알게 된다”라는 고사성어이죠. 자동화와 디지털 기술 활용 전후 유통 기업의 업무 방식을 비교함으로써 체계적 정보자산 관리의 가치를 살펴보겠습니다. 

화면 1: 거대한 트럭들이 계속 물류 창고로 들어옵니다. 일부는 실어 온 제품의 하역 작업이 진행 중이고 일부는 길게 줄을 서서 기다리고 있습니다. 인력에 의한 하역 작업으로 병목현상이 생기기 때문이죠. 창고 한쪽에서는 창고 담당 직원들이 모여서 입고된 물품을 확인하고 기록하느라 정신이 없습니다. 대충 따져도 작업 인원이 20명은 넘을 것 같습니다. 이 작업은 자정이나 돼야 끝날 것 같습니다. 

창고 관리 팀원들이 밤새 정리한 수기 자료는 다음날 판매 관리팀 담당자에게 전달됩니다. 그때부터 엑셀로 입력하는 작업이 시작됩니다. 입력이 끝나고 데이터 정합성을 점검하는데 합계가 틀립니다. 담당자가 창고 관리팀으로 가서 확인하지만 이유를 찾을 수 없습니다. 결국, 창고로 가서 재점검을 하게 됩니다. 제품 입고 작업을 마무리하는 데 5일이 걸렸습니다. 

화면 2: 한쪽에는 25톤 트럭들이 쉼 없이 들어오고 다른 한쪽은 빈 트럭들이 줄지어 나갑니다. 방금 전 도작한 트럭이 창고에 다가가자 사람 대신 컨베이어 벨트와 자동화 로봇이 하역 작업을 시작합니다. 하역된 제품을 점검하는 인원도 보이지 않습니다. 작업 진행을 점검하는 소수의 관리 인원만 눈에 띕니다. 로봇이 내린 물품이 컨베이어에 올려지는 순간 박스에 부착된 RFID (Radio Frequency Identification) 센서를 통해 제품 내역과 수량이 자동 점검되기 때문입니다. 트럭당 30~40분씩 소요되던 하역 작업이 10분 내로 줄었습니다. 제품 하역과 동시에 수집된 데이터는 WMS (Warehouse Management System)에 실시간 기록되고 ERP 등 연계 시스템에 반영됩니다. 따라서 판매 관리팀 담당자가 엑셀로 자료를 정리하고 합계가 틀려서 창고를 뛰어다니는 일은 벌어지지 않습니다. 5~6일 걸리던 일이 이제 반나절이면 충분합니다. 이 이야기는 세계 최대의 유통 기업인 월마트의 사례입니다. 이 기업이 얻게 되는 비용 절감과 업무 생산성 향상은 얼마나 될까요?

위 사례에서 보듯 자동화 로봇과 컨베이어 시스템에 의한 시간 절감 효과도 상당하지만 일원화된 정보 흐름과 관리 효율화의 효과는 휠씬 큽니다. 자동화 로봇 활용으로 인한 시간 절감은 하루가 안되지만 정보 흐름 개선은 3~4일을 단축했습니다. 이런 상황은 하이브리드(모던) 워크를 활용해야 하는 기업에게도 동일하게 적용됩니다. 즉, 기술적 연결 및 시스템 고도화와 함께 정보 자산의 공유와 흐름을 최적화하는 작업이 병행되어야 합니다. 이를 위한 좋은 방법은 문서중앙화 혹은 ECM(Enterprise Contents Management) 체계 구현입니다. 

정보자산 관리의 가치와 역할

콘텐츠는 우리가 하는 일의 결과로 나오는 산출물로 정의할 수 있습니다. 업무의 결과로 계약서, 제안서, 설계도, 공정계획서, 인보이스, 구매 주문서 등 많은 콘텐츠가 만들어집니다. 하지만 콘텐츠 관리 및 재활용은 결코 쉽지 않습니다. 주요 이유는 기업이 정보 자산의 관리 필요성을 인식하지 못하거나 필요한 프로세스와 시스템 체계 부족에서 찾을 수 있습니다. 파일을 찾지 못해서 밤새 재작업을 하거나 파일을 찾아서 컴퓨터를 싸그리 뒤져 본 경험을 누구나 갖고 있을 겁니다.   

이처럼 정보자산 관리가 약하면 어떤 문제가 생길까요? 직원의 시간 활용과 생산성이 낮습니다. 그리고 조직의 경험과 지식이 축적되거나 공유되지 못하는 문제가 지속됩니다. 이는 기업의 상시 목표인 업무 최적화, 생산성 향상 및 원가 절감을 어렵게 합니다. 이전과 달리 기업의 IT 시스템 비중이 늘어나고 정보 자산이 급증하는 최근의 흐름을 고려하면 일원화된 콘텐츠 관리의 필요성은 계속 커질 겁니다. 문서중앙화의 목표는 문서, 이미지 등 정보 자산을 수집, 보존 및 관리하는 체계를 통해 기업의 정보 흐름과 활용도를 높이는 데 있습니다. 또, 업무 프로세스 오류 혹은 직원 실수로 인한 정보 유출이나 사고를 방지할 수 있습니다. 

문서중앙화의 필요성

잠시 살펴본 것처럼 콘텐츠, 즉 정보자산의 체계적 관리와 활용은 우리가 생각한 것보다 휠씬 더 크고 광범위한 효과를 가져옵니다. 각 분야의 리더 기업들을 살펴보면 물리적 콘텐츠의 관리 체계는 기본으로 갖추고 이제는 무형 지식과 경험까지 자산화하기 위해 투자하는 흐름을 볼 수 있습니다. 문서중앙화(혹 ECM)의 효과를 정리해 보겠습니다:

● 원활한 정보 공유와 중복 작업 제거: 문서중앙화의 우선 효과는 원활한 정보 공유 그리고 이를 통한 중복 작업의 제거입니다. 이를 통한 직원의 시간 절약과 업무 효율을 유도할 수 있습니다. 이는 자연스럽게 조직의 생산성 향상을 이끌어냅니다.

● 위험 및 보안: 제품 개발팀이 몇 달을 밤새워 만든 신제품 도면 파일이 깨졌다면 그 피해는 어떻게 산정할 수 있을까요? 혹은 뉴스에 심심찮게 나오는 의도적인 산업 정보 유출로 인한 기업, 사회적 손실은 어느 정도일까요? ECM은 정보 관리와 보안 실패로 야기될 수 있는 비즈니스 위험을 최소화하기 위해 필요합니다

● 정책 관리: 회사의 정책은 언제든 바뀔 수 있습니다. 정부 정책의 변화는 개인정보보호법처럼 비즈니스에 큰 영향을 미치는 경우가 많습니다. ECM은 변경된 정책 및 규제 관련 데이터를 추적하고 복사본을 보관해 이런 상황에 효과적으로 대응할 수 있습니다. 또, 정책 변경이 기존 파일에 영향을 주지 않게 보호하고 변경 내용을 관련자에게 알려줍니다. 이를 통해 담당자는 변경 사항을 정확히 파악하고 필요한 조치를 취할 수 있습니다.

● 사용자 인증 및 권한 관리: 조직이 커지면 중요 자료를 보호하고 업무 프로세스의 최적화를 위해 사용자별로 적절한 권한을 부여하고 관리하는 일이 중요해집니다. 이 문제는 체계화된 사용자 인증 절차와 권한 관리를 통해 가능합니다. ECM은 진행 중인 프로세스, 사용자 인증 및 자료에 접속한 기기를 실시간 모니터링하고 제어할 수 있습니다. 

● 의사결정 정확도: 개인이나 기업 모두 충분한 정보가 있다면 더 정확한 의사결정을 내릴 수 있습니다. 조직 정보, 문서, 파일, 사람 및 프로세스 등 대량의 데이터를 한곳에 모아서 처리하는 ECM은 의사결정 수준을 높이는데 크게 기여합니다. 

● 손쉬운 인터페이스 연동: 체계적 정보자산 관리와 활용을 위해서는 다양한 시스템 및 비즈니스 프로세스와 연계하는 것이 중요합니다. 그런데 연계 작업은 그리 간단하거나 소요 비용이 적지도 않습니다. ECM은 표준 인터페이스를 이용해 관련 시스템과 프로세스를 상대적으로 손쉽게 연동할 수 있습니다. 

메타넷티플랫폼은 고객의 클라우드 여정을 같이합니다.

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