① 문서중앙화를 중심으로 한 관련 시스템 통합 수준이 업무 생산성과 협업 역량을 좌우.

② 문서 흐름이 곧 업무의 흐름이기 때문에 시스템 통합은 업무 생산성을 좌우하는 핵심 인프라.

③ ERP, CRM 등과 연동된 문서중앙화는 반복 작업을 줄이고, 조직 전체의 업무 효율을 향상.

④ 문서중앙화 중심의 업무 프로세스와 시스템 통합은 전사적 프로세스를 연결하고 최적화하는 디지털 시대의 우선 전략.

⑤ 고객 중심의 문서중앙화 구현을 목표로 하는 SOLME 솔루션은 최적의 문서중앙화 플랫폼과 시스템 통합 서비스 제공.

문서중앙화 솔루션의 역할

문서중앙화(ECM) 솔루션은 어떤 역할을 해야 할까요? 이제는 기업 문서의 통합 저장과 관리를 넘어, 정보 자산의 안전한 보호, 업무 효율과 협업을 극대화하는 전략적 문서 관리 체계의 역할을 수행해야 합니다. 전략적 문서관리라는 목표 달성을 위해 문서중앙화는 문서의 전체 생애주기 관리, 업무 프로세스 연동, 시스템 통합, 보안 및 효율적 협업까지 폭넓게 지원할 수 있어야 합니다. 이 중에서도 빠르고 정확한 업무 처리를 위한 '업무 프로세스 연동'과 '시스템 통합'의 중요성이 커지고 있습니다. 문서 흐름이 곧 업무 흐름이고 업무 프로세스의 최적화가 업무 생산성으로 이어지기 때문이죠.

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지속적인 IT 투자로 핵심 업무들이 ERP, CRM, 전자결재 등의 시스템에서 운영되는 것도 큰 이유이죠. 업무의 시스템 이전으로 처리 시간과 비용 절감 같은 일차적 목표를 달성한 기업들은 시스템 통합을 통한 부서 간 협업 강화 및 프로세스 자동화 등의 다음 단계로 나가고 있습니다.

문서중앙화 솔루션의 역할

문서의 흐름 = 업무의 흐름

문서 흐름은 곧 업무의 흐름입니다. 품의 진행, 계약 체결, 견적 요청 등의 주요 업무 대부분은 문서를 중심으로 진행됩니다. 즉, 문서의 라이프 사이클(문서 생성 → 검토 → 승인 → 보관 à 폐기)이 업무 프로세스 자체라고 할 수 있죠. 초기 문서중앙화가 문서의 통합 저장과 관리에 집중했다면, 현재는 업무 프로세스와 시스템 연동을 통한 최적의 업무 워크플로 보장이 핵심입니다.

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여러분이 두 달 후 출시될 신제품의 마케팅 캠페인을 준비 중이라고 가정해 보죠. 회사마다 일하는 방식은 다르겠지만 아마 비슷한 과정을 거칠 겁니다. 아래처럼 문서중앙화를 중심으로 업무 프로세스와 유관 시스템(전자결재, ERP, PMS 등)이 잘 연동되어 있다면 어떨까요? 중복 작업은 줄어들고, 업무 단계별 유연한 연계로 일 처리가 빨라집니다. 물론, 문서 및 이력 관리도 편합니다.

문서와 업무 프로세스의 흐름

여기에 AI 서비스를 더하면 어떨까요? AI가 전자결재 프로세스에서 과거 데이터를 학습해 각 단계의 검토 및 승인자를 추천하거나 일정 기간 결재가 지연되면 관련자에게 알람을 줄 수 있죠. 한 발 더 나아가 캠페인 예산 승인 및 구매 요청 같은 정형화된 프로세스를 자동화하고, 알림 및 후속 조치 등도 AI가 관리할 수 있습니다. 시스템 통합과 AI를 활용하면 참 많은 효과를 얻을 수 있습니다. SOLME가 AI 서비스 활용에 진심인 이유이죠. 마케터는 캠페인 성공에만 집중하면 됩니다!

SOLME 솔루션의 AI 서비스 지원

하지만, 프로세스와 시스템 연동이 안 되어 있다면 어떤 일이 벌어질까요? 일단, 처리 시간이 오래 걸립니다. 매 단계마다 대면 보고를 해야 하고 중복 작업도 늘어나기 때문이죠. 업무 단절, 누락 및 의사소통 어려움 등으로 업무 효율은 떨어지고 비용은 증가합니다.

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성공적인 시스템 통합 구현

문서 흐름과 업무 프로세스를 통합하는 좋은 방법은 문서중앙화를 중심으로 ERP, 전자결재 등 유관 시스템을 연동하는 겁니다. 문서중앙화 중심의 성공적 시스템 통합을 위해 전문가들은 다음 사항을 권고합니다.

• 전체적인 업무 프로세스 흐름 분석
• 정보자산(데이터) 흐름과 소유권 정리
• 시스템 연동 범위 및 방식 정의
• API 및 표준 연동 규격 활용
• 접근 권한과 보안 체계
• 문서 메타데이터 표준화
• 감사 및 변경 이력 관리
• 오류 및 장애 대응 시나리오 마련

믿을 수 있는 파트너 선택

문서중앙화 중심의 시스템 통합은 여러 가치를 제공하고 꼭 필요하지만 쉽지는 않습니다. 꼼꼼히 준비하고 검증된 파트너와 같이 진행하는 것이 중요한 이유입니다. 믿을 수 있는 파트너를 고르는 방법은 아래와 같습니다:

문서중앙화 시스템 연동 파트너 고려 사항

문서중앙화와 유관 시스템의 통합은 단순한 기술 연동이 아니라 복잡한 업무 최적화 프로젝트입니다. 따라서 파트너의 통합 설계 역량, 개발 및 보안 기술력, 운영 안정화 경험을 꼼꼼히 따져봐야 합니다. 또한 전문 인력 보유 여부와 총비용 구조도 확인해야 합니다. 표면적으로 저렴해 보이지만, 숨은 비용이 큰 경우도 많으니 주의가 필요합니다. 이것이 문서중앙화의 지속가능성을 높이는 방법이죠.

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SOLME를 만나보세요.

문서중앙화 중심의 시스템 통합은 정보자산 활용, 업무 프로세스 최적화와 협업 강화 그리고 생산성을 높이는 핵심입니다. 3세대 ECM솔루션 SOLME는 최적의 문서중앙화 플랫폼과 시스템 통합 그리고 AI 서비스로 이 가치들을 실현합니다.

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한때 문서중앙화 시스템의 리더로 불리었고 국내에도 많은 고객을 가진 한 외산 업체는 전문 인력 부족, 너무 비싼 통합 비용(라이선스, 개발 비용 등)과 유지 보수 비용으로 고객들의 업무 환경 개선을 어렵게 만들고 있습니다. 물론 AI 서비스 활용에 있어서도 많이 뒤처져 있다는 고객들의 불만이 이어지고 있습니다. 여러분의 회사가 과거형 문서중앙화 시스템으로 어려움을 겪고 있다면 지금 SOLME를 만나보세요!

기업의 모든 정보자산화를 위한 통합 솔루션

solme@metanet.co.kr

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